Waarom ben ik op Android en de Samsung Galaxy S III overgestapt na vijf gelukkige jaren met de iPhone? Ik heb twee redenen besproken in Deel 1 van deze serie, en in Deel 2 ga ik het hebben over twee andere zeer belangrijke redenen.

Zoals ik eerder al duidelijk maakte: ik vermijd hier de kleine details in de vergelijking tussen iOS en Android. In plaats daarvan richt ik me op de vier meest kenmerkende elementen van Android 4.1, die ik na een aantal weken testen zo verleidelijk en nuttig vond dat het maken van de overstap alleen maar logisch leek.

Juiste beslissing

Eén ding valt me op in deze lijst: elk punt is iets positiefs over Android, in plaats van iets negatiefs over de iPhone. Dat is vaak een teken dat een beslissing de juiste is. Als je een bepaalde kant op neigt te gaan, dan betekent dit dat je weet wat je wilt en dat je denkt dat dit nieuwe ding je dat zal geven. Als je van iets wegloopt, dan ga je in de richting van… wat precies? Je weet niet waar je heen gaat maar je weet in ieder geval dat het beter moet zijn dan de situatie waarvan je wegvlucht.

Dit onderstreept ook een punt waar ik eerder op hamerde. Wat is er mis met de iPhone 5 en iOS 6? Helemaal niks. Het is gewoon niet langer de juiste telefoon voor mij. Ook had ik het eerder over het toetsenbord en het enorm grote scherm van de Samsung Galaxy S III. Hier zijn twee andere functies van Android die mij hebben doen switchen.

Samenwerking tussen apps

Bij het werken met een telefoon gaat het vooral om het verplaatsen van informatie tussen meerdere apps. Dat kenmerk is eigen aan telefoons. De meeste dingen die ik met mijn telefoon doe hebben te maken met het gebruik van één app om gegevens te verkrijgen, het in een andere app te stoppen om er aan te werken en het vervolgens te verzenden of te delen met een derde app. Zelfs wanneer ik mijn iPad gebruik, besteed ik het grootste deel van mijn tijd aan één app tegelijk.

Bijna alles wat ik doe waarbij de ene app met een andere app moet samenwerken, is op een Android-apparaat veel eenvoudiger dan op een iPhone. Dit dankzij een diepgeworteld mechanisme voor interne-app samenwerking.

Voorbeeld: ik sta op het punt om naar het huis van mijn tante te rijden, een rit van ruim een uur. Een apparaat-brede zoekopdracht met haar naam tovert haar Contacten-kaart tevoorschijn. Met één tik kan ik het adres naar welke app dan ook sturen, zoals Waze, Twist, of Kaarten, en ik kan wegrijden.

Evernote

Of ik ben in een webbrowser en ik wil de pagina die ik aan het lezen ben in mijn Evernote notitieboek gebruiken. Ik tik op Share en selecteer vervolgens Evernote. Boem: een nieuwe notitie met de url. Mijn hart bloedt een beetje wanneer ik dit soort dingen op mijn iPad probeer te doen. Ik denk soms bij mezelf: “ik wou dat ik die pagina was tegengekomen terwijl ik mijn Android-apparaat aan het gebruiken was in plaats van mijn iPad.” Ik wil dat niet hoeven te denken. Van ze leven niet.

Ach ja. Toen Apple de mogelijkheid van iOS 5 liet zien om binnen het hele systeem een foto of een link te tweeten, werd het gepresenteerd als een of andere doorbraak. Twitter, prima. Facebook? Ik gebruik het niet. Hoe dan ook, zulke enkelvoudige taken via ‘hardwired’ oplossingen zijn niet bepaald wat ik nodig heb.

Sommige iOS-apps kunnen informatie doorgeven aan een aantal andere apps, hetzij via aangepaste URL-schema’s, of omdat ze zijn ontworpen om samen te werken vanaf het begin. Er zijn ook manieren om een webpagina op te slaan in Evernote, of Instapaper, of Pocket, maar je moet de juiste bookmarklet op de juiste manier downloaden en installeren. Voor een bedrijf dat telefoons levert met een ordelijk, simplistisch toetsenbord dat geen enkele verbeterde functies heeft, lijkt dat toch een nodeloos complexe oplossing. Toch?

In Android? Share > Evernote. Klaar.

Mijn iPhone zou voor mij zo veel makkelijker te gebruiken, zo veel waardevoller en zo veel minder onhandig zijn, als de apps samen zouden kunnen werken in plaats van in strikte isolatie. Ik haat de manier waarop iOS data tussen apps buitensluit niet volledig, maar elke keer dat ik data buiten de oorspronkelijke omgeving wil verplaatsen is toch wel een klein pijnpunt.

“Copy > App Switcher > Paste” is gewoon zóóóóóó 1988, vind je niet?

Aanpassingen

Als de manier waarop mijn iPhone werkt me niet aanstaat, aarzel ik niet: ik ga online zoeken. Ik kan erop rekenen dat ik een antwoord vind. Echter vind ik vaak geen manier om mijn iPhone te laten werken zoals ik dat graag wil; wel is er altijd een ‘volkomen redelijke verklaring’ van Apple waarom de iPhone op die manier behoort te functioneren.

Als de manier waarop mijn Android werkt me niet aanstaat, en ik zoek online naar een oplossing, dan kan ik gewoonlijk een manier vinden om het te veranderen.

Toen ik de Galaxy S III voor de eerste keer gebruikte, kwam ik veel vervelende eigenaardigheden tegen. Ik gaf die eigenaardigheden een kans, maar tegen het eind van de week had ik ze bijna allemaal uitgeschakeld. En tegen het einde van de eerste maand had ik een telefoon die op maat gemaakt aanvoelde, aangepast aan al mijn persoonlijke voorkeuren en antipathieën.

iOS is prachtig

iOS is prachtig ontworpen. En ik ben zelf meestal de eerste om te zeggen dat een ontwerper (die de hele dag nadenkt over hoe een telefoon zou moeten werken) begint met een veel beter begrip van wat goed is voor de gebruiker, dan de gebruiker zelf (die ‘een nieuwe telefoon kopen’ tussen ‘de was naar de stomerij brengen’ en ‘de voorraad voor antischimmelcrème van de kat bijvullen’ op de takenlijst van vandaag heeft staan).

Soms voelen de iPhone en iOS echter aan als de kledingstijlen waaruit je bij de Walmart (Amerikaanse winkelketen, red.) kunt kiezen. Ze zijn ontworpen om ‘goed’ te zijn, of zelfs alleen maar acceptabel, voor een zeer breed scala aan consumenten. Ik wil echter iets dat perfect is, voor mij.

Kernfilosofie Android

Android heeft een consistente kernfilosofie die ik instinctief overtuigend vind: waarom zou een telefoon zijn enige gebruiker niet laten stemmen over hoe zijn of haar apparaat werkt? En omdat Android haar aanpassingsfuncties voor het grootste deel verstopt op een plek waar je ze niet kunt vinden zonder dat je ernaar op zoek bent, zullen deze opties niet snel voor verwarring zorgen.

Het presenteren van een consistente en logische ervaring op het gehele apparaat voor de meerderheid van de gebruikers is belangrijk, in het bijzonder wanneer je nadenkt over het grote percentage van techno-fobische gebruikers en het toegevoegde percentage van gebruikers dat niet wil worden lastiggevallen.

Genoteerd. Wat kan mij het schelen wat een andere gebruiker wil? Ik probeer een goede sociale burger te zijn, maar ik heb nooit gedacht: “hoewel deze niet aan te passen fabrieksinstelling me frustreert en dit het apparaat voor mij moeilijker te gebruiken maakt, zal ik met trots lijden omdat ik weet dat het gebrek aan aanpassingsmogelijkheden het minder verwarrend maakt voor sommige nieuwe mobiele telefoongebruikers.”

Ik sta erop dat maatwerk de gebruiker ten goede komt. In ieder geval als die gebruiker op mij lijkt. De avond voordat ik op reis ging naar een bijeenkomst in New York heb ik een aangepast desktopscherm op de Samsung Galaxy S III aangemaakt, specifiek voor deze reis. Op een iPhone zou ik een half dozijn apps moeten doorzoeken om mijn tickets, kaarten, contacten, navigatieroutes, et cetera te gebruiken. Op de Galaxy hoefde ik alleen maar van mijn thuisscherm weg te swipen. Daar stonden ze allemaal, in de vorm van snelkoppelingen en widgets.

Ja: op die dag maakte het maatwerk de Galaxy S III gemakkelijker te gebruiken dan de iPhone, zonder twijfel.

Controle op ontwikkelaars

Google oefent niet zoveel controle uit op Android-ontwikkelaars als Apple over iOS-ontwikkelaars. Dit hinderde Android de eerste paar jaar, maar in Android 4.1 blijkt de vrijheid van ontwikkelaars de moeite waard te zijn.

Wanneer ik de volume-omlaag knop op mijn Galaxy S III ingedrukt houd, komt mijn Samsung niet gewoon op ‘stil’ te staan. Wanneer het volume naar nul loopt, gaat er een systeemverbetering van derden, ‘Shush!’ genaamd, van start en opent een pop-up. Die geeft me de mogelijkheid om het belsignaal na een bepaalde interval terug naar het oorspronkelijke volume te laten gaan (wanneer de film is afgelopen, bijvoorbeeld).

In veel van mijn Android reader-apps kan ik de volumeknoppen gebruiken om bladzijden om te slaan, of tussen artikelen te bladeren. Het is totaal niet verwarrend. De volumeknoppen werken gewoon binnen de app totdat ik de instellingen van de app binnenga om deze weer te wijzigen. Nogmaals: normaal gedrag totdat de gebruiker er bewust voor kiest om het te wijzigen.

Yin & Yang

Keuzes, keuzes, keuzes. Het is niet simpelweg het tegenovergestelde van Apple’s ‘Controle, controle, controle’. In plaats daarvan is het een yin-yangachtige relatie. Elk concept lijkt te definiëren waar een iPhone en een Android-telefoon goed in zijn, en het soort consument dat elke telefoon probeert te behagen.

Op een bepaalde manier is het brede scala van Android-toestellen dat beschikbaar is van verschillende fabrikanten een andere vorm van keuze. Apple geeft je één nieuwe telefoon. Het is slikken of stikken. Ik zag de iPhone 5, en liet verstek gaan.

De Samsung Galaxy S III is niet voor iedereen de beste Android-telefoon, maar dat hoeft ook niet. Blijf zoeken en je zult iets vinden dat beter bij je behoeften past. En als je per se een mechanisch toetsenbord wilt hebben, dan probeert het Android-ecosysteem geen oordeel over jou en je voorkeur te hebben. De makers van Android-telefoons willen alleen je geld.

Voorwaarts

De volgende keer zal ik deze bagatelle beëindigen. Ik zal wat mythes de wereld uit helpen over de beruchte nadelen van Android die ofwel niet langer waar zijn, of op zijn ergst hanteerbare ergernissen zijn geworden in plaats van breekpunten. Waarom zou je door blijven gaan over problemen van lang geleden, wanneer Android zoveel feitelijke problemen heeft? Jazeker, daar zal ik het ook over hebben.

Tot slot, waarom was het zo lastig om deze serie te schrijven? En geloof ik dat Apple achterop is geraakt en dat het binnenkort met Apple gedaan zal zijn?

Lees Deel 3 voor het antwoord op de eerste vraag. Wat betreft de tweede vraag: zeer zeker niet…

Dit artikel is een vertaling gebaseerd op dit artikel dat geschreven is door Andy Ihnatko (@ihnatko), van onze zustersite Tech Hive: “Customize and collaborate: Why I switched from iPhone to Android, Part 2“.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).