Presenteren met een iPad of notebook
Zijn presentaties saai om naar te kijken en een gruwel om in elkaar te zetten? Welnee! Software is tegenwoordig volwassen genoeg om er in een handomdraai indrukwekkende presentaties mee te maken, en met moderne apparatuur maakt u er een visueel feestje van!
1. Aansluitmogelijkheden
Als u een laptop aan een televisie, computermonitor of beamer wilt koppelen, kunt u met allerlei soorten aansluitingen en kabels te maken krijgen. Onderzoek daarom eerst welke mogelijkheden uw laptop biedt en neem die als uitgangspunt. Het apparaat zal vrijwel zeker een VGA-aansluiting hebben, ook wel '15-pins D-sub' genoemd. Hiermee sluit u de laptop net zo gemakkelijk op een externe computermonitor aan als op het gros van de beamers. Wilt u de presentatie op een televisie afspelen? Of u daar beeld op krijgt hangt af van het specifieke model, want oude toestellen hebben meestal geen VGA-aansluiting. Veel moderne monitoren en televisies beschikken daarentegen juist over een moderne HDMI-aansluiting. Als uw laptop hier ook mee is uitgerust, bent u ook klaar. Enkele andere aansluitmogelijkheden zijn DVI, DisplayPort, S-Video en component.
©PXimport
Een standaard VGA-kabel is in veel gevallen voldoende om een laptop aan te sluiten.
2. Van A naar B
Als u twee apparaten hebt die niet over dezelfde aansluiting beschikken, wordt het lastiger. Mogelijk kunt u een andere laptop of beamer gebruiken die wel de gewenste aansluiting heeft. Ook kunt u overwegen om een speciale kabel of adapter te kopen waarmee u alsnog een verbinding kunt leggen, ondanks twee verschillende aansluitingen. Zo is er een kabel verkrijgbaar waarmee u de laptop via een HDMI-uitgang verbindt met de DVI-ingang van uw monitor, en een adapter die component omzet in scart. Als u niet precies weet met wat voor soort aansluitingen u te maken hebt, moet u de handleiding van het apparaat er even bijpakken. Daar staat meestal een plaatje in waarop is aangegeven waar welke aansluiting zit. Vergeet ook niet om de juiste kabels te gebruiken en dat u die eventueel moet aanschaffen. Bij een beamer zit vaak een hele kluwen aansluitkabels en het exemplaar dat u nodig hebt zit daar vast tussen, maar toch: u weet maar nooit.
©PXimport
Er zijn talloze verschillende aansluitingen, kabels en adapters in omloop.
3. Presenteren met een iPad
Er zijn verschillende mogelijkheden om een iPad op een beamer of extern scherm aan te sluiten. U hebt er wel altijd een speciale adapter van Apple voor nodig. Die sluit u aan op de grote 30pins-connector waarmee u de tablet normaal gesproken oplaadt en met uw pc of Mac verbindt. Deze adapter is er in twee smaken. Al wat ouder is de VGA-adapter. Hiermee is de iPad direct op vrijwel ieder beeldscherm en iedere beamer aan te sluiten. Sinds de iPad2 is uitgekomen, bestaat er ook een HDMI-adapter. Die heeft onze voorkeur, omdat hij voor een betere beeldkwaliteit zorgt. De resolutie van applicaties is helaas beperkt tot 1024 X 768, maar films kunnen op het externe scherm 'gewoon' in Full HD worden bekeken. Een bijkomend voordeel is dat op de HDMI-adapter een extra 30pins-aansluiting zit, zodat u de iPad tijdens de presentatie gewoon van stroom kunt blijven voorzien. Zo voorkomt u dat u midden in uw presentatie plotseling met een lege accu en dus een zwart scherm zit opgescheept. Bij de VGA-adapter ontbreekt deze extra aansluiting.
4. Verschillen tussen iPad en iPad2
Wanneer u een iPad2 gebruikt, zal alles wat op het scherm van uw tablet verschijnt ook op het externe scherm te zien zijn. De scherminhoud wordt namelijk volledig gedupliceerd en op het externe apparaat getoond. Het gaat daarbij niet alleen om de dia's uit uw presentatie, maar ook om eventuele andere apps waar u naartoe schakelt, en zelfs het hoofdscherm en het instellingenscherm. Alles zal voor iedereen te zien zijn. Hebt u een iPad van de eerste generatie, dan is met het gebruik van de VGA-adapter niet alles zichtbaar. In dat geval zullen alleen bepaalde apps waarbij dit zo is ingesteld te zien zijn op het externe scherm. Voorbeelden zijn Keynote, de foto- en de videospeler. Overigens is 'dia' de algemene benaming voor een in uw presentatie opgenomen dia die in zijn geheel aan uw publiek wordt getoond.
5. Goed voorbereid op pad
Essentieel bij presentaties is dat u de tijd neemt om de techniek uit te testen. Dat gaat uiteraard beter zonder dat er een ongeduldig publiek op u zit te wachten. De ervaring leert dat er altijd wel iets is dat roet in het eten gooit. Plan daarom voldoende tijd in en test de boel ruim van tevoren. Zo voorkomt u nare verrassingen vlak voor aanvang, bijvoorbeeld omdat een bepaalde aansluiting ontbreekt of omdat de juiste kabel kwijt of stuk is. Informeer in een zo vroeg mogelijk stadium wat de technische mogelijkheden zijn van de locatie waar u een presentatie geeft. Wat u daarbij kunt vragen is welke apparatuur er is, wat u zelf mee moet nemen, welke aansluitingen er zijn, of u nog eigen kabels mee moet nemen en wat de optimale resolutie voor beeldmateriaal is.
6. Aanwijzen met laser
Het is prettig als u tijdens het presenteren voldoende bewegingsvrijheid hebt en niet stokstijf achter de presentatiedesk hoeft te blijven staan. Als u met een afstandsbediening werkt, kunt u vrij over het podium of voor de toeschouwers rondlopen en hoeft u niet steeds terug naar uw laptop om de volgende dia te tonen. Vooral als u veel wilt laten zien, werkt het erg storend als u alsmaar op en neer loopt. Bij sommige laptops wordt standaard een afstandsbediening meegeleverd, maar deze apparaatjes zijn ook als losse accessoire te koop. Als u ervoor naar de winkel gaat, is het verstandig om een afstandsbediening te zoeken waarbij een laserpen is ingebouwd die u als aanwijsstok kunt gebruiken. Laserpennen zijn trouwens ook nog los te koop. Het vermogen ervan is laag en precies voldoende voor een presentatie, maar voorkom desalniettemin dat u ermee in iemands ogen schijnt en voor (tijdelijke) verblinding zorgt.
©PXimport
Met een laserpen kunt u iets op het scherm aanwijzen, maar ook softwarematig kan vaak een stipje op het scherm worden geprojecteerd.
7. Perfect beeld
In de meeste presentaties is beeldmateriaal opgenomen: illustraties, foto's en steeds vaker ook filmpjes. Houd er rekening mee dat de resolutie en de beeldkwaliteit van het materiaal voldoende moet zijn voor de afmetingen van het scherm waarop u het wilt vertonen. Op het kleine schermpje van een telefoon ziet een foto er al snel betoverend uit, maar geprojecteerd op een metersgroot scherm in een zaal of vergaderkamer kan het resultaat weleens flink tegenvallen. Gelukkig zit u met een goede compact- of spiegelreflexcamera meestal wel goed. Bekijk het beeldmateriaal even op een groot scherm voordat u het aan uw presentatie toevoegt. Zo kunt u snel beoordelen of de kwaliteit voldoende is. Een groot computerscherm of uw breedbeeldtelevisie volstaat om een indruk op te doen.
8. Fotopresentatie
Om een presentatie te maken, hebt u software nodig. Nu is niet elke presentatie hetzelfde. Misschien wilt u alleen maar foto's laten zien en vertelt u daar een verhaal bij. In dat geval hebt u genoeg aan een programma waarmee foto's beeldvullend kunnen worden getoond. Er is veel software te vinden waarmee u eenvoudig diashows in elkaar draait. De kijktijd is instelbaar, maar om het beeld synchroon te houden met uw verhaal is het vaak handiger om met een afstandsbediening naar het volgende plaatje te gaan. Handige programma's zijn Picasa, FastStone Image Viewer en XnView. Zelfs Windows Photo Viewer, dat standaard in Windows 7 zit, is redelijk bruikbaar. Met F11 start u een diavoorstelling en met de spatiebalk stopt u de automatische vertoning. Daarna kunt u met Page Up en Page Down in uw eigen tempo door de foto's bladeren.
9. Extern scherm inschakelen
U moet Windows wel altijd even laten weten dat er een extern scherm is aangesloten, of dat nu een beeldscherm, televisie of beamer is. In Windows 7 doet u dat op de gemakkelijkste en snelste manier door de toetscombinatie Windows+P te gebruiken. Daarmee roept u een menu op waarin u kunt kiezen om het scherm te dupliceren of het externe scherm als uitbreiding van het bureaublad te gebruiken. Deze laatste optie gebruikt u voornamelijk als u thuis of op het werk met twee beeldschermen tegelijk werkt, maar ook tijdens presentaties is hij erg handig. Alleen wat u op het tweede scherm neerzet zal dan voor uw publiek zichtbaar zijn. Het programma XnView kan bijvoorbeeld miniaturen van foto's op het hoofdscherm (de laptop) tonen en alleen de geselecteerde foto beeldvullend op het tweede scherm. Werkt u met Powerpoint, dan is alles zo in te stellen dat het eerste scherm miniaturen en sprekersnotities toont, terwijl de dia's beeldvullend op het tweede scherm staan.
©PXimport
In Windows 7 is het externe scherm eenvoudig te activeren via de sneltoets Windows+P.
10. PowerPoint
PowerPoint is een bekend programma om presentaties te maken en het maakt onderdeel uit van verschillende uitvoeringen van Office. Het is vrij eenvoudig om met PowerPoint een spetterende presentatie in elkaar te draaien. Uiteraard kunt u die zo complex maken als u wilt, maar dat is doorgaans niet nodig om toch indruk te maken. PowerPoint lijkt qua bediening erg op de andere Office-programma's. Als u met tekst en opmaak in Word kunt omgaan, lukt dat vast ook in Powerpoint. Wat wel iets anders werkt, is dat alles een eigen vakje heeft. Zo moet u eerst een tekstvak neerzetten voordat u begint met het invoegen van tekst. In de praktijk is dit erg handig, want zo is elk element eenvoudig op te pakken en te verplaatsen en kan de grootte van een onderdeel worden aangepast terwijl de rest van een dia ongewijzigd mag blijven.
11. Dia's toevoegen
In dit artikel werken we met PowerPoint uit Office 2010. Eerdere versies werken in hoofdlijnen hetzelfde, maar de nieuwste snuifjes zult u er uiteraard niet in tegenkomen. Over het algemeen begint u met een titeldia en daarachter voegt u naar smaak extra dia's toe, via Nieuwe dia op het lint Start. Er zijn diverse soorten dia's, zoals 'Afbeelding met bijschrift', maar u kunt ook met een volledig blanco exemplaar beginnen door te kiezen voor Leeg. Tekstvakken, grafieken, illustraties, foto's, filmpjes, geluid en nog veel meer voegt u toe via de pictogrammen van het lint Invoegen. Hebt u een mooie dia ontworpen? Gebruik hem dan als basis voor andere dia's, door met rechts op de miniatuur te klikken en te kiezen voor Dia dupliceren. Werkt u met foto's of filmpjes, dan kunt u op het lint Opmaak leuke kaders en effecten toevoegen en talloze bewerkingen uitvoeren.
©PXimport
Via het lint Invoegen voegt u verschillende typen objecten aan dia's toe.
12. Sprekersnotities
In het invoerveld onder de dia kunt u sprekersnotities toevoegen. Deze opmerkingen zijn tijdens het presenteren alleen op uw laptopscherm te zien en komen dus niet op het grote scherm terecht. De aantekeningen zijn prima te gebruiken om de rode draad van uw verhaal aan te geven, maar ook als geheugensteuntje of spiekbriefje voor lastige namen en ingewikkelde afkortingen. Bovendien is het een handig systeem om uzelf eraan te herinneren dat u een pauze moet inlassen, of dat u nog een voorwerp aan uw publiek wilt laten zien.
13. Ontwerp maken of kiezen
U mag dia's volledig naar eigen smaak verfraaien met kaders, lijnen, kleurtjes en achtergronden, of kunt voor een standaardontwerp kiezen en dit daarna eventueel aanpassen door naar het lint Ontwerpen te gaan. Daarnaast is het overgangseffect tussen dia's instelbaar. Daarbij bepaalt u hoe een volgende dia het huidige exemplaar op het scherm vervangt. Hiervoor gaat u naar het lint Overgangen. Er zijn meerdere leuke effecten beschikbaar, maar pas op: om uw presentatie er professioneel uit te laten zien en effecten niet onbedoeld als stoorzender te laten werken, is het verstandig om één mooi effect te kiezen en het voor alle dia's te gebruiken.
14. Animeren
Objecten die u op een dia plaatst, hoeven niet stokstijf op hun plek te blijven staan. U kunt fraaie animaties toevoegen om de boel te verlevendigen. Sterker nog, met het lint Animaties kunt u ze de gekste dingen laten doen. Net als bij de vorige tip, geldt ook nu: maak er liever geen bonte kermis van. Een effect moet bijdragen aan de boodschap die u wilt overbrengen en geen spektakel op zich zijn. U selecteert eerst één of meer objecten op een dia en klikt dan op de gewenste animatie in het lint. Daarna is de animatie via diverse opties en instellingen nog naar smaak aan te passen. Er zijn meerdere animaties per object mogelijk, die dan achter elkaar worden toegepast.
©PXimport
PowerPoint kent een enorm aantal animaties. Dit is nog maar een selectie ervan.
15. Presenteren maar!
Om de presentatie weer te geven, moet u op het lint Diavoorstelling zijn. Allereerst kunt u hier proefdraaien, via Tijdsinstellingen voor try-out. PowerPoint houdt dan bij hoeveel tijd u voor elke dia nodig hebt en wat de totale presentatietijd is. Vergeet, omdat u met twee schermen werkt, niet om het vinkje Weergave voor presentator gebruiken aan te zetten. Daarmee verschijnen de dia's beeldvullend op het externe scherm, maar ziet u ze ook op het laptopscherm, zodat u uzelf tijdens uw verhaal niet telkens hoeft om te draaien. Daarnaast zorgt deze optie ervoor dat ook op de laptop de miniaturen van de omringende dia's worden getoond, zodat u weet waar u bent in de presentatie. Bovendien zijn zo op uw laptopscherm de sprekersnotities te zien.
16. Schermresolutie
Het externe scherm kan een andere resolutie hebben dan uw laptop. Voor PowerPoint is dat geen probleem. Op het lint Diavoorstelling kunt u bij Resolutie zelf de resolutie van het externe scherm instellen, maar u kunt dit ook volledig aan het programma overlaten. Als het goed is, is namelijk bekend welke resolutie de juiste is. Laat deze instelling dan ook bij voorkeur op Huidige resolutie gebruiken staan, tenzij u problemen ondervindt. Aangezien we de presentatie op een ander scherm, een televisie of een beamer laten zien, kiest u bij Weergeven op voor dat externe apparaat.
©PXimport
Kies in het lint Diavoorstelling de juiste opties, zodat beide schermen optimaal worden ingezet.
17. Presenteren zonder gesleep
Een tablet zoals de iPad is een stuk eenvoudiger mee te nemen dan een laptop met alle toebehoren. Wellicht zal het u verbazen dat u er net zo goed (of misschien wel beter) een flitsende presentatie mee kunt houden. Verder wekt zo'n mooie tablet natuurlijk meteen de belangstelling van uw publiek. Laat die overvolle laptoptas daarom gerust eens een keertje thuis. Om presentaties middels de iPad te kunnen geven, is in de App Store van Apple voor 8 euro de app Keynote te koop. Daarmee is een presentatie op een heel intuïtieve manier op de iPad zelf vanaf de grond op te bouwen, waar en wanneer u dat ook maar wilt doen. Natuurlijk kunt u ook bestaande presentaties inlezen, bijvoorbeeld die met PowerPoint zijn gemaakt.
©PXimport
Met Keynote maakt u op een intuïtieve manier presentaties op een iPad, die u vervolgens aan uw publiek kunt laten zien.
18. Werken met Keynote
Een presentatie maken verloopt in Keynote niet heel anders dan in Powerpoint, al werkt u natuurlijk wel via een aanraakgevoelig scherm. U begint een nieuwe presentatie met het kiezen van een thema. Standaard krijgt u een dia met een plaatje en een korte uitleg te zien. De inhoud mag u meteen wissen, zodat u een lege dia in de gekozen stijl overhoudt. Maak het uzelf gemakkelijk en kopieer de lege dia een aantal maal, zodat u de lege dia's daarna snel en gemakkelijk kunt vullen met uw eigen inhoud. Dit dupliceren van een dia kan door op de miniatuurweergave te tikken en te kiezen voor Kopieer, daarna nogmaals te tikken en nu te kiezen voor Plak. Dit werkt zelfs nog sneller als u meerdere dia's selecteert. Overigens kunt u ook een extra dia invoegen via het plusteken links onderin.
19. Met de knip van een vinger
Een dia vullen gaat als volgt. Tik bovenin het scherm op het pictogram van het landschap. Om tekst toe te voegen, gaat u daarna naar het tabje Vorm en tikt u op het T-symbool. Een foto voegt u toe via het tabblad Media. U mag eventueel meerdere objecten achter elkaar toevoegen, om ze later op uw gemak van inhoud te voorzien en naar de juiste plek te slepen. Tik buiten het objectenvenster om het te sluiten. Nu kunt u een willekeurig object selecteren door er met een vinger op te tikken. Er verschijnt een kader omheen waarmee het object kan worden geschaald en geroteerd. Tik nogmaals, zodat het actiemenu wordt geopend, of tik bovenin op het i-pictogram om de eigenschappen van het object aan te passen. Om objecten van inhoud te voorzien, is een dubbele tik nodig.
©PXimport
Met vingertikjes bewerkt u een object en voorziet u het van inhoud.
20. Bestaand werk importeren
U hoeft uw presentatie niet per se volledig 'vanaf scratch' op de iPad met Keynote te maken, u kunt ook bestaande presentaties op een pc of Mac gebruiken. Die kunnen met Keynote op een Mac zijn samengesteld, maar ook met PowerPoint op een Mac of pc. U zet zo'n presentatie bijvoorbeeld met behulp van iTunes of via e-mail over naar de iPad. Nu heeft Keynote op een tablet iets andere mogelijkheden dan PowerPoint of Keynote op de Mac, dus niet alles zal meteen vlekkeloos werken en er hetzelfde uitzien. U zult uw presentatie daarom even moeten nalopen en hier en daar bijschaven. Presentaties die u op een iPad hebt gemaakt of bewerkt, kunt u ook weer exporteren voor gebruik op een pc of Mac. Naast Keynote (Mac) en PowerPoint wordt ook pdf hiervoor ondersteund.
21. iPad draadloze besturen
Hebt u niet alleen een iPad maar ook een iPhone of een iPod touch? Het is natuurlijk prettig als u tijdens het presenteren niet steeds naar uw iPad hoeft te lopen om de volgende dia op te roepen. Door op uw iPhone of iPod touch de app Keynote Remote (€ 0,79) te installeren, kunt u het handzame apparaatje als een heuse afstandsbediening voor Keynote gebruiken. Dat is bijzonder prettig, want zo kunt u gezellig op de bank blijven zitten of vrijelijk over het podium lopen. Verbinden kan via een wifi-netwerk of via bluetooth. De huidige dia is ook op uw 'afstandsbediening' te zien, net als de sprekersnotities of de volgende dia. Sprekersnotities voegt u overigens toe door op de iPad bij een dia op het gereedschapspictogram te tikken en dan de optie Aantekeningen presentator te kiezen. Bediening op afstand activeert u op de iPad via Instellingen / Afstandsbediening en op een iPhone of iPod touch via Instellingen / Nieuwe Keynote-koppeling.
©PXimport
Een presentatie op de iPad, waarbij u de tablet draadloos bedient via uw iPhone of iPod touch? Vrijwel alles is mogelijk!
22. Kliederen op groot formaat
Om uw publiek iets te verduidelijken, kunt u ook op uw dia's schrijven en tekenen. Klik in PowerPoint tijdens het presenteren op de markeerstift onder de voorvertoning van de dia. Kies daarna het juiste gereedschap, zoals een pen of markeerstift, en stel een leuk kleurtje in. Leef u vervolgens uit op de voorvertoning of op het externe scherm. Uw gekrabbel weghalen kan met een gummetje, of door met rechts te klikken en te kiezen voor Aanwijzeropties / Alle inkt van dia verwijderen. In Keynote op een iPad tovert u tijdens het presenteren een heuse laserstip tevoorschijn door uw vinger ergens op het scherm gedrukt te houden. Beweeg de 'lichtvlek' vervolgens naar de plaats waar u de aandacht op wilt richten.
©PXimport
Tijdens het presenteren kunt u in PowerPoint op het grote scherm schrijven en tekenen, bijvoorbeeld om iets te verduidelijken.
23. Online knutselen met Prezi
Presentaties kunnen ook online worden gemaakt met Prezi. Dat is handig als u geen PowerPoint of Keynote bij de hand hebt, maar ook om het eens helemaal anders aan te pakken. De presentaties kunnen ook offline worden bekeken. U mag gratis van deze dienst gebruikmaken, maar als betaalde abonnee krijgt u de beschikking over verschillende extra functionaliteiten. Lees de voorwaarden goed door bij het registeren. Als niet-betalende klant is de opslagruimte beperkt (100 MB) en daarnaast kan iedereen uw presentatie inzien en gebruiken. Alleen met een abonnement kunt u ze als privé markeren. Presentaties die met Prezi zijn gemaakt, ogen wel heel gelikt. In plaats van tientallen losse dia's, wordt er gewerkt met één grote plaat. Net zoals bijvoorbeeld in Google Earth 'vliegt' u vervolgens van plek naar plek. Voor de iPad is er een gratis Prezi-app beschikbaar waarmee u (offline) presentaties kunt vertonen.
