15 sneltoetsen voor Office
Wie gericht en weloverwogen het toetsenbord gebruikt in plaats van de muis, wint aan snelheid en gemak helemaal als u gebruikmaakt van programma's die u op beide manieren kunt gebruiken, zoals Microsoft Office. In deze Tips & Trucs geven we u een overzicht van de beste toetscombinaties in Office. Hoe maakt u ze nog beter, en wanneer is het juist verstandig ze niet te gebruiken?
01. Meer Office op de netbook
Een nadeel van het Lint in de nieuwe Office-interface is dat het veel ruimte inneemt. Zeker op een netbook is dat al snel een vijfde van het scherm, waardoor de ruimte voor het document snel te klein wordt. Een superhandige sneltoets is dan Ctrl+F1. Daarmee wordt het Lint dichtgeklapt en komt er meer ruimte vrij voor de weergave van het document. In Excel scheelt het al snel vier hele rijen die dan ineens wél zichtbaar worden. Voor de bediening heeft het bovendien nauwelijks gevolgen. U kunt nog steeds via de toetsen door het Lint manoeuvreren. Een tweede Ctrl+F1 zorgt ervoor dat het Lint direct weer geopend wordt.
©PXimport
Meer zicht op uw document met een verkleind Lint.
02. Plakken aanpassen
De meest gebruikte toetscombinatie in Word is Ctrl+V gevolgd door Ctrl+Z. Oftewel: plakken en ongedaan maken omdat het resultaat niet bevalt. Om zelf te bepalen wat de standaard plakmethode is, houdt u de rechter Alt-toets ingedrukt, en kiest u voor dan B, T voor Bestand / Opties. Ga via de pijltjestoetsen naar Geavanceerd en dan via Tab naar het rechter deelvenster. Ga naar Knippen / kopiëren en plakken. Kies daar de standaard manier van plakken binnen een document, tussen twee documenten, bij conflicterende stijlen, en voor het plakken vanuit een ander programma. Bevestig via Enter.
©PXimport
Voorkom veel onnodig Ctrl-Z-gebruik door de plakopties goed in te stellen.
03. Menu's bedienen
De nieuwe interface van Office wekt de indruk voor de muis gemaakt te zijn. Toch kunt u alle functies en het Lint via het toetsenbord besturen. Druk de linker Alt-toets in om de toetsbesturing te activeren. Bij alle items op het Lint verschijnen kleine vakjes met een letter erin. Druk de toets in van de letter bij het onderdeel dat u wilt gebruiken. Het onderdeel wordt nu geopend, en wederom zijn alle functies voorzien van een letter zodat u de desbetreffende optie via het toetsenbord kunt gebruiken. Dit werkt ook voor de functies op de werkbalk Snelle Toegang, alleen worden dan cijfers gebruikt in plaats van letters.
©PXimport
Activeer het Lint met de Alt-toets.
04. Navigeren in het Lint
U kunt ook F10 gebruiken om het Lint te activeren en daarna met de pijltjestoets voor rechts en links een volgend tabblad op het lint selecteren. Gebruik de Tab-toets om binnen een actief tabblad een groep te selecteren en de spatiebalk om een functie te activeren. U kunt ook weer de pijltjestoetsen gebruiken om tussen de onderdelen binnen de groep te navigeren. Wilt u weg uit de groepen en terug naar 'boven' om op het Lint weer een tabblad te selecteren, gebruik dan de toets met het pijltje omhoog.
©PXimport
Hoeveel functies er ook zijn op het Lint, met Alt- en pijltjestoetsen raast u er doorheen.
05. Geen Shift voor hoofdletters
Iedere zin begint met een hoofdletter. En Word weet dat. De tekstverwerker weet bijna foutloos wanneer u met een nieuwe zin begint, namelijk wanneer er daarvoor een punt is getypt. Dus kan Word het plaatsen van hoofdletters van u overnemen. Typt u een punt, dan maakt Word van de volgende letter een hoofdletter. Maar toch begint iedereen een nieuwe zin door de Shift-toets in te drukken. Stop daarom zinnen zelf te beginnen met een hoofdletter, laat het lekker aan Office over!
©PXimport
Hoofdletters worden aan het begin van iedere zin automatisch geplaatst door Word.
06. Taalzaken
Via F7 start u de spelling- en grammaticacontrole. Verwante toetscombinaties die dan ook lekker gemakkelijk te onthouden zijn, zijn Shift+F7 en Alt+F7. De eerste opent de synoniemenlijst terwijl de tweede de volgende spelfout selecteert met het contextmenu geopend, alsof u er met de rechtermuisknop op geklikt hebt. Met de pijltjestoets kunt dan snel het juiste woord selecteren en bevestigen via Enter. Tot slot opent Alt+Shift+F7 het venster Onderzoeken met bijvoorbeeld de vertaalfunctie. Alles rondom taal heeft dus iets met F7 te maken.
©PXimport
Ook de controle van het taalgebruik laat zich prima via het toetsenbord uitvoeren.
07. Items maken in Outlook
Outlook is een van de meer muisintensieve onderdelen in Office. Outlook kan echter ook prima zonder muis. Een belangrijke sneltoets is die voor het maken van een nieuw item. In Outlook Control+N. Maar wat u dan krijgt is afhankelijk van het onderdeel dat geopend is, de agenda, e-mail, contactpersonen. Mooier is het direct aan te geven wat voor item u wilt. Ctrl+Shift+M opent een nieuw mailbericht, Ctrl+Shift+A een nieuwe afspraak, Ctrl+Shift+C een nieuw contactpersoon. Iets moeilijker te onthouden zijn Ctrl+Shift+Q voor een nieuwe vergadering en Ctrl+Shift+K voor een nieuwe taak.
©PXimport
De sneltoetsen om nieuwe items te maken in Outlook zijn goud waard.
08. Tekst opmaken
Bekende toetscombinaties voor het opmaken van tekst zijn Ctrl+B voor vet, Ctrl+I voor cursief en Ctrl+U voor onderstrepen. Maar er is meer. Met Ctrl+1, 2 of 5 zet u de regelafstand op 1, 2 of 1,5, en met Ctrl+0 voegt u een witregel toe. Ook voor uitlijnen zijn er sneltoetsen: Ctrl+E voor centreren, Ctrl+J voor uitvullen, Ctrl+L en R voor links en rechts uitlijnen. Ook erg handig zijn Ctrl+Shift+> en Ctrl+Shift+< waarmee u de tekengrootte groter of juist kleiner maakt. Wilt u de opmaak van tekst op meerdere plekken gebruiken, kopieer deze dan met Ctrl+Shift+C en pas de opmaak toe op andere tekst via Ctrl+Shift+V. Dezelfde combinaties als gewoon kopiëren en plakken maar met de Shift-toets erbij.
©PXimport
Ook bij tekstopmaak is er snelheid te winnen door de belangrijkste toetscombinaties te kennen én te gebruiken.
09. Documenten opmaken
Behalve voor de opmaak van tekst zijn er ook sneltoetsen voor het opmaken van documenten. Stijlen bijvoorbeeld laten zich prima toepassen tijdens het typen en met de razendsnelle combinaties Alt+Ctrl+1 voor Kop 1, Alt+Ctrl+2 voor Kop 2 en Alt+Ctrl+3 voor Kop 3. Met Alt+Shift en pijl naar links verhoogt u het niveau van een alinea, met Alt+Shift en de pijl naar rechts verlaagt u die. Met Ctrl+Shift+N zet u een tekst weer terug in de Standaard-opmaak. Behalve de Kop-stijlen kunt u zelf aan andere veelgebruikte stijlen een sneltoets toewijzen. Klik op het Lint met de rechtermuisknop op de stijl die u wilt koppelen aan een sneltoets op het dropdownmenu en kies Wijzigen. Klik dan op Opmaak, Sneltoets. Druk de gewenste toetscombinatie in en bevestig via Toewijzen.
©PXimport
Koppel een sneltoets aan een stijl voor gemakkelijk hergebruik.
10. Een mail maken, controle en versturen in acht toetsen
Een e-mail versturen, we denken er al niet eens meer bij na. Toch maar weer eens even doen. Het kan namelijk sneller en handiger. Zodra Outlook is geopend maakt u via de combinatie Ctrl+Shift+M een nieuwe mail. Ctrl+Shift+B opent het Adresboek, maar deze handeling is meestal niet nodig - gewoon typen en het automatisch de naam of het mailadres laten vinden gaat sneller. Selecteren via de pijltjestoets, Enter om in te voegen. Twee keer Tab zet de cursor in het Onderwerp-veld, de volgende Tab in de tekst. Klaar? F7 voor spellingcontrole en Ctrl+Enter om het bericht te versturen.
©PXimport
Bericht maken, adressen, controleren en versturen het kan allemaal via het toetsenbord.
11. Navigeren in Word en Excel
In Word brengt Home de cursor naar het begin van de regel, End naar het eind. PgUp en PgDn zijn bekend voor het omhoog en omlaag scrollen per pagina, in combinatie met de Ctrl-toets gebeurt hetzelfde, maar met de cursor op de eerste positie van iedere pagina. Ctrl+End brengt u naar de laatste positie in het document, Ctrl+Home juist naar de eerste. De pijltjestoetsen navigeren per teken of regel, samen met de Ctrl-toets per alinea, in Excel per cel. In Excel is Ctrl+G handig, gevolgd door de celnaam en Enter en brengt Ctrl samen met een pijltjestoets u naar de volgende cel in de rij of kolom waar iets in staat.
©PXimport
De laatste cel in Excel is met twee keer een toetscombinatie het snelst te bereiken.
12. Hyperlinks volgen
Is het in de browser voldoende om op een link te klikken om de desbetreffende site te bezoeken, dit gaat niet op voor een Office-document. Standaard moet ook de Ctrl-toets ingedrukt worden en terwijl die ingedrukt is, klikt u met de muis op de link. Wilt u echter volstaan met een simpel muisklik? Ga in Word naar Bestand / Opties / Geavanceerd en haal het vinkje web bij Ctrl-klikken gebruiken om de hyperlink te volgen. Het kan natuurlijk ook via F10 / B / T / G. In Outlook vindt u dit onder Bestand / Opties / E-mail / Editoropties / Geavanceerd.
©PXimport
Navigeren net als op internet, scheelt weer een toetsaanslag!
13. Functietoetsen
Je zou ze bijna vergeten, maar de functietoetsen F1 tot en met F12 zijn ook sneltoetsen. Een sneltoets hoeft geen onmogelijk te onthouden toetscombinatie te zijn, gewoon F2 is natuurlijk net zo makkelijk. F1 opent de Help-functie, met F8 kunt u gemakkelijk selecties maken door eerst de cursor op het beginpunt te zetten, dan F8 in te drukken en dan ergens in het document te klikken om het einde van de selectie vast te leggen, F12 is Opslaan als en onze persoonlijk favoriet is F4. Met F4 kunt u de laatste bewerking herhalen. Moeten bijvoorbeeld meerdere losse woorden in een tekst rood gekleurd worden, kleur dan het eerst woord rood, zet de muis in het volgende woord, en druk op F4.
©PXimport
Met F4 kunt u de laatste actie in Word eindeloos herhalen.
14. Schuiven met tekst
Met Alt+Shift en dan pijl omhoog of pijl omlaag, kunt u de alinea waar de cursor in staat binnen het document verschuiven. Eerst selecteren met de muis is dan niet nodig. Behalve verticaal is het ook handig horizontaal te kunnen schuiven. Dit speelt vooral bij opsommingen. Zet de cursor voor een item in een opsomming en druk op Tab om het niveau van dat item te verlagen. Het gaat bijvoorbeeld van een cijfer naar een letterreeks. En omgekeerd kan ook, opwaarderen gaat juist via Shift+Tab.
©PXimport
Items promoten of demoten in een opsomming gaat het snelst met Tab en Shift+Tab.
15. Sneltoetsen aanpassen
De sneltoetsen in Word liggen weliswaar vast (in de template normal.dot) maar u kunt ze aanpassen of eigen sneltoetsen bepalen. Druk op Alt gevolgd door B, T. Kies dan L voor Lint aanpassen en gebruik dan Alt+A om de optie Sneltoetsen: Aanpassen onderin het scherm te activeren. Kies een categorie en een van de opdrachten binnen die categorie. Kijk of er al gebruikte toetsen bekend zijn, zo nodig kunt u er een selecteren en via Alt+V verwijderen. Wilt u een sneltoets voor een opdracht vastleggen, klik dan met de muis in de regel onder Druk op nieuwe sneltoets en voer dan de nieuwe sneltoets uit. Word registreert welke toetsen u indrukte en legt deze vast. Gebruik Alt+T om de nieuwe sneltoets vast te leggen. Bevestig via Sluiten.
©PXimport
U kunt ook zelf sneltoetsen bepalen of al bestaande sneltoetsen aanpassen.
