Objecten invoegen en bewerken in Word

We laten je eerst zien hoe je Excel-tabellen in Word importeert, zowel zonder als met behoud van de originele opmaak. Dat kan trouwens op twee manieren: statisch inbedden (embedding) of dynamisch koppelen (linking). Daarna bekijken we hoe je vanuit Excel adresgegevens en zelfs foto’s ophaalt om die vervolgens in Word te gebruiken voor gepersonaliseerde berichtgeving (ook via e-mail). Tot slot halen we dia’s of hele presentaties op uit PowerPoint en geven die ook een plaats in een Word-document.

Datatabellen

Vaste tabellen (Excel)

We gaan ervan uit dat je in Excel een tabel hebt gecreëerd. Die had je graag ook in een Word-document opgenomen. Sleep daarvoor met de muisaanwijzer boven de tabel en druk op Ctrl+C. Of je opent Start, klikt in de rubriek Klembord op het pijltje en kiest Kopiëren. Hier kun je ook voor Kopiëren als afbeelding kiezen.

Voor de beste kwaliteit selecteer je vervolgens Als op scherm en Afbeelding. Deze laatste optie maakt als het ware een visuele kopie van de tabel en plaatst die in Word als een afbeelding. Dit betekent wel dat je de inhoud niet zomaar kunt bewerken. Dat is wel mogelijk als je op Ctrl+C drukt of Kopïeren kiest. Dan neemt Word het object als een bewerkbare tabel op.

Vaste tabellen (Word)

Om de tabel in Word te krijgen, klik je met de rechtermuisknop op de doellocatie en beweeg je bij Plakopties met de muisaanwijzer boven de zes icoontjes. Je merkt meteen wat de verschillende mogelijkheden betekenen.

In het kort komt het hierop neer. Met de eerste optie wordt de originele opmaak behouden (sparklines worden niet meegenomen). Met de tweede optie wordt de opmaak omgezet naar de stijl zoals die momenteel in Word is gedefinieerd. In beide gevallen komt het tabblad Tabelontwerp beschikbaar in Word, zodat de opmaak zich snel laat aanpassen. De laatste twee opties, Afbeelding en Alleen tekst behouden, spreken voor zich. Daarmee verdwijnt alle opmaak en houd je in de tabel alleen platte tekst over.

Dynamische tabellen

We hebben zojuist opzettelijk de derde en vierde optie van de Plakopties overgeslagen. Het gaat hier tenslotte over heuse koppelingen en daarmee over dynamische tabellen. Dat houdt in dat wijzigingen die je naderhand aan de tabel in Excel doorvoert ook in de gekoppelde Word-tabel te zien zijn.

We voeren een klein experiment uit. Wijzig een willekeurige celwaarde in Excel. Klik daarna in Word met rechts in de eerder gekoppelde tabel en kies voor Koppeling bijwerken. Je merkt dat de gewijzigde waarde nu ook hier zichtbaar wordt. Wijzigingen aan de tabelopmaak zetten zich net zo goed door, tenminste wanneer je de tabel had opgehaald met het derde icoontje (Koppelen en bronopmaak behouden). Had je voor de vierde optie gekozen (Doelstijlen koppelen en gebruiken), dan wordt alleen de inhoud en niet de stijl gekoppeld.

We kunnen ons voorstellen dat je op een bepaald moment de dynamische koppeling niet langer nodig heeft. Klik dan met rechts op de gekoppelde tabel in Word en kies Gekoppeld Worksheet-object, Koppelingen, Verbreken, Ja. Of je selecteert Handmatig bijwerken wanneer je zelf wilt bepalen of eventuele aanpassingen zich mogen doorzetten in Word.

Adressen en foto’s

Gegevenstabel

We gaan opnieuw gegevens uit een Excel-tabel ophalen. Deze keer gaat het om specifieke data: namen, adressen en, omdat dat best leuk is, een of meer foto’s die bij elk record horen. Het is de bedoeling dat we die data een voor een ophalen en in Word in een gepersonaliseerde brief of e-mail stoppen.

Laten we beginnen met het aanmaken van de datatabel in Excel. In de opeenvolgende cellen van de bovenste rij (A1, B1, C1, D1 enzovoort) tik je telkens een duidelijk trefwoord in dat de informatie in de rijen aanduidt. Dat kan iets worden als Voornaam (voor cellen A2, A3, A4), Achternaam (B2, B3, B3), E-mailadres (C2, C3, C4), Lidnummer (D2, D3, D4) en Foto (E2, E3, E4). Let op, in de laatste kolom plak je niet de foto, maar alleen een link naar de naam van het fotobestand, zoals Foto1. Inderdaad, zonder padnaam en ook zonder extensie. Bewaar de tabel in Excel.

Verzendlijst

Over nu naar Word waar je een nieuw, leeg document start. Hier open je het tabblad Verzendlijsten en kies je achtereenvolgens Afdruk samenvoegen, Stapsgewijze wizard Afdruk samenvoegen, zodat het venster Afdruk samenvoegen opduikt.

Hier kies je  Brieven (zie verder voor E-mailberichten), waarna je onderin het venster klikt op Volgende: Begindocument. In het volgende venster selecteert je  Het huidige document gebruiken. Bevestig onderaan met Volgende: Adressen selecteren. De optie Een bestaande lijst gebruiken laat je geselecteerd en via Bladeren verwijs je naar het zojuist gecreëerde Excel-bestand. Bevestig met Openen.

Zorg dat de juiste tabel is geselecteerd en laat ook het vinkje staan bij De eerste rij met gegevens bevat kolomkoppen. Druk op Ok voor een overzicht van de tabeldata, controleer de gegevens en druk nogmaals op Ok. In het rechtervenster klik je op Volgende: je brief schrijven.

Tik nu de tekst in die je in de brief naar alle geadresseerden wilt opnemen. De eigenlijke variabelen laat je op dit moment nog oningevuld. Dat wordt dus zoiets als “Beste, volgens onze informatie is je lidnummer en je e-mailadres. Hieronder vind je je foto terug. Vriendelijke groeten”.

Samenvoegvelden

Uiteraard moet je nu nog de persoonsgebonden variabelen in je brief krijgen. Plaats de tekstcursor in Word waar je de persoonsnaam wilt zien verschijnen (in ons voorbeeld achter ‘Beste’). In het rechtervenster klik je op Meer items, zodat het venster Samenvoegveld verschijnt. Laat Databasevelden aangestipt, selecteer het veld Voornaam en bevestig met Invoegen. Ook de andere velden, zoals Achternaam, E-mailadres en Lidnummer, voeg je op dezelfde wijze toe.

De foto’s toevoegen is wat lastiger. Plaats de cursor eerst op de plaats waar je de foto wilt hebben. Ga vervolgens in Word naar het tabblad Invoegen en kies Afbeeldingen, Dit apparaat. Verwijs naar een van de foto’s (het maakt niet uit welke) waarnaar je ook vanuit je Excel-tabel had verwezen. Rechtsonder klik je niet op de knop Invoegen, maar wel op het pijltje naast deze knop. Daar kies je voor Koppelen aan bestand. Bewaar je Word-document via Opslaan als, Meer opties en kies als bestandstype Word 97-2003-document (*.doc). Dit formaat is (tijdelijk) nodig, omdat het samenvoegen (van foto’s) anders niet goed lukt.

Voltooien

Een van de foto’s is nu aan je brief toegevoegd. Druk op Alt+F9: je merkt dat de foto verdwijnt en de veldcode {Includepicture “<…>“ \* Mergeformat \D} in de plaats komt. Tussen de dubbele aanhalingstekens vind je het volledige pad naar die foto terug. Markeer in dit veld met de muis uitsluitend de naam van de foto, dus zonder pad of extensie (in ons voorbeeld is dat dickvds) en haal die naam weg met Delete. Zorg dat de cursor precies voor .jpg is gepositioneerd en klik in het rechtervenster op Meer items. Duid hier het veld Foto aan en druk op Invoegen. De fotonaam is nu vervangen door {Mergefield “Foto”} . Je kunt het dialoogvenster nu sluiten. Druk nogmaals op Alt+F9 zodat de foto weer te zien is.

In het rechtervenster klik je achtereenvolgens op Volgende: Briefvoorbeeld, op Volgende: Samenvoeging voltooien en op Afzonderlijke brieven bewerken. Vermoedelijk wil je bij Records de optie Alles selecteren aanduiden, waarna je met Ok bevestigt.

Om af te ronden druk je op Ctrl+A en vervolgens op F9, zodat de juiste foto opduikt in elke brief. Je hoeft die alleen nog maar te bewaren, dat mag weer als .docx, en af te drukken.

E-mailberichten

We hebben hiervoor bij de verzendlijst gekozen voor brieven, maar een ander mogelijk documenttype is E-mailberichten. Dit type is handig wanneer je de geadresseerden liever mailt dan benadert via de post. Zo’n opzet is perfect haalbaar, maar om een of andere reden lukt het niet met gepersonaliseerde foto’s. Wel blijft het mogelijk om in je bericht statische afbeeldingen en andere grafische elementen op te nemen.

De stappen zijn grotendeels dezelfde als eerder besproken. Na het koppelen van het xlsx-bestand vind je onderaan het rechtervenster de optie Volgende: Een e-mail schrijven. Het komt er nu op aan via Meer items de benodigde velden (zoals Voornaam, Achternaam en Lidnummer) op de juiste locaties in je bericht te plaatsen.

Ben je hiermee klaar, klik dan op Volgende: E-mailvoorbeeld. Bovenaan het venster kun je via de dubbele pijlknoppen door de records bladeren om na te gaan of Word alle velden wel correct heeft gekoppeld. Ziet alles er goed uit, klik dan op Volgende: Samenvoeging voltooien en (bovenaan) op Elektronische post.

Er verschijnt nu een venster waarin je bij Aan naar het juiste e-mailveld verwijst (het veld met de e-mailadressen dus). Verder kun je de Onderwerpsregel invullen en aangeven in welke E-mailindeling je het bericht wilt versturen (wellicht HTML). Geef aan welke records je wilt opnemen in je groepsmail (standaard Alle) en bevestig met Ok. Als het goed is, neemt Outlook nu de verzending voor zijn rekening en ontvangen alle geadresseerden even later een mooie gepersonaliseerde mail.

Diapresentaties

PowerPoint: statisch

Ook vanuit PowerPoint is mogelijk data in Word in te voegen, zowel een complete diapresentatie als specifieke dia’s. Open hiervoor een nieuw document in Word en open tegelijk de beoogde presentatie in PowerPoint. Beide vensters plaats je voor het gemak naast elkaar.

Selecteer via Beeld, Diasorteerder alle dia’s (met Ctrl+A) of alleen bepaalde dia’s. Dat kan door de dia’s aan te klikken met ingedrukte Shift- of Ctrl-toets. Kopieer je selectie naar het klembord met Ctrl+C.

Over nu naar Word waar je op het tabblad Start op het pijltje bij Plakken klikt en Plakken speciaal selecteert. Selecteer hier Microsoft-PowerPoint-presentatie-object en kies Plakken. Wanneer je nu bevestigt met Ok, wordt de eerste dia (van je selectie) in Word getoond. Heb je liever een pictogram in plaats van een dia, selecteer dan in het venster van zojuist Als pictogram weergeven en verwijs eventueel naar een eigen exemplaar via Ander pictogram.

Wanneer je dubbelklikt op het pictogram of de dia, worden de dia’s als een PowerPoint-presentatie getoond. Je kunt de presentatie vervolgens als volgt bewerken, zonder echt Word te hoeven verlaten: klik met rechts op de dia en kies Presentation-object, Bewerken. PowerPoint wordt nu als het ware binnen Word geopend, zodat je kunt navigeren door je dia’s en via het lint een ander thema of transitie kunt instellen. Wanneer je dit met een pictogram doet, wordt PowerPoint buiten Word om opgestart.

PowerPoint: dynamisch

Het lukt blijkbaar niet langs deze weg een dynamische koppeling naar een PowerPoint-presentatie te maken, gezien de optie Koppeling plakken niet beschikbaar komt.

Dat valt gelukkig nog op een andere manier te regelen, al lukt dat alleen bij een volledige diapresentatie en niet bij specifieke dia’s. Uiteraard kun je die specifieke dia’s in een afzonderlijk pptx-bestand bewaren.

Open in Word het tabblad Invoegen en klik in de rubriek Tekst op het pijltje naast Object. Selecteer nogmaals Object en open het tabblad Bestand gebruiken. Navigeer via Bladeren naar je pptx-bestand en bevestig je keuze met Invoegen. Plaats een vinkje bij Koppelen aan bestand en plaats eventueel een vinkje bij Als pictogram weergeven. Zodra je bevestigt met Ok wordt de dia (of het pictogram) in Word toegevoegd.

Ook hier speel je de presentatie met een dubbelklik af. Klik je de dia met rechts aan dan merk je onder meer Koppeling bijwerken op: het effect ken je inmiddels van Excel. Via Gekoppeld Presentation-object, Koppelingen kun je het bronobject of de diavoorstelling openen en bewerken in PowerPoint. Je kunt de koppeling ook weer Verbreken. Net als bij een Excel-object kun je de koppeling ook hier instellen op Handmatig bijwerken.

Als je Word zo wilt configureren dat die voor geen enkel document nog koppelingen automatisch bijwerkt, open je het menu Bestand en kies je  Opties. Ga naar de rubriek Geavanceerd, scrol tot bij Algemeen en verwijder het vinkje bij Automatische koppelingen bijwerken bij openen. Bevestig met Ok.