Nu Windows 7 op z’n laatste benen loopt is het handig om eens na te gaan denken over wat je in de toekomst wilt met en verwacht van jouw computer. Wordt het Windows 10, of toch – bijvoorbeeld – een Linux-variant als Ubuntu? We laten je zien hoe alledaagse dingen in Ubuntu werken.

Tip 01: Windows 7

Laten we meteen met de deur in huis vallen. We leven in een tijd waarin het eigenlijk niet meer uitmaakt welk besturingssysteem er op een computer of ander apparaat draait. Het gaat erom dat jij ermee kunt doen wat je wilt. Voor het overgrote deel van de thuisgebruikers zijn dat dingen als browsen, mailen, een stukje tekst tikken en wellicht wat spelletjes – al dan niet online – spelen. Foto- en videobewerking zijn eveneens geliefde activiteiten. Kan allemaal onder Windows, maar eveneens onder welk ander OS dan ook.

Gebruik je nog altijd Windows 7, dan begint de tijd te dringen. Vanaf januari wordt deze versie niet meer ondersteund door Microsoft. Je kunt overstappen naar Windows 10, maar je kunt ook kiezen voor Linux. In de Ubuntu-uitvoering is dit een zeer stabiel, snel en betrouwbaar besturingssysteem. Met als extra voordeeltje dat het hoogstwaarschijnlijk ook nog jaren meekan op je ‘oude beestje’. Kies liefst voor de Ubuntu LTS-versie op de downloadpagina. Dat is een Long Term Support-variant die jaren meegaat zonder grote upgrades te hoeven installeren, maar die wel voorzien blijft van veiligheidsupdates en bugfixes. Deze versie gebruiken wij ook voor dit artikel.

©PXimport

Tip 02: Dock

Het aardige van Ubuntu is dat je je er snel op thuis zult voelen. Hoewel een startmenu ontbreekt, is daarvoor in de plaats een dock aanwezig. En er is een overzichtsscherm met daarin alle geïnstalleerde software. Komt je bekend voor? Inderdaad: zo werkt het op de meeste smartphones en tablets ook! Het dock is links (standaardinstelling), rechts, boven of beneden in beeld te zetten. Wij zetten hem in horizontale vorm onder aan het scherm, dat lijkt het meest op wat we gewend zijn. Om het dock naar onderen te verplaatsen, klik je eerst op het instellingentandwiel. We starten deze tool vanuit het programmaoverzicht, zodat je ook meteen weet waar dat te vinden is. Klik op de knop met het puntjesraster onderaan in het dock, waarna alle geïnstalleerde software verschijnt. Standaard wordt Ubuntu met een berg handige programma’s geleverd, zodat je meteen aan de slag kunt. Daarover straks meer. Zoek de app Instellingen en klik hierop. Klik in de kolom links op Starter, zo heet het dock. Selecteer vervolgens aan de rechterkant achter Positie op het scherm voor Onderaan en sluit het venster.

©PXimport

Tip 03: Documenten nas

Gebruik je een nas om je documenten op te bewaren? Dan kun je deze gedeelde mappne (shares) natuurlijk ook gewoon benaderen onder Ubuntu. Klik in het dock van Ubuntu op Bestanden. De ‘Verkenner’ van Ubuntu opent dan. Klik vervolgens in de kolom links op Andere locaties en wacht even. Ubuntu doorzoekt nu je (thuis)netwerk op netwerkapparaten en zet deze netjes voor je op een rij. Je ziet hier ook jouw nas (mits ingeschakeld) vermeld. Klik op dit apparaat en er verschijnt een aanmeldvenster waarin je de gevraagde accountgegevens van de nas invoert. Wil je dat deze gegevens alleen tijdens deze sessie opgeslagen worden, laat dan de standaardselectie Wachtwoord onthouden tot u zich afmeldt ingeschakeld staan. Ga je jouw Ubuntu-systeem als standaardcomputer thuis gebruiken, dan kies je beter voor de optie Voor altijd onthouden, dan hoef je de volgende keren niet opnieuw aan te melden. Klik op Verbinden en je ziet alle beschikbare gedeelde mappen op de nas. Deze zijn te gebruiken zoals je gewend bent. Een map wordt automatisch gekoppeld zodra je erop dubbelklikt.

©PXimport

Tip 04: De Terminal

Gebruik je een écht oud beestje als computer en is daar Ubuntu op geïnstalleerd, dan zorgt alle (mooie) grafische opsmuk wellicht voor vertraging. Dit probleem speelt wellicht ook als je Ubuntu als virtuele machine draait, of vanaf afstand wilt benaderen. Gelukkig is het besturingssysteem zeer flexibel en helemaal naar eigen wens aan te passen. Je kunt ongewenste effecten dus uitzetten en daarmee een sneller systeem creëren. Om zaken als animaties en effecten te onderdrukken, moet je eerst software installeren. Klik daarvoor op de puntjesknop aan een van de uiteinden van het dock. Start het programma Terminal en voer het volgende commando uit: sudo apt-get install compizconfig-settings-manager compiz-plugins-extra. Tik je Ubuntu-wachtwoord en druk op de J-toets zodra daarom gevraagd wordt. Na installatie van het pakket sluit je de Terminal weer. Geen angst overigens voor deze Terminal, die heb je vrijwel nooit nodig. Ook nu niet per se, maar dit werkt hier het snelst.

©PXimport

Tip 05: Versnellen

Klik na het installeren van de tool uit de vorige tip wederom op de puntjesknop en je ziet een nieuw programma: CompizConfig. Start dit en klik op OK in het waarschuwingsvenster. Klik dan in de kolom links van het geopende venster op Effecten. In het geval van een wat slome virtuele machine kun je hier met een gerust hart alle aanwezige effecten uitschakelen. Dat levert zonder meer een vlotter geheel op. Van de overige opties in deze tool blijf je verder het best af, tenzij je heel precies weet waar je mee bezig bent.

©PXimport

Tip 06: Zippen en unzippen

Een van de dingen die elke computergebruiker weleens doet is het zippen en unzippen van bestanden. Daarbij kun je gebruikmaken van de met Ubuntu meegeleverde en uitgebreide tool bestemd voor het maken, beheren en uitpakken van archiefbestanden. En dat gaat verder dan alleen .zip, zo wordt bijvoorbeeld ook .7z ondersteund. Vanzelfsprekend ontbreekt ook het .tar-formaat niet, dat vooral in de Linux-wereld gebruikt wordt. Voor het meest universeel inzetbare archief (dat je ook zorgeloos kunt mailen naar iemand) kies je bij voorkeur .zip. Selecteer een serie bestanden in Bestanden, of – zoals in dit voorbeeld – op het bureaublad. Meer dan één bestand selecteren doe je door te slepen met de muis of door de Ctrl-toets ingedrukt te houden en de gewenste bestanden aan te klikken. Klik met de rechtermuisknop op deze selectie, gevolgd door Inpakken. Voer een bestandsnaam in en kies daaronder voor .zip (standaardselectie). Klik op Maken en het zipje wordt gecreëerd.

Om een archiefbestand uit te pakken, dubbelklik je op zo’n bestand. Daarop opent het programma Archiefbeheer. Hiermee zijn individuele bestanden uit te pakken, of alles in één keer. Je kunt Archiefbeheer ook omzeilen door met de rechtermuisknop op een archiefbestand te klikken en vervolgens de optie Hier uitpakken te kiezen. Alle in het archief aanwezige bestanden en mappen worden dan in dezelfde map uitgepakt als waarin het archiefbestand zich bevindt.

©PXimport

Tip 07: Wachtwoord

Om een zip-bestand met een wachtwoord te beveiligen, dubbelklik je op het net gemaakte exemplaar, waarna het in Archiefbeheer opent. Klik in dit venster op de knop met de drie streepjes en kies dan Wachtwoord. Vul een wachtwoord in en klik op OK. Sluit Archiefbeheer. De eerstvolgende keer dat je het .zip-bestand opent, moet je voor het uitpakken een wachtwoord invullen. Het betreft hier overigens (helaas) de standaard versleuteling van .zip die niet heel sterk is. Maar iets is beter dan niets!

©PXimport

Tip 08: Software installeren

Er is een enorme berg software voor Linux en meer specifiek ik dit geval Ubuntu beschikbaar. Je vindt een behoorlijk deel alvast in de Ubuntu Store. Om de Store te openen, klik je in het dock op het pictogram in de vorm van een oranje boodschappentas. Mocht je die toevallig verwijderd hebben, dan vind je hem altijd terug in het overzicht van alle geïnstalleerde software. Klik daarvoor op de puntjesknop aan het eind van het dock. Is de Store eenmaal gestart, dan zie je alle daarin beschikbare software verdeeld over categorieën. Inderdaad: wederom vergelijkbaar met hoe het op je smartphone of tablet werkt.

Nagenoeg alle software in de Ubuntu-softwarewinkel is opensource en gratis. Installeren is erg simpel: klik op een gewenst programma uit een van de categorieën. Je ziet nu een pagina met meer informatie. Bevalt het je, dan klik je op de knop Installeren. Na invoeren van je wachtwoord begint de installatie. Sommige software heeft extra hulpprogramma’s (pakketten) nodig. De installatie daarvan wordt automatisch geregeld, het kan zijn dat je de oranje voortgangsindicator dan een paar keer terug ziet springen naar nul. Het geïnstalleerde programma vind je weer terug in het programmaoverzicht.

Je kunt ook software installeren buiten de Ubuntu Store om. Let daarbij wel goed op of je een specifieke Ubuntu-versie downloadt (of tenminste een versie waarvan de maker aangeeft dat deze daaronder werkt).

©PXimport

Tip 09: Printers en meer

Ubuntu ondersteunt standaard al een hele hoop printers. Grote kans dat jouw printer het na aansluiten dus gewoon doet. Ook veel multifunctionals (printer, scanner, kopieerapparaat en fax in één) worden gelijk herkend. Mocht je printer of multifunctional onverhoopt niet herkend worden, dan is er nog steeds hoop. Het overgrote deel van de printers ondersteunt namelijk (vaak meerdere) emulatiemodes. Daarbij doen ze een standaardprinter na of gebruiken ze een wijdverbreide printertaal zoals PCL (vaak aanwezig) of Postscript (minder vaak aanwezig).

©PXimport

Tip 10: PCL-driver

Wordt je printer niet herkend, dan kun je het dus proberen via PCL. De kans op succes is groter als de betreffende printer over wifi- of ethernetconnectiviteit beschikt. Als dat niet het geval is, moet namelijk eerst de usb-chip in de printer herkend worden. Als dat goed gaat kun je de PCL-driver installeren. Start daarvoor Instellingen (in het programmaoverzicht van Ubuntu). In het geopende venster klik je vervolgens op Printers. In het geval van printers die zowel Postscript als PCL ondersteunen, wordt soms het langzamere (maar wel nauwkeuriger) Postscript gekozen als stuurprogramma. Leuk voor grafische fanatici, maar voor thuis- en kantoorgebruik minder praktisch vanwege de langere afdrukduur. Om op zo’n printer alsnog PCL te gebruiken klik je op het tandwieltje achter de betreffende printer, en dan Details van de printer. Klik op de knop Selecteren uit de database. Klik in de linkerkolom nu op Generic. Zoek in de handleiding van de printer op welke versie van PCL de printer maximaal ondersteunt. Versie 5 is gemeengoed maar alweer wat ouder. PCL 6 (XL) draait ook alweer flink wat jaartjes mee maar biedt meer mogelijkheden. Meestal moet je de driver kiezen met daarbij als toevoeging CUPS+Gutenprint. Het versienummer van de driver is even experimenteren, soms werkt de allernieuwste niet goed en een versie ouder wel. Probeer in principe de nieuwste eerst.

©PXimport

Tip 11: Afdrukresolutie

Klaar met de printerdriver? Klik dan – na sluiten van het driverselectie-venster – weer op het tandwieltje achter de net toegevoegde printer. Je kunt deze printer eventueel als standaardprinter instellen als je meerdere printers gebruikt. Klik verder op Afdrukinstellingen en doorloop de beschikbare opties. Check met name de Afdrukresolutie. De meeste laserprinters zijn geoptimaliseerd – zeker qua snelheid – voor een resolutie van 600 x 600 dpi. Een lagere afdrukresolutie zorgt voor minder scherpe afdrukken. Een hogere resolutie – indien beschikbaar – voor een lagere afdruksnelheid.

Overigens is die ‘PCL-truc’ ook voor andere besturingssystemen waarvoor geen driver (meer) beschikbaar is, de moeite van het proberen waard.

©PXimport

Tip 12: Scannen

Ubuntu herkent ook veel scanners. Heb je nog een wat ouder exemplaar staan waarvoor geen Windows 10-drivers (of zelfs Windows 7-drivers) meer beschikbaar waren? Probeer hem eens aan te sluiten aan je pc met Ubuntu. De kans bestaat dat hij daar wél herkend wordt. Scannen vanuit Linux gaat makkelijk: daarvoor is een speciaal tooltje met de naam – jawel – Scannen beschikbaar. Wederom te vinden in het programmaoverzicht. Start de tool en klik op Scannen, waarna de scanprocedure start. Gebruikt u als scanner een exemplaar uit een HP multifunctional-printer, lees dan het kader ‘HP-multifunctionals’ even.

©PXimport

HP-multifunctionals

Heb je een multifunctional van HP, dan moet je software installeren om de scanner hiervan aan de praat te krijgen. Vreemd genoeg hoeft dat onder Linux Mint (een andere Linux-distributie die op Ubuntu is gebaseerd) niet, maar dat terzijde. Ubuntu lijkt een tamelijk oude versie van de benodigde tool te bevatten die niet met alle all-in-one’s compatibel is. Om dat op te lossen breng je hier een bezoekje aan. Selecteer de ‘distro’, in dit geval Ubuntu en klik op Download HPLIP.

Na downloaden start je de terminal en – ervan uitgaande dat je het bestand in de map Downloads hebt geplaatst – tik je het commando cd Downloads. Tik dan sh hplip-3.19.5.run gevolgd door een druk op Enter. Kies voor de automatische installatieprocedure, bevestig je Ubuntu-versie en voer je wachtwoord in. Ga er dan even voor zitten, het geheel dat nu gestart wordt kost wat tijd. Wordt tijdens de installatie gevraagd wat er met de aangetroffen oude versie van HPLIP gedaan moet worden, dan druk je op de I-toets voor verwijderen en installeren (remove and install). Na installatie opent een ‘gewoon’ programmavenster. Doorloop de wizard en je kunt scannen via bijvoorbeeld het programma Scannen.

©PXimport

Tip 13: Virusscanners

Voor Linux zijn er nauwelijks virussen, dus een virusscanner is niet écht nodig. Er zijn wel een paar gevallen waarin het wel aan te raden is om antivirus te installeren. Bijvoorbeeld als je bestanden uitwisselt via je (thuis)netwerk met Windows-computers (eventueel via een nas). Je voorkomt dan dat je via de Ubuntu-pc een besmet bestand overdraagt naar de Windows-pc. Ook kan een virusscanner verplicht worden door je werk- of opdrachtgever.

Op deze pagina vind je een serie links naar voor Ubuntu beschikbare scanners. Behalve gratis exemplaren tref je er ook commerciële oplossingen van een aantal bekende namen aan. Wil je bijvoorbeeld het gratis opensource ClamAV gebruiken, dan installeer je dat als volgt. Start de terminal en voer het commando sudo apt-get install clamav uit. Installeer ook ClamTK voor een grafische gebruikersinterface met sudo apt-get install clamtk. En wilt u ook realtime scannen, dan tikt u sudo apt-get install clamav-daemon. Meer info hier.

©PXimport

Tip 14: Gamen maar!

Ubuntu is helemaal naar eigen hand aan te passen. Neem daarvoor vooral een kijkje bij de diverse onderdelen die je vindt onder Voorkeuren (en ook Aanpassen). Zo zijn thema’s te wijzigen, achtergronden in te stellen enzovoort. Voor de rest geldt dat als je Ubuntu eenmaal hebt geïnstalleerd, je feitelijk meteen aan de slag kunt. Installeren van extra software zal vaak nauwelijks nodig zijn, het systeem heeft alles al aan boord. Denk aan dingen als een complete Office-suite in de vorm van LibreOffice, browser Firefox en nog veel meer. Tot slot nog een tipje voor de liefhebbers van spellen: er is alweer een flinke tijd een Linux-versie van Steam beschikbaar. Klik op de homepage van deze game-aanbieder op Steam installeren rechtsboven in beeld en volg de instructies. Steeds meer spellenfabrikanten leveren ook een Linux-versie van hun game(s).

©PXimport

Sneltoetsen: net als in Windows

©PXimport

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).