5 Manieren om je e-mail te verbeteren
ADV: Ondanks dat diensten als WhatsApp, Telegram, Skype en Facebook de afgelopen jaren enorm aan populariteit hebben gewonnen, vindt de meeste (zakelijke) communicatie nog altijd via e-mail plaats. Met deze vijf tips til je jouw e-mail naar een hoger niveau.
Dit artikel wordt je aangeboden door Mijndomein.nl. De redactie van Computer Idee was niet betrokken bij de totstandkoming ervan.
1. Neem een eigen domeinnaam
Heel veel mensen gebruiken een e-mailadres bij een provider (bijvoorbeeld: @xs4all of @planet.nl) of bij een grote e-maildienst (@yahoo.com of @gmail.com). Zolang je tevreden bent, zit je goed maar op het moment dat je wilt overstappen ben je dit mailadres kwijt. En zeker als je zzp’er of ondernemer bent, is zo’n ‘gratis’ e-mailadres niet erg professioneel. Een eigen domeinnaam met webopslag en een ongelimiteerd aantal e-mailadressen (@jouwdomeinnaam.nl) kost minder dan 40 euro per jaar. Hiermee hou je de volledige controle over je e-mail en die van collega’s, kun je een eigen online postkantoor inrichten en heb je meteen een goede reden om eindelijk een eigen homepage, blog of website te bouwen.
2. Gebruik IMAP
Wanneer je bij je hostingaccount een e-mailadres hebt ingesteld en je wilt via dit adres berichten versturen en ontvangen, heb je bij het instellen in je e-mailprogramma de keuze tussen POP of IMAP. Het belangrijkste verschil tussen deze twee e-mailprotocollen is dat bij IMAP je mail op de server wordt bewaard en je er op die manier voor kunt zorgen dat je alle inkomende of uitgaande berichten en je e-mailmappen ook op andere apparaten kunt bekijken. En ook wanneer je bij webmail inlogt, zorg je er met IMAP voor dat je ook daar alle mail kunt terugvinden. Kortom: gebruik IMAP. Lees hier meer over IMAP vs POP.
3. Schakel automatisch antwoorden in
Bij de meeste bedrijven, verenigingen of andere organisaties is het mogelijk om direct contact op te nemen via een contactformulier op de site of door een mailtje te sturen naar het info@-adres. Zeker bij een eerste contact is het belangrijk dat je snel reageert. Bij sommige hostingaanbieders zoals Mijndomein is het mogelijk om in de e-mail instellingen van je hosting account een zogeheten ‘auto reply’ in te stellen. Hiermee ontvangt iedereen die contact opneemt direct automatisch een bevestigingsmailtje. Schakel auto-reply ook in voor ‘normale’ e-mailadressen wanneer je door feestdagen of vakantie niet in staat bent om direct je e-mail te beantwoorden.
©CIDimport
4. Zorg voor een handtekening
Wat nog heel vaak voor komt is dat mensen e-mail versturen zonder handtekening of - erger - bij mobiele apparaten de standaard handtekening niet veranderen. In dat laatste geval staat er onder zo’n mailtje een bericht als ‘Verzonden vanaf mijn Samsung Galaxy’. Gebruik je een e-mailprogramma als Outlook of Mail, dan is het mogelijk om ieder uitgaand bericht van een fraaie handtekening te voorzien. Er zijn online handleidingen te vinden voor Windows Live Mail, Outlook en Apple Mail. Wil je een afbeelding aan de handtekening toevoegen, upload deze dan eerst naar je eigen hostingaccount en link naar dit plaatje in je handtekening. Alleen zo zorg je ervoor dat anderen deze daadwerkelijk kunnen zien.
Op de meeste mobiele apparaten is alleen mogelijk om een handtekening toe te voegen zonder afbeeldingen. Zorg er in ieder geval voor dat deze handtekening zoveel mogelijk overeenkomt met de handtekening die je op je computer of notebook gebruikt.
©CIDimport
5. Vermijd bijlagen
Wil je een document, afbeelding, filmpje of ander bestand naar een kennis, relatie of klant sturen? Of werk je met één of meerdere mensen samen aan hetzelfde document? Anno 2015 is het versturen van bijlagen uit den boze. Dit maakt e-mail langzaam, zorgt ervoor dat mobiele databundels razendsnel op zijn en kan er zelfs voor zorgen dat e-mail wordt tegengehouden door spamfilters. En waarom zou je ook want vrijwel alle online opslagdiensten zoals Google Drive, OneDrive of Dropbox maken het mogelijk om een unieke directe downloadlink te genereren naar een map of bestand dat je wilt delen. Als je een eigen hostingaccount hebt kun je met ownCloud zelfs een eigen online opslagdienst inrichten (link naar eerdere artikel over ownCloud) waarmee dit mogelijk is.
©CIDimport