Word is een tekstverwerker, maar dat betekent niet dat je je alleen tot tekst hoeft te beperken. Word ondersteunt namelijk ook de ole-technologie: object linking and embedding. Dat maakt dat je allerlei objecten uit andere applicaties kunt invoegen. We tonen je enkele handige voorbeelden voornamelijk uit Excel, maar ook PowerPoint komt nog even aan bod.

We laten je eerst zien hoe je Excel-tabellen in Word importeert, zowel zonder als met behoud van de originele opmaak. Dat kan trouwens op twee manieren: statisch inbedden (embedding) of dynamisch koppelen (linking). Daarna bekijken we hoe je vanuit Excel adresgegevens en zelfs foto’s ophaalt om die vervolgens in Word te gebruiken voor gepersonaliseerde berichtgeving (ook via e-mail). Tot slot halen we dia’s of hele presentaties op uit PowerPoint en geven die ook een plaats in een Word-document.

Datatabellen

Vaste tabellen (Excel)

We gaan ervan uit dat je in Excel een tabel hebt gecreëerd. Die had je graag ook in een Word-document opgenomen. Sleep daarvoor met de muisaanwijzer boven de tabel en druk op Ctrl+C. Of je opent Start, klikt in de rubriek Klembord op het pijltje en kiest Kopiëren. Hier kun je ook voor Kopiëren als afbeelding kiezen.

Voor de beste kwaliteit selecteer je vervolgens Als op scherm en Afbeelding. Deze laatste optie maakt als het ware een visuele kopie van de tabel en plaatst die in Word als een afbeelding. Dit betekent wel dat je de inhoud niet zomaar kunt bewerken. Dat is wel mogelijk als je op Ctrl+C drukt of Kopïeren kiest. Dan neemt Word het object als een bewerkbare tabel op.

©PXimport

Vaste tabellen (Word)

Om de tabel in Word te krijgen, klik je met de rechtermuisknop op de doellocatie en beweeg je bij Plakopties met de muisaanwijzer boven de zes icoontjes. Je merkt meteen wat de verschillende mogelijkheden betekenen.

In het kort komt het hierop neer. Met de eerste optie wordt de originele opmaak behouden (sparklines worden niet meegenomen). Met de tweede optie wordt de opmaak omgezet naar de stijl zoals die momenteel in Word is gedefinieerd. In beide gevallen komt het tabblad Tabelontwerp beschikbaar in Word, zodat de opmaak zich snel laat aanpassen. De laatste twee opties, Afbeelding en Alleen tekst behouden, spreken voor zich. Daarmee verdwijnt alle opmaak en houd je in de tabel alleen platte tekst over.

©PXimport

Dynamische tabellen

We hebben zojuist opzettelijk de derde en vierde optie van de Plakopties overgeslagen. Het gaat hier tenslotte over heuse koppelingen en daarmee over dynamische tabellen. Dat houdt in dat wijzigingen die je naderhand aan de tabel in Excel doorvoert ook in de gekoppelde Word-tabel te zien zijn.

We voeren een klein experiment uit. Wijzig een willekeurige celwaarde in Excel. Klik daarna in Word met rechts in de eerder gekoppelde tabel en kies voor Koppeling bijwerken. Je merkt dat de gewijzigde waarde nu ook hier zichtbaar wordt. Wijzigingen aan de tabelopmaak zetten zich net zo goed door, tenminste wanneer je de tabel had opgehaald met het derde icoontje (Koppelen en bronopmaak behouden). Had je voor de vierde optie gekozen (Doelstijlen koppelen en gebruiken), dan wordt alleen de inhoud en niet de stijl gekoppeld.

We kunnen ons voorstellen dat je op een bepaald moment de dynamische koppeling niet langer nodig heeft. Klik dan met rechts op de gekoppelde tabel in Word en kies Gekoppeld Worksheet-object, Koppelingen, Verbreken, Ja. Of je selecteert Handmatig bijwerken wanneer je zelf wilt bepalen of eventuele aanpassingen zich mogen doorzetten in Word.

©PXimport

Adressen en foto’s

Gegevenstabel

We gaan opnieuw gegevens uit een Excel-tabel ophalen. Deze keer gaat het om specifieke data: namen, adressen en, omdat dat best leuk is, een of meer foto’s die bij elk record horen. Het is de bedoeling dat we die data een voor een ophalen en in Word in een gepersonaliseerde brief of e-mail stoppen.

Laten we beginnen met het aanmaken van de datatabel in Excel. In de opeenvolgende cellen van de bovenste rij (A1, B1, C1, D1 enzovoort) tik je telkens een duidelijk trefwoord in dat de informatie in de rijen aanduidt. Dat kan iets worden als Voornaam (voor cellen A2, A3, A4), Achternaam (B2, B3, B3), E-mailadres (C2, C3, C4), Lidnummer (D2, D3, D4) en Foto (E2, E3, E4). Let op, in de laatste kolom plak je niet de foto, maar alleen een link naar de naam van het fotobestand, zoals Foto1. Inderdaad, zonder padnaam en ook zonder extensie. Bewaar de tabel in Excel.

©PXimport

Verzendlijst

Over nu naar Word waar je een nieuw, leeg document start. Hier open je het tabblad Verzendlijsten en kies je achtereenvolgens Afdruk samenvoegen, Stapsgewijze wizard Afdruk samenvoegen, zodat het venster Afdruk samenvoegen opduikt.

Hier kies je  Brieven (zie verder voor E-mailberichten), waarna je onderin het venster klikt op Volgende: Begindocument. In het volgende venster selecteert je  Het huidige document gebruiken. Bevestig onderaan met Volgende: Adressen selecteren. De optie Een bestaande lijst gebruiken laat je geselecteerd en via Bladeren verwijs je naar het zojuist gecreëerde Excel-bestand. Bevestig met Openen.

Zorg dat de juiste tabel is geselecteerd en laat ook het vinkje staan bij De eerste rij met gegevens bevat kolomkoppen. Druk op Ok voor een overzicht van de tabeldata, controleer de gegevens en druk nogmaals op Ok. In het rechtervenster klik je op Volgende: je brief schrijven.

Tik nu de tekst in die je in de brief naar alle geadresseerden wilt opnemen. De eigenlijke variabelen laat je op dit moment nog oningevuld. Dat wordt dus zoiets als “Beste, volgens onze informatie is je lidnummer en je e-mailadres. Hieronder vind je jefoto terug. Vriendelijke groeten”.

©PXimport

Samenvoegvelden

Uiteraard moet je nu nog de persoonsgebonden variabelen in je brief krijgen. Plaats de tekstcursor in Word waar je de persoonsnaam wilt zien verschijnen (in ons voorbeeld achter ‘Beste’). In het rechtervenster klik je op Meer items, zodat het venster Samenvoegveld verschijnt. Laat Databasevelden aangestipt, selecteer het veld Voornaam en bevestig met Invoegen. Ook de andere velden, zoals Achternaam, E-mailadres en Lidnummer, voeg je op dezelfde wijze toe.

De foto’s toevoegen is wat lastiger. Plaats de cursor eerst op de plaats waar je de foto wilt hebben. Ga vervolgens in Word naar het tabblad Invoegen en kies Afbeeldingen, Dit apparaat. Verwijs naar een van de foto’s (het maakt niet uit welke) waarnaar je ook vanuit je Excel-tabel had verwezen. Rechtsonder klik je niet op de knop Invoegen, maar wel op het pijltje naast deze knop. Daar kies je voor Koppelen aan bestand. Bewaar je Word-document via Opslaan als, Meer opties en kies als bestandstype Word 97-2003-document (*.doc). Dit formaat is (tijdelijk) nodig, omdat het samenvoegen (van foto’s) anders niet goed lukt.

©PXimport

Voltooien

Een van de foto’s is nu aan je brief toegevoegd. Druk op Alt+F9: je merkt dat de foto verdwijnt en de veldcode {Includepicture “<…>“ \* Mergeformat \D} in de plaats komt. Tussen de dubbele aanhalingstekens vind je het volledige pad naar die foto terug. Markeer in dit veld met de muis uitsluitend de naam van de foto, dus zonder pad of extensie (in ons voorbeeld is dat dickvds) en haal die naam weg met Delete. Zorg dat de cursor precies voor .jpg is gepositioneerd en klik in het rechtervenster op Meer items. Duid hier het veld Foto aan en druk op Invoegen. De fotonaam is nu vervangen door {Mergefield “Foto”} . Je kunt het dialoogvenster nu sluiten. Druk nogmaals op Alt+F9 zodat de foto weer te zien is.

In het rechtervenster klik je achtereenvolgens op Volgende: Briefvoorbeeld, op Volgende: Samenvoegingvoltooien en op Afzonderlijke brieven bewerken. Vermoedelijk wil je bij Records de optie Alles selecteren aanduiden, waarna je met Ok bevestigt.

Om af te ronden druk je op Ctrl+A en vervolgens op F9, zodat de juiste foto opduikt in elke brief. Je hoeft die alleen nog maar te bewaren, dat mag weer als .docx, en af te drukken.

©PXimport

E-mailberichten

We hebben hiervoor bij de verzendlijst gekozen voor brieven, maar een ander mogelijk documenttype is E-mailberichten. Dit type is handig wanneer je de geadresseerden liever mailt dan benadert via de post. Zo’n opzet is perfect haalbaar, maar om een of andere reden lukt het niet met gepersonaliseerde foto’s. Wel blijft het mogelijk om in je bericht statische afbeeldingen en andere grafische elementen op te nemen.

De stappen zijn grotendeels dezelfde als eerder besproken. Na het koppelen van het xlsx-bestand vind je onderaan het rechtervenster de optie Volgende: Een e-mail schrijven. Het komt er nu op aan via Meer items de benodigde velden (zoals Voornaam, Achternaam en Lidnummer) op de juiste locaties in je bericht te plaatsen.

Ben je hiermee klaar, klik dan op Volgende: E-mailvoorbeeld. Bovenaan het venster kun je via de dubbele pijlknoppen door de records bladeren om na te gaan of Word alle velden wel correct heeft gekoppeld. Ziet alles er goed uit, klik dan op Volgende: Samenvoeging voltooien en (bovenaan) op Elektronische post.

Er verschijnt nu een venster waarin je bij Aan naar het juiste e-mailveld verwijst (het veld met de e-mailadressen dus). Verder kun je de Onderwerpsregel invullen en aangeven in welke E-mailindeling je het bericht wilt versturen (wellicht HTML). Geef aan welke records je wilt opnemen in je groepsmail (standaard Alle) en bevestig met Ok. Als het goed is, neemt Outlook nu de verzending voor zijn rekening en ontvangen alle geadresseerden even later een mooie gepersonaliseerde mail.

©PXimport

Diapresentaties

PowerPoint: statisch

Ook vanuit PowerPoint is mogelijk data in Word in te voegen, zowel een complete diapresentatie als specifieke dia’s. Open hiervoor een nieuw document in Word en open tegelijk de beoogde presentatie in PowerPoint. Beide vensters plaats je voor het gemak naast elkaar.

Selecteer via Beeld, Diasorteerder alle dia’s (met Ctrl+A) of alleen bepaalde dia’s. Dat kan door de dia’s aan te klikken met ingedrukte Shift- of Ctrl-toets. Kopieer je selectie naar het klembord met Ctrl+C.

Over nu naar Word waar je op het tabblad Start op het pijltje bij Plakken klikt en Plakken speciaal selecteert. Selecteer hier Microsoft-PowerPoint-presentatie-object en kies Plakken. Wanneer je nu bevestigt met Ok, wordt de eerste dia (van je selectie) in Word getoond. Heb je liever een pictogram in plaats van een dia, selecteer dan in het venster van zojuist Als pictogram weergeven en verwijs eventueel naar een eigen exemplaar via Ander pictogram.

Wanneer je dubbelklikt op het pictogram of de dia, worden de dia’s als een PowerPoint-presentatie getoond. Je kunt de presentatie vervolgens als volgt bewerken, zonder echt Word te hoeven verlaten: klik met rechts op de dia en kies Presentation-object, Bewerken. PowerPoint wordt nu als het ware binnen Word geopend, zodat je kunt navigeren door je dia’s en via het lint een ander thema of transitie kunt instellen. Wanneer je dit met een pictogram doet, wordt PowerPoint buiten Word om opgestart.

©PXimport

PowerPoint: dynamisch

Het lukt blijkbaar niet langs deze weg een dynamische koppeling naar een PowerPoint-presentatie te maken, gezien de optie Koppeling plakken niet beschikbaar komt.

Dat valt gelukkig nog op een andere manier te regelen, al lukt dat alleen bij een volledige diapresentatie en niet bij specifieke dia’s. Uiteraard kun je die specifieke dia’s in een afzonderlijk pptx-bestand bewaren.

Open in Word het tabblad Invoegen en klik in de rubriek Tekst op het pijltje naast Object. Selecteer nogmaals Object en open het tabblad Bestand gebruiken. Navigeer via Bladeren naar je pptx-bestand en bevestig je keuze met Invoegen. Plaats een vinkje bij Koppelen aan bestand en plaats eventueel een vinkje bij Als pictogram weergeven. Zodra je bevestigt met Ok wordt de dia (of het pictogram) in Word toegevoegd.

Ook hier speel je de presentatie met een dubbelklik af. Klik je de dia met rechts aan dan merk je onder meer Koppeling bijwerken op: het effect ken je inmiddels van Excel. Via Gekoppeld Presentation-object, Koppelingen kun je het bronobject of de diavoorstelling openen en bewerken in PowerPoint. Je kunt de koppeling ook weer Verbreken. Net als bij een Excel-object kun je de koppeling ook hier instellen op Handmatig bijwerken.

Als je Word zo wilt configureren dat die voor geen enkel document nog koppelingen automatisch bijwerkt, open je het menu Bestand en kies je  Opties. Ga naar de rubriek Geavanceerd, scrol tot bij Algemeen en verwijder het vinkje bij Automatische koppelingen bijwerken bij openen. Bevestig met Ok.

©PXimport

Bij ID.nl zijn we dol op kwaliteitsproducten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom speuren we een paar keer per week binnen een bepaald thema naar zulke deals. Dit keer: beveiligingscamera's voor rondom het huis.

Met een beveligingscamera houd je je woning rondom in de gaten wanneer je er niet bent of bijvoorbeeld slaapt. De camera's kunnen video's opnemen, maar daarvoor heb je meestal wel een abonnement nodig. Voordeel is dan wel dat je de beelden overal ter wereld kunt terugkijken. Wij vonden vijf modellen, waarvan je er bij een aantal ook nog een extra camera bij krijgt.

Ring Stick Up Cam Battery (2 pack)

De Ring Stick Up Cam is een veelzijdige camera die je zowel binnen als buiten kunt gebruiken. De camera is volledig draadloos en je hoeft alleen maar de opgeladen batterij in de camera te schuiven en de camera te verbinden met je wifi-netwerk via de Ring-app. Omdat de camera draadloos is, kun je hem op vrijwel elke plek zetten, hangen of monteren. Of je nu je huisdieren in de gaten wilt houden in de woonkamer of een oogje in het zeil wilt houden op je oprit, het kan allemaal. De camera geeft heldere beelden in 1080p en heeft ingebouwd nachtzicht, zodat je ook in het donker goed kunt zien wat er gebeurt. Als er beweging wordt gedetecteerd, krijg je indien gewenst direct een melding op je telefoon. De camera heeft ook tweerichtingsspraak, waardoor je kunt communiceren met bezoekers of ongewenste gasten kunt laten weten dat ze gezien worden. Om video's op te slaan en terug te kijken, heb je wel een Ring Protect-abonnement nodig.

Eufy SoloCam S220

Deze camera van Eufy is een ideale oplossing voor wie op zoek is naar een camera zonder gedoe met maandelijkse kosten. Deze camera heeft een ingebouwde batterij én een zonnepaneel. Door het zonnepaneel hoef je de camera bijna nooit handmatig op te laden, want slechts een paar uur zonlicht per dag is al voldoende om hem van stroom te voorzien. De camera is volledig draadloos en eenvoudig te installeren, perfect voor buiten aan een schutting of muur. De beelden zijn in 2K-resolutie, wat zorgt voor een scherpe weergave. De SoloCam S220 heeft een lokaal geheugen van 8 GB, wat betekent dat je al je beelden direct op de camera opslaat. Zo heb je geen abonnement nodig om beelden te bewaren of terug te kijken. Een ingebouwde AI-technologie zorgt ervoor dat de camera het verschil ziet tussen mensen, dieren en voertuigen, zodat je alleen relevante meldingen krijgt.

Google Nest Cam

Deze camera van Google is een veelzijdige optie die zowel binnen als buiten kan worden gebruikt. Het draadloze ontwerp met batterij maakt de installatie heel flexibel, want je bent niet afhankelijk van een stopcontact in de buurt. De Google Nest Cam is weerbestendig en kan dus tegen een stootje van de elementen. De Nest Cam heeft slimme functies, zoals het herkennen van personen, dieren en voertuigen, waardoor je alleen de meldingen ontvangt die je belangrijk vindt. Je krijgt direct een seintje op je telefoon via de Google Home app. De camera biedt 24/7 live-weergave en je kunt de gebeurtenisgeschiedenis van de afgelopen drie uur gratis terugkijken. Wil je langer terugkijken of extra functies, zoals gezichtsherkenning, dan is een abonnement op Nest Aware nodig.

Ezviz BC1C

Met zijn indrukwekkende batterijduur onderscheidt de Ezviz BC1C zich. Volgens de fabrikant kan de camera tot wel 210 dagen meegaan op één oplaadbeurt. Deze camera is volledig draadloos, waardoor je hem overal kunt plaatsen waar je maar wilt, zowel binnen als buiten dankzij de weerbestendige behuizing. De Ezviz BC1C heeft een slimme AI die onderscheid maakt tussen personen en andere bewegingen, wat het aantal valse meldingen flink vermindert. De camera filmt in 1080p en beschikt over kleurennachtzicht, wat betekent dat je ook 's nachts heldere beelden in kleur krijgt, in plaats van de gebruikelijke zwart-wit weergave. Er is 32 GB ingebouwde opslag, dus je hebt geen extra geheugenkaart of abonnement nodig om je beelden te bewaren. Via de app kun je de live beelden bekijken, terugkijken en zelfs praten met mensen aan de andere kant via de tweerichtingsspraak. Dit maakt het makkelijk om bijvoorbeeld een bezorger instructies te geven.

Arlo Essential Wireless Camera + draadloze deurbel

De Arlo Essential is een draadloze buitencamera die ontworpen is voor eenvoud en effectiviteit. Je monteert hem in een handomdraai en verbindt hem via wifi met de Arlo-app. Met een batterijduur van 4 tot 6 maanden hoef je je niet continu druk te maken om de accu. De camera heeft een 130° brede kijkhoek en filmt in 2K-resolutie, zodat je een groot deel van je tuin of oprit in de gaten kunt houden. Een ingebouwde spotlight verlicht de omgeving bij beweging en zorgt voor heldere beelden, zelfs in het donker. De camera beschikt over een sirene die je op afstand kunt activeren om indringers af te schrikken. De beelden worden opgeslagen in de cloud, waar je met een Arlo Secure abonnement toegang toe hebt. De Arlo Essential Wireless Camera wordt aangeboden in een bundel met een extra draadloze deurbel van hetzelfde merk.

Een speaker die je zo in je handpalm kunt zetten, maar toch genoeg 'oomf' heeft om een feestje op poten te zetten. Dat is de nieuwe JBL Grip. Het apparaat is zo groot als een blikje bier (of frisdrank) en past dus makkelijk in een tas of aan je fiets. Toch moet hij genoeg vermogen, slimme functies en een stevig ontwerp bieden om mee te gaan op elk vrolijk avontuur.

De Grip levert 16 watt aan geluid en gebruikt een techniek die AI Sound Boost heet. Daarmee wordt de muziek live geanalyseerd en bijgesteld, zodat de bassen voller klinken zonder dat het geluid vervormt of kraakt. Wie zin heeft in meer volume kan twee speakers koppelen voor stereogeluid, of via Auracast meerdere modellen aan elkaar linken. Zo tover je het compacte speakertje al snel om tot een groter geluidssysteem.

©JBL

Gemaakt om mee te nemen

Met de geïntegreerde lus klik je de Grip eenvoudig vast aan een rugzak, een fiets of zelfs een kajak. Dankzij de IP68-classificatie kan hij bovendien tegen een spatje water, stofje stof of gewoon een stootje. Daarmee mikt JBL duidelijk op buitengebruik: festivals, stranddagen of een lange picknick in het park. De speaker is daarnaast licht en handzaam, waardoor je hem eigenlijk overal kwijt kunt.

Op de achterkant van het apparaatje zit subtiele verlichting die je via de JBL Portable-app kunt aanpassen. Kleuren en intensiteit kunnen worden afgestemd op je afspeellijst of de sfeer van het moment. Oké, het zal niet genoeg zijn om een heel feest van de benodigde verlichting te voorzien, maar het geeft nét een extra laagje beleving. Toch leuk.

©JBL

Accu en extra uurtjes

De Grip gaat ongeveer 12 uur mee op één lading. Wie langer door wil, kan Playtime Boost inschakelen, een functie die nog eens 2 uur extra uit de accu haalt. Daarbij past de speaker zich aan voor een harder en efficiënter geluid. Voor een dag buiten of een lange avond muziek draaien is dat een heel handige toevoeging.

De speaker verschijnt in zeven varianten, van neutraal zwart en wit tot paars, camo en felroze. Er is gekozen voor gerecycled plastic en een verpakking van FSC-gecertificeerd papier. Daarmee sluit de Grip aan bij de trend om dit soort gadgets duurzamer te maken. De adviesprijs bedraagt 99,99 euro en het model is direct verkrijgbaar via JBL.com en verschillende (web)winkels.