Gebruikersvoorkeuren, Windows-instellingen, software- en hardwareconfiguraties: al deze informatie wordt bijgehouden in het register. Een hiërarchisch opgebouwde database in Windows. Hoe krijg je toegang tot het Windows-register, hoe maak je een veiligheidskopie en hoe ga je na je wat er zoal in dit register gebeurt?

Tip 01: Bestanden

Het Windows-register houdt talloze instellingen bij. Niet alleen van Windows zelf, maar ook van hardwarecomponenten en allerlei andere applicaties en services. Op het niveau van de Verkenner blijkt het register uit een reeks bestanden te bestaan (ook wel hives genoemd – letterlijk: bijenkorven) waarvan de meeste zich bevinden in de map %systemroot%\system32\config. Het is absoluut niet de bedoeling dat je deze binaire bestanden rechtstreeks probeert te openen, laat staan te wijzigen of te verwijderen. Windows laat je deze informatie gelukkig wel op een gebruiksvriendelijkere manier benaderen via een ingebouwde tool: druk op Windows-toets+R en voer Regedit uit.

©PXimport

Tip 02: Boomstructuur

Zodra je het register met Regedit hebt opgestart, zie je in het linkervenster de vijf hoofdsleutels te zien in de vorm van een boomstructuur, waarbij elk item op een steeds lager niveau sleutels, subsleutels en ingangen bevat. Die ingangen verschijnen in het rechtervenster van Regedit en worden gekenmerkt door een naam, een gegevenstype en de eigenlijke data. Er zijn zes verschillende gegevenstypes, maar bij het tweaken kom je vooral met twee types in aanraking: tekenreekswaarden (een tekenreeks met variabele lengte) en dword-waarden (een ‘double word’ oftewel een waarde van 32 bits, vaak gebruikt voor schakelopties als 0 (uit) en 1 (aan)). Net zoals in het navigatievenster van de Verkenner is het voldoende om te dubbelklikken op het item om dieper in de boomstructuur te kunnen afdalen. Zolang je geen wijzigingen aanbrengt, is het volkomen veilig om zo het register te benaderen. Ga bijvoorbeeld maar eens op zoek naar de schijflocatie van de Windows-hives te zien. Dubbelklik achtereenvolgens op HKEY_LOCAL_MACHINE / SYSTEM / CurrentControlSet / Control / Hivelist.

©PXimport

Tip 03: Sleutelback-up

Voor we je vertellen hoe je de inhoud van sleutels kunt wijzigen, geven we je eerst mee hoe je een veiligheidskopie maakt, zowel van individuele sleutels als van het complete register. Immers, een ondoordachte aanpassing zadelt je in het slechtste geval met een onopstartbare Windows op.

Beginnen we met het back-uppen van een registersleutel: klik de gewenste (sub)sleutel met de rechtermuisknop aan en kies Exporteren. Check bij Exportbereik of inderdaad de gewenste (sub)sleutel is geselecteerd en geef een duidelijke naam voor het exportbestand op. Je hebt verschillende opties bij Opslaan als. Standaard staat hier Registerbestanden (*.reg) geselecteerd: het resultaat is een tekstbestand waarop je in de Verkenner enkel hoeft te dubbelklikken om, na je bevestiging, de originele waarden binnen die (sub)sleutel in register terug te zetten. Had je intussen echter nieuwe subsleutels binnen die sleutel gecreëerd, dan worden deze niet automatisch verwijderd wanneer je zo’n reg-bestand terugplaatst. Is dat wel de bedoeling, dan dien je bij Opslaan als het type Registercomponentbestanden (*.*) te selecteren. Het resulterende bestand is binair en kun je terugzetten vanuit Regedit, via Bestand / Importeren, waarbij je als type Registercomponentbestanden (*.*) instelt.

©PXimport

Tip 04: Registerback-up

Hoewel een registerback-up ook mogelijk is met behulp van een systeemherstelpunt (druk op de Windows-toets, tik herstel in en kies Een herstelpunt maken) of door in het register het menu Bestand / Exporteren te kiezen en bij Exportbereik de optie Alles aan te stippen, kun je beter gebruikmaken van een externe tool als Regbak. Na een eenvoudige installatie start je de tool op en druk je op de knop New Backup. Voorzie het van een geschikte naam en laat de standaardlocatie %SystemRoot%\RegBak ongemoeid. Indien noodzakelijk kun je dit aanpassen via Options. Eventueel bepaal je via Click here to view details welke hives je in de back-up mee wilt nemen. Bevestig met OK / Start en even later is de back-up toegevoegd aan het overzicht.

Ook het herstellen van een compleet register, met behulp van RegBak, is eenvoudig. Start RegBak op, selecteer de gewenste back-up, druk op Restore en op Start – tenzij je nog wilt specificeren welke hives je precies wilt terugzetten: in dat geval klik je eerst de Options aan.

©PXimport

Tip 05: Registerherstel (1)

Maar wat als je je register zo verknoeid hebt dat Windows niet meer wil opstarten? Start dan je systeem op met het installatiemedium van Windows. Heb je nog niet eerder zo’n installatiemedium gemaakt, creëer dat dan alsnog met behulp van een andere pc en het hulpprogramma Windows Media Creation Tool. Zodra je het systeem hiermee hebt opstart, stel je eerst taal en toetsenbord in, waarna je voor Uw computer herstellen kiest. Vervolgens selecteer je Problemen Oplossen / Opdrachtprompt. Het komt er vervolgens op aan de juiste stationsletter van je Windows-partitie te vinden, wat wellicht niet het gebruikelijke station (C:) is. Een eenvoudig trucje hiervoor is door via de opdrachtprompt Notepad uit te voeren en dan door Bestand / Opslaanals de stationsletter van je Windows-partitie te vinden – dus die met (onder meer) de map \Windows.

©PXimport

Tip 06: Registerherstel (2)

Heb je de locatie gevonden? Sluit dan Notepad af en ga met het commando cd <naam submap> stapsgewijs naar de back-upmap van Regbak; normaliter is dat iets als \Windows\Regbak\<naam_pc>\<datum_backup>. Wanneer je nu het commando dir uitvoert, zou je hier onder meer het bestand regres.cmd terug moeten kunnen vinden.

Voer vervolgens het commando regres.cmd uit met als parameter de stationsletter van je Windows-partitie (bijvoorbeeld: regres.cmd e:). Als het goed is, worden je register-hives nu mooi teruggezet en kun je Windows weer op de normale manier opstarten. Je voert deze procedure uiteraard alleen maar uit als Windows daadwerkelijk niet meer wil opstarten door een corrupt register.

©PXimport

Tip 07: Tweaks

Je weet nu hoe je zowel individuele sleutels als het complete register kunt back-uppen en terugplaatsen, en dus kun je met een gerust geweten registertweaks uitvoeren. Er zijn vele tweaks op internet te vinden, bijvoorbeeld via een zoekterm als windows 10 registry tweak <topic>.

We laten een eenvoudige tweak zien, namelijk: je wilt ook de seconden zien in de Windows-systeemklok. Start Regedit op en navigeer naar de sleutel HKEY_CURRENT_USER \ SOFTWARE \ Microsoft \ Windows \ CurrentVersion \ Explorer \ Advanced. Als je deze sleutel opent, vind je in het rechtermenu een hele reeks items, maar ShowSecondsInSystemClock staat er niet bij. Zelf aanmaken dus maar … Ga naar het menu Bewerken en kies Nieuw / DWORD-waard (32 bits). Wijzig de naam in ShowSecondsInSystemClock en dubbelklik vervolgens op dit item. Wijzig de huidige waarde 0 in 1. Bevestig met OK, sluit Regedit af en meld je opnieuw bij Windows aan. Wil je de seconden weer kwijt, wijzig dan de 1 in 0 of verwijder de waarde ShowSecondsInSystemClock.

©PXimport

Tip 08: Snel vinden

Wil je vaker naar dezelfde registersleutel terugkeren, dan is het slim deze in Regedit aan je favorietenlijst toe te voegen. Open de betreffende sleutel, ga naar Favorieten, kies Toevoegen aan favorieten, geef het een geschikte naam een bevestig met OK. Je vindt de sleutel voortaan onder de opgegeven naam terug in het menu Favorieten.

Daarnaast kun je in het register ook naar specifieke namen zoeken. Open daarvoor het menu Bewerken en kies Zoeken. Vul een zoekterm in en geef aan in welke onderdelen je precies wilt zoeken: Sleutels, Waarden en/of Gegevens. Met F3 navigeer je naar het eerstvolgende zoekresultaat. Houd er wel rekening mee dat Regedit enkel zoekt vanaf de sleutel die je op dat moment hebt geselecteerd.

Voor nog krachtiger zoekmogelijkheden is het portable RegScanner een prima tool. Onderaan de webpagina vind je trouwens ook een Nederlands taalbestand (regscanner_dutch.zip) dat je eerst uitpakt en vervolgens in de eveneens uitgepakte programmamap plaatst. Start het programma op, klik op Opnieuw Scannen en vul de zoekcriteria in. Je kunt onder meer aangeven in welke hives RegScanner (niet) mag speuren, binnen welke periode een registersleutel aangepast zou zijn enzovoort. Met een dubbelklik open je de gevonden sleutel in Regedit.

©PXimport

Tip 09: Opschonen

Het kan altijd gebeuren dat registersleutels corrupt raken of niet meer ter zake doen. Een zogenoemde registercleaner kan dergelijke ongeregeldheden wellicht voor je oplossen. Echter, in tegenstelling tot wat je vaak leest, zal zo’n tool zelden een fiks probleem kunnen oplossen of je systeemprestaties kunnen verhogen. Erger zelfs, het valt niet uit te sluiten dat zo’n programma net iets te voortvarend te werk gaat en sleutels verwijdert die alsnog nodig bleken. Wil je een dergelijk programma toch gebruiken, zorg er dan in ieder geval voor dat je een registerback-up (zie ook tip 4 en 5) hebt gemaakt.

Er zijn verschillende gratis registercleaners, waaronder CCleaner en Auslogics Registry Cleaner. We bekijken even deze laatste. Verwijder tijdens de installatie het vinkje naast alle onderdelen die je niet mee wilt installeren. Start de tool op en klik op Scan Now. Na afloop kun je de gevonden ‘problemen’ bekijken en eventueel bepaalde vinkjes weghalen. Controleer of er wel degelijk een vinkje staat bij Back Up Changes en druk vervolgens op Repair. Gaat er onverhoopt toch iets fout, open dan het menu File en kies Rescue Center. Selecteer de gemaakte back-up, klik op Restore en op Yes.

©PXimport

Tip 10: Aanpassing opsporen

Het kan nuttig zijn om te weten welke registersleutels een programma of service tijdens de installatie of het gebruik zoal aanpast. Met een gratis tool als RegistryChangesView (een Nederlands taalbestand is afzonderlijk te downloaden en uit te pakken) kun je daarachter komen. Start de tool op en klik op de knop Momentopname van register maken. Bepaal welke hives je in het snapshot mee wil nemen, bedenk een geschikte naam en locatie en bevestig met Momentopname maken. Installeer of gebruik vervolgens het programma waarvan je de registerimpact wilt nagaan. Vervolgens kies je Bestand / RegistryChangesView-opties en verwijs je bij Gegevensbron van register 1 naar je snapshotmap. Bij Gegevensbron van register 2 kun je Huidige register selecteren – tenzij je ook hiervoor een tweede snapshot had gemaakt: in dat geval kies je hier Opgeslagen momentopname van register. Zodra je op OK drukt, verschijnt er een mooi overzicht van de verschillen.

©PXimport

Tip 11: Monitoren

Het is overigens ook mogelijk in realtime na te gaan wat er allemaal in het register gebeurt. Ook hiervoor bestaan enkele tools, waaronder Sysinternals Process Monitor. Pak het gedownloade zip-bestand uit en start de portable tool op. Zorg ervoor dat in de knoppenbalk alleen het knopje Show Registry Activity is geselecteerd (de vijfnalaatste in de rij): in de statusbalk onderaan zie je het aantal registeractiviteiten. Handig is nog het vizierknopje: wanneer je dat naar een open programmavenster versleept, worden alleen de (register)activiteiten van die applicatie getoond. Om je een idee te geven: onze eigen Word-applicatie zorgde voor zo’n 20.000 registerwijzigingen binnen zo’n vijf minuten. Gelukkig bevat het programmaatje een aantal krachtige filteropties zodat je toch je weg kunt vinden binnen de ontstellende hoeveelheid informatie. Ga naar het menu Filter, kies Filter en vul de gewenste filtercriteria in. Je zal al snel merken: Process Monitor mikt vooral op de doorwinterde gebruiker.

©PXimport

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).