Als je online surft, word je niet alleen getraceerd door allerlei cookies en andere trackers, maar geef je je op een nog veel fundamentelere manier bloot: elke website die je bezoekt, kent je ip-adres. Met Tor surf kun je anoniem surfen via een ketting van tussenliggende computers naar je bestemming, zodat de website door je omweg je ip-adres niet meer te zien krijgt. Handig als je even geen pottenkijkers wilt of een regiobeperking wilt omzeilen.

Elke keer dat je een website bezoekt, krijgt die webserver je ip-adres te zien. Daaruit kan die website in sommige gevallen je identiteit afleiden. Bijvoorbeeld als dat ip-adres gekoppeld is aan de domeinnaam van je werkgever omdat je momenteel op kantoor aan het surfen bent. Even anoniem de website van de concurrentie bezoeken zit er dan niet in. En zo zijn er nog allerlei situaties waarin je misschien liever niet hebt dat de webserver, je internetprovider of de overheid ziet welke websites je bezoekt.

Zelfs als je voorzichtig bent en voor al je communicatie encryptie gebruikt, bijvoorbeeld via https, beschermt dat nog niet je anonimiteit: je ip-adres dient immers altijd zichtbaar te zijn om überhaupt met netwerkdiensten te kunnen communiceren. Op het eerste gezicht lijkt ‘anoniem internetten’ dan ook onmogelijk.

01 Schillen van een ui

Het Tor-project heeft een mooie oplossing voor dit dilemma. Dit project maakt het mogelijk om anoniem een website te bezoeken, doordat je niet rechtstreeks die website bezoekt, maar via een aantal willekeurige tussenstappen. Zo krijgt de webserver die je bezoekt niet jouw ip-adres te zien, maar het ip-adres van een willekeurige computer in de hele wereld die tot het Tor-netwerk behoort.

Als je Tor gebruikt, bouwt je computer elke tien minuten een keten van versleutelde verbindingen op via willekeurige tussenstappen, die we ‘relais’ of ‘onion servers’ noemen. Elk relais in het Tor-netwerk ziet pakketjes van een relais binnenkomen en stuurt die door naar een ander relais, maar ziet dus niet dat die pakketjes oorspronkelijk van jou komen en uiteindelijk gaan naar de webserver die je bezoekt. Bovendien zijn de data zelf versleuteld: elk relais versleutelt zijn verbinding met het volgende relais, en zo krijg je ‘schillen’ van versleutelde tunnels die elkaar omvatten. Vandaar de ui als logo van Tor, dat overigens voluit The Onion Router heet.

Tor is dan ook handig om anoniem te internetten zonder dat je door advertentiebedrijven te traceren bent, of als je vreest dat er schimmige bedrijven of overheden over je schouder meekijken. Maar je kunt Tor ook gebruiken om regiobeperkingen te omzeilen en door je internetprovider geblokkeerde webpagina’s toch te bezoeken.

02 Hoe betrouwbaar is Tor?

Nu zou je kunnen denken: wie zijn die Tor-relais die mijn netwerkverkeer doorsturen? Zijn zij wel te vertrouwen? Maar dat is juist het mooie van hoe Tor werkt: je hoeft die relais helemaal niet te vertrouwen. Alleen het eerste relais van je verbinding ziet jouw ip-adres, maar heeft geen idee met welke webserver je uiteindelijk verbindt, omdat je pakketjes versleuteld door alle volgende relais gaat. Het laatste relais in de keten (de ‘exit node’) bezoekt de webserver, maar heeft om net dezelfde reden geen enkel idee van wie de pakketjes die hij naar de webserver stuurt komen. Uiteraard kan die wel het netwerkverkeer naar de webserver inzien, vandaar dat het belangrijk is dat je zelfs bij gebruik van Tor nog altijd websites via https bezoekt.

Kortom, zelfs als er onbetrouwbare relais in het Tor-netwerk zitten, blijf je anoniem, tenminste zolang niet alle relais in je keten onbetrouwbaar zijn en samenspannen. Om de tien minuten creëert de Tor-software op je computer bovendien een hele nieuwe keten. Zelfs in het onwaarschijnlijke geval dat je hele keten gecompromitteerd is, kunnen ze je na tien minuten niet meer traceren. Hoe meer relais er zijn en hoe meer verschillende partijen ze draaien (hoe diverser ze zijn dus), hoe veiliger het Tor-netwerk is.

©PXimport

Waarom geen proxy of vpn?

03 Tor Browser installeren

In principe kun je gewoon je favoriete webbrowser blijven gebruiken en het Tor-netwerk als proxy instellen, maar dat is niet aan te raden, omdat er nog allerlei andere stiekeme manieren zijn om je ip-adres te weten te komen of je te traceren. Om anoniem te surfen, zou je immers ook cookies moeten blokkeren, en allerlei scripts en plug-ins moeten uitschakelen. Dat alles doet de Tor Browser, die je van de website van Tor kunt downloaden voor Windows, macOS, Linux en Android. Er is geen versie voor iOS; op dat platform kun je wel de gratis app Onion Browser van Mike Tigas gebruiken.

We tonen hier hoe je de Tor Browser in Windows gebruikt; in macOS en Linux verloopt het vergelijkbaar. Klik op de homepage van Tor op Download Tor Browser en klik dan op het pictogram van je besturingssysteem. Nadat de download voltooid is, start je het installatieprogramma en kies je je taal (Nederlands wordt ondersteund). Het installatieprogramma maakt standaard snelkoppelingen aan in het startmenu en op het bureaublad, en start de Tor Browser na de installatie.

©PXimport

04 Aan de slag met Tor

Klik in het venster van de Tor Browser op Connect om met het Tor-netwerk te verbinden. Daarna opent de Tor Browser een welkomstpagina. Je kunt nu anoniem surfen door een url in de adresbalk in te typen. Of je kunt anoniem zoeken via de op privacy gerichte zoekmachine DuckDuckGo waarvan de welkomstpagina een zoekveld toont.

Als je het venster van de Tor Browser gemaximaliseerd hebt, zul je merken dat de browser meldt dat dit niet aangeraden is. Websites kunnen je immers proberen te traceren aan de hand van allerlei parameters van je computer, zoals de resolutie van je monitor.

De Tor Browser is uitgerust met de extensies HTTPS Everywhere en NoScript, die je naar https-versies van websites doorstuurt en respectievelijk scripts op websites blokkeert. Standaard zijn ze actief, maar staan hun icoontjes niet in de werkbalk. Wil je ze toevoegen, klik dan met rechts op een lege plaats in de werkbalk, bijvoorbeeld tussen de adresbalk en het icoontje van de ui, kies Customize…, sleep beide icoontjes naar de werkbalk en klik op Done.

©PXimport

05 Naar elke website een ander pad

Tor verbergt dan wel je ip-adres, zodra je meerdere websites opent, bestaat de kans dat die onderliggend van hetzelfde advertentie- of trackingnetwerk gebruikmaken en zo je activiteiten op de verschillende websites aan elkaar kunnen linken.

Daarom creëert Tor voor elke website die je bezoekt een verschillend circuit: het circuit dat je voor een website gebruikt, krijg je te zien als je op het infoknopje links van de adresbalk klikt. Onder Tor Circuit zie je de ip-adressen en landen in de keten tussen jou en de bezochte website.

Dat circuit is hetzelfde voor alle pagina’s van die website, ook in andere tabs of vensters, zodat de website niet in de war raakt. Maar twee verschillende websites die je bezoekt, bereik je via een ander pad, zodat een third-party trackingdienst in beide websites niet ziet dat beide verbindingen van dezelfde browser komen.

©PXimport

06 Je identiteit beheren

Met een klik op New Circuit for this Site verander je de keten voor een website. Dat is handig als het laatste relais in de keten de website om een of andere reden niet kan bereiken. Merk op dat de Tor Browser het eerste relais, de ‘guard node’, slechts om de twee tot drie maanden verandert: uit onderzoek is gebleken dat dit veiliger is dan ze telkens te veranderen.

Nog drastischer is de optie New Identity, die je in het menu vindt (pictogram met de drie horizontale streepjes rechtsboven) of onder het icoontje van de ui in de werkbalk. Dit is de ‘nucleaire optie’ voor je anonimiteit, waarmee je voorkomt dat iets uit je browseractiviteit daarna nog te linken is aan je activiteiten ervoor. De Tor Browser sluit dan al je tabs en vensters, wist alle privé-informatie zoals cookies en browsergeschiedenis, en gebruikt nieuwe Tor-ketens voor alle verbindingen. Eventuele downloads die nog aan de gang zijn, worden ook afgebroken.

©PXimport

Tor als digitale onderwereld?

©PXimport

07 Beveiligingsinstellingen

De Tor Browser heeft verschillende beveiligingsniveaus. Klik je op het icoontje van het schild in de werkbalk rechts bovenaan, dan krijg je het huidige beveiligingsniveau te zien, Standard. Om het beveiligingsniveau aan te passen of gewoon om te zien wat het huidige niveau precies inhoudt, klik je op Advanced Security Settings.

Op het standaardniveau verloopt alle communicatie via het Tor-netwerk, maar legt de Tor Browser websites niets in de weg: zo blijft javascript gewoon werken. Je ip-adres is dan wel verborgen, maar je lekt waarschijnlijk nog heel wat informatie op de achtergrond. Kies je voor Safer, dan wordt javascript op websites zonder https uitgeschakeld, sommige lettertypes en wiskundige symbolen worden niet meer geladen, en op audio en video dien je te klikken voor ze beginnen te spelen. Safest gaat nog verder: dit beveiligingsniveau schakelt javascript overal uit, en laadt ook icoontjes en afbeeldingen niet meer.

Wil je meer flexibiliteit, plaats dan het icoontje van NoScript in de werkbalk, zodat je per website kunt instellen welke scripts je toelaat. Laat je niet verleiden om extra extensies te installeren die bedoeld zijn om je privacy of veiligheid te verbeteren. In principe kan het, want de Tor Browser is gewoon gebaseerd op Firefox. Maar in het beste geval werkt een extra extensie niet samen met de speciaal aangepaste configuratie van de Tor Browser en in het slechtste geval ondermijnt ze juist alle privacymaatregelen die de Tor Browser neemt.

©PXimport

08 Onion services

Onion services (vroeger bekend als ‘hidden services’) zijn diensten, vaak websites, die alleen op het Tor-netwerk toegankelijk zijn. Het ip-adres van een onion service is niet bekend, waardoor de uitbater ervan anoniem kan blijven. Bovendien is alle netwerkverkeer tussen Tor-gebruikers en de onion services die ze bezoeken end-to-end versleuteld: door een onion service te bezoeken, verlaat je immers op geen enkel moment het Tor-netwerk.

Je bezoekt een onion service net zoals elke andere website: door het adres in de adresbalk in te typen. Maar met dat adres is iets vreemds aan de hand: elk onion-adres bestaat uit een reeks van 16 willekeurige letters en cijfers, gevolgd door .onion. Als je dit adres in een normale webbrowser intypt, vindt die de server niet, omdat het top-level domain .onion niet geldig is. Maar als je hetzelfde adres in de Tor Browser intypt, kom je terecht op de website, omdat dit via het Tor-netwerk verloopt. Als je een onion service bezoekt, toont de Tor Browser vooraan in de adresbalk een groen icoontje van een ui.

Maar hoe vind je die onion services? Er bestaan diverse websites die links naar onion services verzamelen, zoals The Hidden Wiki (www.zqktlwi4fecvo6ri.onion). Ook de zoekmachine DuckDuckGo (http://3g2upl4pq6kufc4m.onion) draait een onion service. En zelfs Facebook (http://facebookcorewwwi.onion), waardoor mensen in landen waar het sociale netwerk geblokkeerd is nog altijd met hun familie en vrienden kunnen communiceren. Maar let op: er staan ook heel wat schimmige onion services online die bezoekers alleen maar proberen te misleiden. Bij sommige mensen haalt anonimiteit immers het slechtste naar boven …

©PXimport

Gebruik geen Tor-proxy

09 Tails

Als je meer op het Tor-netwerk wilt doen dan enkele websites bezoeken, is het aan te raden om al je netwerkverkeer via Tor om te leiden. Er bestaan trucs om dat te doen in Windows, maar om je privacy echt te beschermen, dien je met zoveel zaken rekening te houden dat een foutje snel gebeurd is. Voor wie serieus met Tor aan de slag wil, is het daarom eerder aan te raden om dat met een afzonderlijk besturingssysteem te doen: Tails.

Download het image van de downloadpagina van Tails en schrijf het img-bestand van 1,2 GB met balenaEtcher naar een usb-stick met een minimale capaciteit van 8 GB. Daarna kun je vanaf deze usb-stick je pc opstarten om met Tails te werken.

10 Aan de slag met Tails

Na het opstartmenu waar je voor de standaard Tails-sessie kiest, selecteer je je taal en toetsenbordindeling uit de lijst en klik je op Start Tails. Dit dien je overigens elke keer te doen, want Tails is een live-distributie die niets op je interne schijf opslaat. Daarna zie je het bureaublad van Tails. Bovenaan rechts in de statusbalk kun je je wifi-netwerk selecteren. Wacht daarna op de melding Tor is ready. In het menu Toepassingen vind je de Tor Browser. Hiermee kun je net zoals in Windows via het Tor-netwerk surfen, maar als extraatje bevat de webbrowser ook nog de extensie uBlock Origin om advertenties te blokkeren.

Tails bevat nog veel meer software die allemaal via het Tor-netwerk communiceert: niet alleen wat je in Tor Browser bezoekt, maar alle internetverkeer wordt via het Tor-netwerk omgeleid. En allerlei programma’s zijn net zoals de Tor Browser voorzien van een extra veilige configuratie. Zo bevat het e-mailprogramma Thunderbird de extensie Enigmail voor encryptie en digitale handtekeningen met OpenPGP. En het chatprogramma Pidgin voor irc en xmpp is geconfigureerd met encryptie via het protocol Off-the-Record.

Ook kun je rechtstreeks in de bestandsbeheerder bestanden anoniem uitwisselen met OnionShare. Open Bestanden in Toepassingen / Accessoires, klik met rechts op een bestand of map en kies in het contextmenu Share via OnionShare. Als je dan op Start server klikt, start je automatisch een onion service. Na een tijdje krijg je een willekeurig gegenereerd onion-domein te zien. Deel dit met de persoon waarmee je de bestanden wilt delen en die hoeft dit domein maar in de Tor Browser te bezoeken om je bestanden te downloaden. Volledig anoniem en end-to-end versleuteld.

©PXimport

11 Bestanden opslaan in Tails

Standaard slaat Tails geen bestanden op: de Linux-distributie wist zelfs je hele intern geheugen voordat het de computer uitschakelt, zodat er geen sporen van je anonieme surfsessies achterblijven. Maar wat als je op de usb-stick waarop je Tails geïnstalleerd hebt ook bestanden wilt opslaan die je tijdens meerdere surfsessies nodig hebt? Dat kan, met ‘persistent storage’ (blijvende opslag) maak je een versleuteld volume op het vrije gedeelte van je usb-stick, waarin je persoonlijke bestanden, instellingen, extra software en encryptiesleutels kunt opslaan.

Open in het toepassingenmenu Tails / Configure persistent volume. Vul nu een wachtwoord in en bevestig het. Voor de veiligheid kies je het best een wachtwoordzin van vijf tot zeven willekeurige woorden. Klik daarna op Aanmaken. Wanneer het versleutelde volume aangemaakt is, vraagt de persistentie-assistent je welke bestanden je erop wilt opslaan: alleen bestanden die je in de map Persistent opslaat, ook je browserbladwijzers, netwerk- en printerinstellingen, extra programma’s enzovoort. Bevestig gerust de standaardkeuze met Opslaan, de rest kun je later nog inschakelen door het configuratieprogramma opnieuw op te starten.

Als je daarna Tails herstart, krijg je in het venster waar je je taal kiest een onderdeel Versleutelde persistente opslag. Vul hier je wachtwoordzin in en klik op Ontgrendelen. Klik daarna op Start Tails, waarna je Tails-sessie toegang heeft tot je versleutelde volume. Alles wat je in de map Persistent plaatst, wordt op de achtergrond versleuteld.

©PXimport

12 Tor Browser in Android

Sinds mei van dit jaar is de Tor Browser ook in een stabiele versie beschikbaar voor Android. Je downloadt Tor Browser voor Android op Google Play, F-Droid of als een apk-bestand op de website van Tor. Nadat je de Tor-app geopend hebt, klik je op Verbinden om een verbinding met het Tor-netwerk op te zetten.

De mobiele app biedt ruwweg dezelfde mogelijkheden als de Tor Browser voor pc’s. In de beveiligingsinstellingen kun je dezelfde beveiligingsniveaus kiezen: Standaard, Veiliger en Veiligste. En ook de extensies HTTPS Everywhere en NoScript zijn geïnstalleerd.

13 Draai zelf een Tor-relais

Het Tor-netwerk werkt alleen als er voldoende mensen Tor-relais draaien. Door een relais in het midden van de Tor-keten te draaien, loop je geen risico. Maar als je een exit-node draait, komt jouw ip-adres in de logs van servers te staan die door anderen via je exit-node bezocht worden.

Nu ben je misschien wat huiverig om het Tor-netwerk met een exit-node te ondersteunen, omdat Tor ook voor criminele activiteiten gebruikt wordt. Je hebt immers geen zin om voor dag en dauw uit je bed gelicht te worden door de politie, omdat iemand via je exit-node aangekondigd heeft een aanslag te plegen.

Bits of Freedom, een Nederlandse stichting die opkomt voor digitale burgerrechten, bespreekt op zijn website de juridische risico’s van het draaien van een Tor-exit-node en geeft ook wat tips om de risico’s te beperken. Op die manier kun je mensen die Tor echt nodig hebben voor hun veiligheid helpen zonder dat je jezelf in de nesten werkt.

©PXimport

Privévensters met Tor in Brave

©PXimport

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).