De meerwaarde van Windows als besturingssysteem is lang niet altijd meer vanzelfsprekend en een Chromebook is in veel gevallen toch iets te beperkend. Het zal dan ook niet verbazen dat steeds meer mensen naar Linux kijken. Is Linux thuis, op school en op het werk te gebruiken? Jazeker! In dit artikel tonen we je hoe je met Ubuntu een computer krijgt die gewoon doet wat je wilt.

Wil je Linux op je computer installeren op je pc thuis voor hobbymatig gebruik, voor school of voor je werk, dan is Ubuntu een uitstekende keuze. Niet alleen is deze Linux-distributie heel gebruiksvriendelijk (nagenoeg alle software die voor Linux wordt ontwikkeld, kan op Ubuntu gebruikt worden), maar ook op hardwaregebied heb je de meeste kans op een vlekkeloze gebruikservaring. De meeste hardwarefabrikanten die Linux ondersteunen, testen hun toestellen namelijk op Ubuntu én leveren drivers voor Ubuntu. Sommige computerfabrikanten leveren zelfs Ubuntu voorgeïnstalleerd op enkele van hun modellen. Op de lijst van Ubuntu Desktop certified hardware vind je vooral laptops en desktops van Dell, maar ook Lenovo en HP maken computers met Ubuntu als besturingssysteem.

01 Kies je versie

Van Ubuntu Desktop bestaan er twee versies, dus je dient eerst een keuze te maken: Ubuntu LTS of de normale Ubuntu-versie. Elke twee jaar in april komt er een LTS-versie uit, en elk half jaar in april en oktober verschijnt er een normale versie.

LTS staat voor ‘long-term support’: deze versie krijgt vijf jaar lang beveiligings- en onderhoudsupdates. Dat klinkt goed, want zo hoef je niet al te snel te upgraden naar een nieuwere versie. Voor bedrijven, waar een upgrade altijd spannend is en veel werk met zich meebrengt, is de LTS-versie dus ideaal. Het nadeel is echter dat je er geen nieuwe functionaliteiten bij krijgt. Als je dus vijf jaar lang dezelfde LTS-versie blijft draaien, werk je uiteindelijk met sterk verouderde software.

Voor de thuisgebruiker is de normale Ubuntu-versie een logischere keuze, dus daar gaan we in deze basiscursus dan ook vanuit. Een normale Ubuntu-versie krijgt negen maanden beveiligings- en onderhoudsupdates. Aangezien er elke zes maanden een nieuwe versie verschijnt, betekent dit wel dat je na het uitkomen van een nieuwe versie maar drie maanden de tijd hebt om te upgraden. Als je niet op tijd upgradet, is je Ubuntu-installatie mogelijk kwetsbaar voor beveiligingslekken. Gelukkig gebeurt een upgrade doorgaans vlekkeloos. Zie je het niet zitten om regelmatig te moeten upgraden en heb je er geen probleem mee om oudere software te draaien, dan kun je met een gerust hart de LTS-versie installeren. Dat is ook de versie die je op computers met een voorgeïnstalleerde Ubuntu vindt.

Ten tijde van schrijven waren de huidige versies Ubuntu 18.04.2 LTS (ondersteund tot april 2023) en Ubuntu 19.04 (ondersteund tot januari 2020).

©PXimport

02 Ubuntu naar dvd of usb-stick schrijven

Om Ubuntu te downloaden kies je de juiste versie op de pagina Download Ubuntu Desktop en klik je op Download. Sla het iso-bestand op en schrijf het naar een usb-stick of dvd. Wil je Ubuntu op een usb-stick zetten, gebruik dan bijvoorbeeld Rufus. Steek een lege usb-stick in je pc, start Rufus op, kies de schijfletter van je usb-stick en klik op Selecteren om je iso-bestand te selecteren. Laat de andere instellingen op hun standaardwaarden staan en klik op Starten om het iso-bestand naar de usb-stick te schrijven. Om een dvd te schrijven, rechtsklik je in Windows 10 op het iso-bestand en kies je Schijfkopiebestand branden. Stop een lege dvd in je pc, selecteer de schijfletter van je dvd-brander, vink Schijf controleren na branden aan en klik op Branden.

©PXimport

03 Ubuntu installeren

De installatie van Ubuntu duurt niet lang en staat duidelijk uitgelegd op de website van Ubuntu. Start je computer van het opstartmedium op, kies de juiste taal en klik dan op Ubuntu installeren. Tijdens de voorbereiding vraagt het installatieprogramma naar je toetsenbordindeling en indien nodig de instellingen voor je wifi-netwerk. Kies voor een Normale installatie, zodat er meteen allerlei standaardsoftware geïnstalleerd wordt. Vink ook de opties aan om al tijdens de installatie de nieuwst beschikbare updates te downloaden en om third-party software voor extra hardwareondersteuning en mediaformaten te installeren. Kies tot slot het type installatie: dualboot naast Windows of de hele schijf gebruiken voor Ubuntu. Kies alleen voor Iets anders als je je installatie op een andere manier wilt uitvoeren en je bekend bent met partitioneringsschema’s. Pas nadat je dit nog eens bevestigd hebt, wordt Ubuntu geïnstalleerd. Ondertussen krijg je de vraag om je locatie te bevestigen en je accountgegevens in te stellen. Afhankelijk van de snelheid van je computer en je netwerk is de installatie meestal na zo’n tien minuten voltooid. Daarna herstart je de pc en verwijder je het opstartmedium zodat je computer de zojuist geïnstalleerde Ubuntu-installatie opstart.

©PXimport

04 Online accounts instellen

Nadat je je aangemeld hebt, start een programma op dat je enkele vragen stelt om Ubuntu naar jouw wensen in te stellen. Als eerste krijg je de vraag of je je online accounts wilt koppelen. Als je dat niet wilt, klik dan gerust op Overslaan. Wil je je accounts later pas koppelen, of extra accounts koppelen (zoals Facebook of Microsoft Exchange), dan kan dat ook later nog door linksboven op Activiteiten te klikken en dan te zoeken op Online accounts. Daarmee open je het instellingenvenster voor online accounts. Standaard stelt Ubuntu voor om onder andere de accounts van Google (voor Gmail, Google Agenda enzovoort), Nextcloud (als je Nextcloud op geïnstalleerd hebt) en Microsoft (voor e-mail en OneDrive) te koppelen. Als je bij deze diensten accounts hebt en een gestroomlijnde integratie met Ubuntu wilt, voeg hier dan je accountgegevens toe: het maakt het werken met Ubuntu nadien veel prettiger. Een toegevoegd account verschijnt daarna rechts van de dienst in de lijst met online accounts. Klik tot slot op Volgende. In de volgende stappen kies je of je anonieme systeeminformatie naar Canonical wilt versturen, of je locatiediensten wilt inschakelen en of je al software wilt installeren. Daarna kun je met Ubuntu aan de slag.

©PXimport

05 Toegang tot je online gegevens

Nadat je het een en ander ingesteld hebt, heb je in Ubuntu toegang tot je online accounts. Klik je bijvoorbeeld bovenaan op de datum, dan krijg je een kalender te zien met de gebeurtenissen die vandaag in je agenda staan. Met het programma Agenda krijg je tot diezelfde agenda toegang en kun je ook gebeurtenissen toevoegen en aanpassen. En als je een printer aan Google Cloud Print toegevoegd hebt, vind je die terug in de lijst van beschikbare printers in Ubuntu. En als je het programma Bestanden opent (of dubbelklikt op het icoontje van je persoonlijke map links boven aan je bureaublad), zie je onderaan in de linkerbalk virtuele schijven voor je online accounts, zoals Google Drive of Nextcloud. Klik je bijvoorbeeld op je Google Drive, dan krijg je onmiddellijk toegang tot je bestanden die bij Google gestald staan. Documenten kun je lokaal in bijvoorbeeld LibreOffice bewerken, en wanneer je het bestand opslaat, wordt het automatisch op je Google Drive bijgewerkt.

Nuttige software voor thuis

©PXimport

06 Documenten en foto’s

Voor een nog betere integratie met bijvoorbeeld je Google-account is het slim om nog een paar GNOME-programma’s te installeren. Open daarvoor links in de Launcher het programma Ubuntu Software Center en installeer dan de programma’s Documenten en Foto’s. Start je vervolgens het programma Documenten, dan zie je een overzicht van je documenten, óók die online opgeslagen en met jou gedeeld zijn. Bovendien kun je eenvoudig door al die documenten zoeken. Klik daarvoor op het vergrootglas linksboven, en selecteer dan naast het zoekveld van welke bronnen en welk type bestanden je de resultaten wilt zien. Uiteraard kun je via Documenten de documenten ook gewoon bekijken en ze met een programma als LibreOffice openen om ze te bewerken.

Het programma Foto’s werkt nagenoeg hetzelfde. Het vindt automatisch alle foto’s op je online accounts en toont ze naast je lokaal opgeslagen foto’s. Ook foto’s die je op Facebook of Flickr opgeslagen hebt (als je die accounts toegevoegd hebt), worden getoond. Die foto’s kun je ook naar andere apparaten in je netwerk sturen om ze bijvoorbeeld op de tv aan familie of vrienden te laten zien. Klik daartoe op een foto en kies dan uit het menu voor Tonen op en selecteer de gewenste DLNA-renderer.

©PXimport

07 E-mail en contacten

Online e-mailaccounts kunnen helaas niet geïntegreerd worden in het standaard in Ubuntu geïnstalleerde e-mailprogramma Mozilla Thunderbird, maar dat kan wel in het programma Evolution. Ook dit programma installeer je weer via het Ubuntu Software Center.

Let op: als je tweestapsverificatie ingeschakeld hebt bij je Google-account, moet je dit voor je Ubuntu-computer even uitschakelen. Dat kan bijvoorbeeld door op de computer in te loggen op Gmail met Firefox en dan bij het inloggen klikken op Niet meer vragen op deze computer aan te vinken bij de extra aanmeldstap. Doe dit voordat je Evolution opent!

Open je daarna Evolution, dan hoef je niets meer te configureren: alle e-mail vind je onder Post onder het juiste e-mailaccount, de contactpersonen staan onder Contacten, je agenda kun je bewerken onder Agenda en nieuwe taken maak je aan onder Taken.

©PXimport

Nuttige software voor het werk

08 Toegang tot je netwerkshares

Ubuntu geeft je niet alleen toegang tot je cloudopslagdiensten als je je online accounts ingesteld hebt, het programma Bestanden laat je ook toe gedeelde mappen op andere computers in je netwerk te benaderen. Klik daarvoor in Bestanden links onderaan op Andere locaties. Je ziet dan alle computers in je netwerk. Klik op een computer om toegang tot de gedeelde bestanden te krijgen. Mogelijk moet je eerst nog een gebruikersnaam en wachtwoord invoeren als dat op die computer ingesteld is. Vervolgens wordt de gedeelde map op je computer geopend en zijn alle bestanden daaruit voor al je programma’s in Ubuntu beschikbaar. Zo’n gedeelde map vind je ook terug bij je netwerkmappen in de linkerzijbalk van Bestanden.

©PXimport

09 Bestanden delen op je netwerk

Helaas kost het wat meer moeite om de mappen van je Ubuntu-pc met andere computers te delen. Rechtsklik daarvoor op de map die je wilt delen in Bestanden en klik in het menu dat verschijnt op Lokale netwerkschijf. Vink Deze map delen aan. De eerste keer dat je dit doet, vraagt Ubuntu of je de dienst om mappen te delen wilt installeren. Klik op Dienst installeren. Je kunt de map daarna, indien gewenst, een andere naam geven, anderen schrijftoegang geven of gasttoegang (zonder wachtwoord) inschakelen. Klik tot slot op Gedeelde map aanmaken.

Als je niet alleen met gasttoegang mappen wilt delen, maar wilt je moet inloggen voordat je de inhoud van de mappen kunt zien, open dan een Terminal en typ daarin de opdracht sudo smbpasswd -a gebruiker met je gebruikersnaam van je Ubuntu-pc. Voer daarna het wachtwoord in dat je voor je gedeelde mappen wilt instellen en bevestig het wachtwoord. Daarna kun je op een andere computer de gedeelde map met je Ubuntu-gebruikersnaam en het ingestelde wachtwoord gebruiken.

©PXimport

10 Automatische reservekopieën

Zelfs als je veel in de cloud doet, staan er altijd nog wel bestanden op je computer die je liever niet verliest. Gelukkig maakt Ubuntu het eenvoudig om reservekopieën te maken. Open het programma Reservekopieën. Als je links op Mappen om een reservekopie van te maken klikt, zie je dat daar standaard je persoonlijke map staat. Met het plusteken onderaan voeg je daar nog andere mappen aan toe en met het minteken verwijder je mappen weer uit de lijst. Bij Mappen om te negeren stel je in van welke submappen uit de ingestelde mappen je geen reservekopie hoeft. Standaard staan daar de prullenbak en je downloadmap. Nadat je ingesteld hebt wat je wilt kopiëren, geef je aan waar je de reservekopie naartoe gekopieerd wilt hebben. In Reservekopielocatie kun je een account bij Google Drive of Nextcloud kiezen, een netwerkserver op je lokale netwerk of een lokale map. Dat laatste is natuurlijk niet zo veilig als back-uplocatie. Kies je een netwerkserver, vul dan bij Netwerklocatie een url in, inclusief het protocol, bijvoorbeeld smb://gebruikersnaam@NAS/backups. Vul daarna de map in waarin de reservekopie terecht moet komen. Ga dan links naar Overzicht en klik op Nu reservekopie maken om te testen of het werkt. De eerste keer krijg je de vraag om de benodigde pakketten te installeren, doe dat. Ook krijg je de vraag om een wachtwoord in te stellen om je reservekopie mee te versleutelen. Als het uploaden van je reservekopie gelukt is, kun je in Planning automatische reservekopieën instellen. Een reservekopie herstellen gaat even eenvoudig: klik in Overzicht op Herstellen. Probeer dat ook eens uit, dan weet je helemaal zeker dat je met een gerust hart kunt gaan slapen: je werk in Ubuntu zal niet zomaar verloren gaan!

©PXimport

Hardwarecompatibiliteit

©PXimport

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).