Veel mensen hebben een iPod, iPhone of misschien wel iPad, maar vinden het gebruik van iTunes helemaal niks. In tegenstelling tot wat vaak wordt gedacht, bent u als trotse bezitter van een dergelijk apparaat helemaal niet verplicht om dit programma te gebruiken. Er bestaan namelijk voldoende freeware alternatieven, waarmee u eenvoudig de inhoud van uw Apple-apparaat organiseert.

01. iTunes

Sommigen vinden iTunes geweldig om te gebruiken, terwijl anderen het beschouwen als een regelrechte ramp. Veelgehoorde klachten zijn dat de software een zware belasting vormt voor het systeem en dat de interface niet gebruiksvriendelijk is. Daarnaast dient u veel ruimte op uw harde schijf vrij te houden voor de software. Niet iedereen zit bovendien te wachten op de integratie met de iTunes Store. Bent u iTunes zat of werkt de software zeer traag met uw systeem? Of wilt u simpelweg snel muziek overzetten op meerdere computers, zonder dat u overal zware software hoeft te installeren? Lees dan snel verder en probeer deze goede alternatieven eens uit.

Nieuwe generaties

Er bestaan talloze programma's die u in plaats van iTunes kunt gebruiken. Omdat Apple voor elke nieuwe generatie iPods en iPhones andere beveiligingstechnologieën gebruikt, is het noodzakelijk dat de software regelmatig wordt bijgewerkt. Bij veel freeware schort het daar echter aan. Zo testten we voor dit artikel tevergeefs Floola, YamiPod en Winamp Ipod Plugin. Op het moment van schrijven werkten deze programma's niet met de nieuwste mediaspelers van Apple. De software die in dit artikel wordt besproken, ondersteunen allemaal de nieuwste generaties. Bovendien hebben de ontwikkelaars van deze alternatieven in het verleden bewezen erg snel updates te leveren, zodra er verse producten op de markt verschijnen.

02. SharePod

Met behulp van het programma SharePod hebt u volledige controle over uw iPod of iPhone, zonder dat het noodzakelijk is om software te installeren. Gemakkelijker kan dus bijna niet! U downloadt het programma vanaf de website Getsharepod. Pak vervolgens het zip-bestand van slechts 2 MB uit naar een willekeurige map. Als u het exe-bestand opstart, probeert de tool verbinding te maken met uw Apple-speler. Bij sommige types is het noodzakelijk dat Windows het apparaat als losse schijf herkent. De software geeft dat gelukkig zelf aan, zodat u deze functie met behulp van de handleiding kunt activeren. Zet het programma op de harde schijf van de iPod of iPhone, zodat u de inhoud simpel op meerdere computers beheert. U bent hierdoor dus niet meer afhankelijk van iTunes.

©PXimport

Zet het programma op uw draagbare speler, zodat u het overal kunt gebruiken.

03. Muziek toevoegen

Het gebruik van SharePod is buitengewoon eenvoudig. U sluit het apparaat op uw computer aan, waarna u het programma opent. Alle audiotracks en filmpjes van de speler worden nu ingeladen. U ziet onder in beeld precies hoeveel ruimte er nog beschikbaar is voor nieuw materiaal. Gebruik de knop Copy to iPod om muziek toe te voegen, selecteer vervolgens een map of enkele losse bestanden op uw harde schijf en bevestig met OK. U kunt de bestanden vanaf de speler tevens naar uw computer kopiëren. Nuttig is de mogelijkheid om hierbij zelf de mappenstructuur te bepalen. Zo sorteert u de multimediacollectie bijvoorbeeld op genre, artiest of muziekalbum. Desgewenst geeft u aan dat u de muziek ook aan uw iTunes-bibliotheek wilt toevoegen. Wilt u een volledige back-up maken op uw harde schijf inclusief alle afspeellijsten? Gebruik dan de knop Backup iPod.

©PXimport

Muziek toevoegen is dankzij SharePod een simpel karweitje.

©PXimport

Bewaar een back-up op uw computer en bepaal daarbij zelf de mappenstructuur.

04. Afspeellijsten

Met SharePod maakt u gemakkelijk nieuwe afspeellijsten. Navigeer hiervoor naar Playlists / New Playlist. Nadat u een naam hebt bedacht, verschijnt deze in het deelvenster aan de linkerkant. U voegt simpelweg audiotracks of video's toe door ze ernaartoe te slepen. Als u over een grote digitale muziekcollectie beschikt, dan is het handig om de zoekfunctie te gebruiken. Overigens is het ook mogelijk om bestaande afspeellijsten te bewerken of te verwijderen. Verder kunt u de tags van alle bestanden bewerken. Selecteer één of meerdere nummers en klik erop met de rechtermuisknop. Kies Properties en wijzig eventueel de gegevens. Via het tabblad Album Artwork voegt u een albumhoes toe. De software beschikt ook over een interne mediaspeler om audio af te spelen. Hierdoor draait u de muziek van uw draagbare mediaspeler gemakkelijk op elke computer. Tot slot is er een functie aanwezig om uw iPod of iPhone veilig van het systeem los te koppelen.

©PXimport

Maak van uw favoriete tracks een afspeellijst.

05. MediaMonkey

Gebruikt u liever een audiospeler met meer mogelijkheden dan SharePod? Installeer dan MediaMonkey. U surft naar de website Mediamonkey om de gratis versie te downloaden. Tijdens de installatie geeft u aan welke bestandstypen u automatisch wilt afspelen met het programma. Zodra het is opgestart, brengt het eerst razendsnel uw audiocollectie in kaart door uw harde schijf te scannen. U geeft zelf aan welke schijven of mappen doorzocht moeten worden. Het maakt niet uit dat de data verspreid is opgeslagen op uw harde schijf, MediaMonkey groepeert namelijk alle bestanden. Bij het toevoegen van muziek krijgt u de optie om informatie over waardering en afspeelhistorie te importeren uit andere mediaspelers. Dit werkt erg gemakkelijk. Aan de linkerkant van de gebruikersinterface ziet u de bibliotheek, waarin de muziek in verschillende categorieën is ingedeeld. U kunt het materiaal sorteren op locatie, artiest, componist, album, genre, jaar en score.

©PXimport

Via het deelvenster aan de linkerkant sorteert u uw muziekcollectie.

Vormgeving wijzigen

Als het uiterlijk van MediaMonkey u niet bevalt, doet u daar eenvoudig iets aan. Navigeer naar Extra / Opties / Weergave. Selecteer vervolgens bij Skin kiezen een ander thema. Voor extra keus surft u naar de website van MediaMonkey. Er is zelfs een uitbreiding beschikbaar, waarmee u het programma laat lijken op iTunes. Bestanden met de extensie .wsz of .msz plaatst u in de systeemmap C:\Program Files\MediaMonkey\skins. Mmip-bestanden installeert u door erop te dubbelklikken. Na herstart van de software kunt u een nieuwe vormgeving activeren.

06. Synchroniseren (1)

MediaMonkey kan overweg met alle generaties iPods en iPhones. Er is zelfs al ondersteuning voor de iPad; het gloednieuwe paradepaardje van Apple. Het voordeel van de software is, dat het programma ontzettend snel wordt bijgewerkt wanneer er een nieuwe generatie van eerder genoemde apparaten verschijnt. Het programma ondersteunt ook een waslijst van modellen die door andere fabrikanten zijn gefabriceerd. Aansluiten is erg simpel, want MediaMonkey herkent de speler vrijwel direct. U ziet in het linker deelvenster de naam van het apparaat verschijnen. Als u daarop klikt, bekijkt u gemakkelijk de inhoud. Audiotracks naar het apparaat overzetten gaat kinderlijk eenvoudig. U selecteert een willekeurig aantal audiotracks in de bibliotheek en klikt erop met de rechtermuisknop. Vervolgens kiest u voor Verzenden naar iPod (Synchroniseren). U kunt de nummers ook simpelweg naar uw iPod slepen, zodat ze automatisch worden geïmporteerd. Overigens is MediaMonkey helaas niet geschikt om filmpjes op een draagbare mediaspeler te plaatsen.

©PXimport

Synchroniseer eenvoudig uw iPod met de bibliotheek van MediaMonkey.

07. Synchroniseren (2)

Het is mogelijk om uw Ipod of iPhone automatisch met de juiste data te synchroniseren. Navigeer naar Extra / Apparaat synchroniseren / Apparaat configureren. Geef vervolgens aan welke mappen er in aanmerking komen. U kunt voor het gemak ook de optie Alle muziek selecteren. Op de overige tabbladen synchroniseert u eventueel afspeellijsten, gesproken boeken en podcast-abonnementen. Handig is ook de optie om het apparaat met willekeurig gekozen nummers te vullen. Dat is vooral van toepassing bij draagbare spelers waarop niet de volledige bibliotheek past en u snel een muziekcollectie op zak wilt hebben. Hierbij geeft u desgewenst de audiotracks met een hoge waardering de voorkeur. In het tabblad Opties voor Auto-Sync geeft u aan dat de iPod automatisch moet synchroniseren zodra deze is aangesloten. Ook kunt u ervoor kiezen om bestanden te verwijderen van het apparaat die niet op de Auto-synclijst staan.

©PXimport

Plaats een willekeurig aantal bestanden uit de muziekcollectie op uw Apple-apparaat.

08. Tags bewerken

De muziek op een iPod of iPhone wordt ingedeeld op basis van tags. Als deze een verkeerde naam bevatten, dan kunt u muziek van een artiest mogelijk niet terugvinden. Dankzij MediaMonkey wijzigt u tags erg simpel: u haalt de informatie gewoon op van internet. Selecteer de betreffende muzieknummers en klik erop met de rechtermuisknop. Kies Eigenschappen en pas alle gegevens naar eigen inzicht aan. Desgewenst kunt u ook gegevens van de Amazon-database importeren. Vaak wordt het muziekalbum meteen herkend. Als dat niet het geval is, gebruikt u de zoekfunctie om alsnog het juiste album te selecteren. Bevestig met de knop Auto-label, waarna alle benodigde informatie wordt opgehaald. Deze methode is een uitstekende manier om albumhoezen toe te voegen. Een hele verbetering vergeleken met iTunes, waar het een voorwaarde is om eerst een Store-account te creëren. Houd er rekening mee dat de database van Amazon minder geschikt is om gegevens van Nederlandse artiesten te vinden.

©PXimport

U gebruikt de database van Amazon om tag-informatie op te halen.

Podcasts

Met MediaMonkey abonneert u zich gemakkelijk op podcasts. Dat zijn audiobestanden die u van internet kunt downloaden met behulp van rss-feeds. Op deze manier worden bijvoorbeeld muziekprogramma's, interviews en radioshows verspreid. Ga in het programma naar Bewerken / Podcasts / Op nieuwe podcast abonneren. Voer achter Podcast URL de juiste weblink in. Als het goed is, verschijnt er automatisch een titel en een beschrijving in beeld. Indien nodig vult u een gebruikersnaam en wachtwoord in. Verder kunt u bepaalde instellingen wijzigen. Zo bepaalt u onder meer of oude afleveringen vanzelf worden verwijderd. Via de knop Algemene podcast-opties selecteert u de opslaglocatie op uw harde schijf en geeft u aan hoe vaak de software op nieuwe afleveringen moet controleren. U kunt de podcasts automatisch met uw draagbare mediaspeler synchroniseren.

©PXimport

Het beste van Radio 538' is een populaire podcast die veel wordt gebruikt.

09. Muziek afspelen

Audiobestanden die op uw iPod of iPhone staan, speelt u direct af in MediaMonkey. Uiteraard is er ook een functie aanwezig om afspeellijsten te maken, zodat u zelf bepaalt in welke volgorde u de muzieknummers hoort. Ga naar Bewerken / Nieuwe afspeellijst en bedenk een toepasselijke naam. In het linkerdeelvenster verschijnt de afspeellijst, die u voorziet van materiaal door audiotracks ernaartoe te slepen. Als u tevreden bent over de inhoud, dan klikt u erop met de rechtermuisknop. In het contextmenu klikt u daarna op Verzenden naar iPod. U kunt er tevens voor kiezen om een zogeheten Auto-Afspeellijst te maken. Aan de hand van door u bepaalde criteria, filtert het programma in dat geval de betreffende muzieknummers. Dat kan bijvoorbeeld op basis van artiest, componist, datum of genre. MediaMonkey kent diverse opties om muziek van uw iPod of iPhone af te spelen. Zo beluistert u de muziek in willekeurige volgorde of herhaalt u een bepaald muziekalbum. Met de functie Auto-dj creëert de software automatisch een mix voor u en door middel van de optie Volume effenen zorgt u ervoor dat er geen verschil is in het geluidsniveau.

©PXimport

Creëer een Auto-Afspeellijst en kopieer deze naar uw iPod.

10. Cd's rippen

In tegenstelling tot het eerder besproken SharePod, is het met MediaMonkey wel mogelijk om audio-cd's naar uw bibliotheek te rippen. Hierdoor kopieert u ze snel naar uw draagbare mediaspeler van Apple. Nadat u een audio-cd in de lade hebt gedaan, navigeert u naar Extra / Audio-CD kopiëren. Selecteer de juiste schijflocatie en bepaal welke onderdelen er in de bestandsnaam moeten staan. Daarnaast bepaalt u de gewenste bestandsindeling. iPods en iPhones kunnen overweg met mp3 en wav. Plaats een vinkje voor de optie Volume effenen en klik op de knop Instellingen. U wijzigt hier de kwaliteit door de bitrate aan te passen. Hoe hoger de waarde, hoe meer ruimte de bestanden innemen op de draagbare speler. Maak een keuze en bevestig tweemaal met OK. Wanneer het ripproces is voltooid, voegt u indien gewenst nog tags toe. Ten slotte synchroniseert u het nieuwe materiaal eenvoudig met een mp4-speler.

©PXimport

Het is nuttig om nauwkeurig de kwaliteit van de geripte nummers te bepalen.

11. Overige opties

MediaMonkey is bijzonder veelzijdig. Naast de hiervoor genoemde opties is het bijvoorbeeld ook mogelijk om uw favoriete nummers op een cd of dvd te branden. U maakt een selectie en klikt erop met de rechtermuisknop. Kies vervolgens voor Verzenden naar CD/DVD (Branden). Vervolgens hebt u keus uit enkele opties. U brandt bijvoorbeeld een audio-cd die speelbaar is op alle cd-spelers. U kunt ook een dataschijf branden. Tot slot hebt u de mogelijk om bestanden naar een ander audioformaat te converteren en u exporteert een afspeellijst desgewenst naar een m3u-bestand. Vindt u de mogelijkheden van MediaMonkey tekortschieten, dan kunt u aanvullende functies toevoegen door middel van allerlei uitbreidingen. U vindt een overzicht op de website Mediamonkey. U treft er onder andere extensies aan om uw Last.fm-account in MediaMonkey te integreren en om songteksten van audiotracks te lezen. Verder zijn er veel add-ons beschikbaar voor skins en visualisaties.

©PXimport

Bent u benieuwd naar een songtekst van een audiotrack? Installeer dan de extensie MiniLyrics.

12. DoubleTwist

Hoewel deze freeware tool nog in een bètafase verkeert, is het zeer de moeite waard om hem alvast uit te proberen. DoubleTwist beschikt namelijk over een aantal specifieke eigenschappen. Bezoek de website Doubletwist om het te downloaden. U dient eerst een account aan te maken, voordat u het programma kunt gebruiken. Na installatie wordt uw draagbare mediaspeler direct herkend. DoubleTwist kan overweg met toestellen van Apple maar ook met bijvoorbeeld een PSP, BlackBerry of Androidtoestel. Handig, want u hebt maar één tool nodig om de inhoud van meerdere apparaten te beheren. U voegt gemakkelijk bestanden toe aan de bibliotheek door ze naar het hoofdvenster te slepen. DoubleTwist herkent automatisch de meeste audio- en video-bestanden op uw computer. Het gebruikt de bibliotheken van Windows Media Player en iTunes (indien aanwezig) om te controleren of er nieuw materiaal aanwezig is. U kunt ook afspeellijsten uit deze programma's importeren. Aan de linkerkant klikt u op de naam van de speler om te bepalen welke media u wilt synchroniseren. Beslis vervolgens welke bestanden het programma moet synchroniseren, bijvoorbeeld alle muziek, films en abonnementen. Ook afspeellijsten kunt u selecteren. U bevestigt de handeling middels de knop Sync. Bestanden die u toevoegt aan het apparaat, worden zo nodig automatisch naar het juiste bestandsformaat geconverteerd.

©PXimport

De gebruikersinterface van deze lichtgewicht tool is lekker simpel.

13. Webvideo's importeren

Een unieke functie van DoubleTwist is de mogelijkheid om audio en video's van internet te importeren. Vervolgens kopieert u het bestand naar uw draagbare mediaspeler. Het enige dat u nodig hebt is een directe link van bijvoorbeeld een YouTube-filmpje. Ga naar File / Import from Web en plak het webadres in het lege tekstveld (als deze er nog niet staat). Bevestig via de knop Import. Als het proces is voltooid, plaatst DoubleTwist de video of het audiobestand in de bibliotheek. Overigens kunt u ook filmpjes vanaf uw iPod rechtstreeks uploaden naar YouTube. U dient dan wel over een account van de videodienst te beschikken. De software heeft verder de functie Podcast Search aan boord. Hiermee zoekt u naar leuke audio-afleveringen, waarop u eventueel een abonnement neemt. Klik op de optie Subscribe with DoubleTwist om nieuwe uitzendingen automatisch te ontvangen. Verder bevat deze tool opties om zelf afspeellijsten te maken. Ook het afspelen van muziek en video's is mogelijk.

©PXimport

Download snel filmpjes van online videodiensten en synchroniseer ze met uw iPod of iPhone.

Foto's bekijken

DoubleTwist gebruikt u niet alleen om muziek en films te synchroniseren. Ook foto's voegt u gemakkelijk aan de mediaspeler toe. U klikt hiervoor in het menu op Library / Add Files to Library en selecteert één of meerdere bestanden. Nog gemakkelijker is het om de foto's vanaf uw harde schijf naar het onderdeel Pictures te slepen. U kunt de mooiste afbeeldingen uploaden naar de bekende webdienst Flickr.

©PXimport

Foto's uploaden naar de online dienst Flickr is een fluitje van een cent met DoubleTwist.

14. Foobar2000

Wilt u het liefste zelf bepalen welke functies de software bevat? Installeer dan Foobar2000. De basisinterface van dit programma is erg kaal, maar met behulp van tientallen add-ons voegt u allerlei nuttige functies toe. Er bestaat een standalone- en een installatieversie van deze tool. Als u het voor de eerste keer opstart, selecteert u de skin die u het beste bevalt. Via File / Add Folder geeft u aan waar de audiobestanden zich bevinden. Op de website Foobar2000 treft u alle uitbreidingen die voor Foobar2000 beschikbaar zijn. De extensie iPod manager hebt u sowieso nodig om uw draagbare mediaspeler met de software te laten communiceren. Het gedownloade dll-bestand kopieert u naar de systeemmap C:\Program Files\foobar2000\components. Herstart de software om de uitbreiding te activeren. U hebt grotendeels dezelfde synchronisatiemogelijkheden als in de eerder besproken programma's. Probeer de verschillende extensies uit om de meerwaarde van Foobar2000 te ontdekken.

©PXimport

De iPod manager nestelt zich in het menuonderdeel File.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).