De omvormer is na de zonnepanelen het belangrijkste onderdeel van je systeem. Het is dan ook belangrijk om de juiste omvormer te kiezen. Onderstaande tips helpen je hierbij.

Type omvormers

De omvormer is een apparaat dat de gelijkstroom uit de zonnepanelen omzet in wisselstroom die je in je huis en op het stroomnet kunt gebruiken. Er zijn verschillende typen omvormers: de standaard string-omvormers, micro-omvormers en power-optimizers.

De voor- en nadelen van een string-omvormer

©zstockphotos

De string-omvormer is de meest gebruikte optie. Het is een kastje ter grootte van een halve magnetron dat vaak in de technische ruimte geplaatst wordt, met een enkele kabel die via alle zonnepanelen loopt. Deze omvormer heeft als voordeel dat hij goedkoop is en een hoge efficiëntie kan opleveren. De belangrijkste nadelen zijn de levensduur van slechts 10-15 jaar en het feit dat de zwakste schakel telt bij schaduwwerking en paneeldegradatie.

String-omvormer: pluspunten

String-omvormer: minpunten

De voor- en nadelen van een micro-omvormer

©Brandon Laufenberg

Micro-omvormers zijn een nieuw type omvormer, waarbij onder elk paneel of elke twee panelen een kleine individuele omvormer wordt geplaatst. De belangrijkste voordelen zijn dat schaduwwerking en paneeldegradatie van individuele panelen de rest van de zonnepanelen niet langer negatief beïnvloeden. Tevens hebben micro-omvormers een verwachte levensduur van wel 25 jaar, en hoeven dus niet na 10-15 jaar vervangen te worden. Ook is er dus binnen in huis geen ruimte nodig om een omvormer te plaatsen. Ook is het bij micro-omvormers mogelijk het systeem op een later moment uit te breiden met andere panelen. Dit is niet mogelijk bij een systeem met een centrale omvormer, omdat deze is gedimensioneerd aan het aantal panelen op het dak. Als je daar extra panelen aan koppelt, zal er op een zonnige dag zoveel stroom worden opgewekt dat de omvormer dat niet aan kan en uit veiligheid uitschakelt. De nadelen zijn dat het initieel een duurdere optie is (dubbel zo duur als een normale omvormer) en dat in het geval van onderhoud op het dak moet worden gewerkt in plaats van op zolder.

Micro-omvormer: pluspunten

Micro-omvormer: minpunten

De voor- en nadelen van een power-optimizer

©Andrey Moisseyev

Power-optimizers zijn omvormers die beide technologieën combineren. Power-optimizers hebben nog steeds een enkele centrale omvormer die de gelijkstroom naar wisselstroom omzet. Maar elk paneel is tevens individueel geschakeld middels een klein kastje, waardoor ieder paneel zijn eigen optimale output kan hebben. Het voordeel ten opzichte van micro-omvormers is dat er een iets hogere efficiëntie behaald kan worden; het nadeel is dat de centrale omvormer nog steeds na 10-15 jaar vervangen moet worden. Ook neemt een centrale omvormer binnen ruimte in.

Power-optimizer: pluspunten

Power-optimizer: minpunten

Hoe kies ik de beste omvormer?

Levensduur

De levensduur van de omvormer is gemiddeld 10-15 jaar. Normale string-omvormers hebben een levensduur van ongeveer 10-15 jaar en de meeste fabrikanten geven een garantie van maximaal 10 jaar. Micro-omvormers komen met de belofte van een levensduur van 25 jaar en lijken die leeftijd ook werkelijk te behalen. Op power-optimizers zit ook een garantie van 25 jaar, al moet de centrale kast dan wel eerder vervangen worden.

Een omvormer heeft geen onderhoud maar wel vervanging nodig. Dit kan of een complete vervanging zijn of een revisie (herstel) middels vervanging van de printplaat in plaats van de complete omvormer. De omvormer moet dus in ieder geval één keer gereviseerd of vervangen worden gedurende de verwachte levensduur van de zonnepanelen. De kosten hiervan bedragen ongeveer 10-15% van de systeemprijs.

Efficiëntie

Hoe efficiënt is de omvormer, met andere woorden: hoeveel van de gelijkstroom wordt omgezet in wisselstroom? Dit zit normaliter tussen de 96% en 98%. De beste omvormers hebben een efficiëntie van meer dan 98%. Goedkopere modellen van minder bekende fabrikanten hebben vaak een iets lagere efficiëntie. Bedenk dat als de zonnepanelen € 500 - € 1000 per jaar opbrengen dat een 2% efficiëntieverschil van de omvormer € 10 - € 20 euro per jaar is. Omdat de levensduur van omvormers ongeveer 10 jaar is, kan een goede omvormer dus een paar honderd euro meer opbrengen dan een slechte omvormer.

Onthoud wel dat de efficiëntie de maximaal haalbare efficiëntie is, en dat deze niet altijd behaald wordt. Als er bijvoorbeeld maximaal 100 Watt door de omvormer gaat en deze omvormer zelf 2 Watt gebruikt, dan is dat een omvormerefficiëntie van 98%. Maar bij een heel lage zoninstraling van bijvoorbeeld 20 Watt leidt een verbruik van 2 Watt tot een efficiëntie van slechts 90%. Voor gedetailleerd advies over de keuze voor een omvormer kun je terecht bij je lokale installateur.

Grote fabrikant

Een groot merk is meestal een veilige keuze: grote fabrikanten in omvormers hebben vaak een meer betrouwbare garantie. Bij normale omvormers zijn merken zoals SMA, Goodwe of Growatt marktleiders, al zijn er tientallen andere omvormerfabrikanten om uit te kiezen. In het geval van power-optimizers is SolarEdge marktleider, in geval van micro-omvormers is dat Enphase.

Een bijkomend voordeel van een grote fabrikant is dat je na 10-15 jaar een revisie (herstel) van de omvormer kunt aanvragen in plaats van complete vervanging. Dit scheelt ongeveer de helft van de vervangingskosten, maar dan moet de fabrikant na 10-15 jaar nog wel bestaan.

Capaciteit

Een kleinere omvormer kan interessant zijn. De capaciteit van de omvormer wordt net als de systeemgrootte van de zonnepanelen uitgedrukt in kWp. Deze capaciteit hoeft echter niet hetzelfde te zijn. In sommige gevallen is een kleine omvormer aan te raden, bijvoorbeeld een 3.6kWp omvormer op een 4.0kWp zonnepanelensysteem. De reden hiervoor is dat elke omvormer een minimum hoeveelheid stroom nodig heeft om aan te springen, en deze minimum hoeveelheid is hoger voor omvormers met een grotere capaciteit. Dus een kleinere omvormer zorgt ervoor dat je omvormer eerder aanspringt in de morgen en later uitspringt in de avond, wat een betere energieopbrengst tot gevolg heeft. Het nadeel dat zo’n omvormer op hele zonnige dagen de output aftopt is minimaal in minder zonnige landen – zoals Nederland.

Schaduw

Bij schaduw zijn micro-omvormers of power-optimizers een betere optie. Een normale omvormer wordt op zolder geplaatst en heeft een enkele string die alle panelen achter elkaar schakelt. Dit betekent dat de output van het zwakste zonnepaneel (in de schaduw) bepalend is voor de andere panelen (niet in de schaduw). Micro-omvormers, bijvoorbeeld van het merk Enphase, en power-optimizers, bijvoorbeeld van het merk SolarEdge, hebben dit probleem niet omdat ze elk paneel individueel schakelen. Daardoor heeft ieder paneel zijn eigen, optimale output. Dit heeft een positief effect bij schaduwwerking.

Afmetingen en geluidsoverlast van omvormers

String-omvormers zijn kastjes met de afmetingen van een halve magnetron. Dus ze meten ongeveer 50x30cm met een diepte van 20cm. Plaatsing van deze omvormer is vaak op zolder. Daar moet dan wel ruimte zijn en je moet er relatief makkelijk bij kunnen. Als de zolderkamer gebruikt wordt als slaapkamer, dan is het de moeite waard om te vragen naar het geluid dat de omvormer produceert. De meeste omvormers zijn (zo goed als) geruisloos, maar het is beter om dit vooraf bij de installateur te controleren. Een omvormer bevat een ventilator vergelijkbaar met een pc en deze draait alleen als de zon schijnt, dus niet in de avond of nacht.

Fabrikanten van omvormers

Er zijn tientallen bedrijven die omvormers maken. Traditioneel waren Westerse bedrijven zoals SMA en Fronius het grootst, vanwege een focus op kwaliteit en garantie. Net zoals in de markt voor zonnepanelen zijn Aziatische bedrijven hier echter aan een opmars bezig. Dit heeft tot gevolg dat voorheen betrouwbare Europese spelers zoals Fronius ineens niet meer in de wereldwijde top 10 aanwezig zijn, en dat Chinese prijsvechters zoals Huawei, Growatt en Goodwe het juist heel goed doen.

Naast de omvormer en zonnepanelen zijn de andere onderdelen in het systeem van zonnepanelen het montagesysteem, de bekabeling en het monitoringsysteem.

Montagesysteem

Zonnepanelen worden ongeveer op 10-15cm boven de dakpannen bevestigd bovenop een aluminium montagesysteem. Er is een verschil in hoe dit frame aan het dak vastzit. Bij schuine daken heb je haaksystemen en vastgeschroefde systemen. Bij platte daken heb je eigenlijk alleen ballastsystemen.

Schuine daken

©ArtistGNDphotography

Bij haaksystemen tilt de installateur de dakpannen op en haakt het montagesysteem onder de dakpannen aan de panlatten of dakspanten. Het voordeel is dat dit een goedkoop en snel te installeren systeem is; het nadeel is dat het niet volledig vastzit. Door frictie kan de haak druk op het zonnepaneel zetten en zo het paneel beschadigen – al gebeurt dit zelden. Vastgeschroefde systemen zitten met schroeven vast aan de spanten en zijn dus steviger, maar kosten ook meer tijd van de installateur. In Nederland zijn de meest gebruikte montagesystemen voor schuine daken de haaksystemen.

Platte daken

©RossHelen

Op platte daken gebruiken installateurs in de regel een ballastsysteem, omdat vastgeschroefde systemen lekkage tot gevolg kunnen hebben. Ballast kan worden verkregen middels grindtegels of grindzakken bovenop een aluminium frame, of door gebruik van een plastic frame dat al van binnen verzwaard is. Het is mogelijk om ballastsystemen aan de opstaande randen rondom een plat dak te monteren, maar er wordt niet in het dak zelf geschroefd. Om zicht- en windredenen moeten zonnepanelen op platte daken in ieder geval een halve meter van de rand af staan. En als de wind vrij spel heeft, is er mogelijk extra ballast nodig.

De paneelopstelling op platte daken kan middels een oost-west- of zuid-opstelling. De zuid-opstelling heeft iets betere opbrengsten, maar er is ruimteverlies door de schaduwwerking tussen de rijen panelen. Oost-west-systemen benutten alle beschikbare ruimte op platte daken optimaal, omdat er geen schaduw tussen de rijen valt. De landscape-opstelling van zonnepanelen is het meest gebruikelijk op platte daken, om schaduw te beperken.

Bekabeling van zonnepanelen

De stelregel is: hoe langer de kabel van panelen naar omvormer, hoe meer verlies aan stroom. Stroomverlies is het grootst in de gelijkstroomkabel, dus het is zaak om de omvormer zo dicht mogelijk bij de panelen te plaatsen.

Monitoringsysteem van zonnepanelen

Een monitoringsysteem wordt gebruikt om de energieproductie over de tijd uit te lezen. Tegenwoordig zit dit systeem meestal in de omvormer, al wordt er soms nog een apart kastje voor geïnstalleerd. De meeste monitoringsystemen (al dan niet geïntegreerd in de omvormer) zijn via internet uitleesbaar. Een tip voor omvormers zonder wifi is om het internet via een kabel over het bestaande stroomnetwerk te laten lopen. Zo is er geen aparte internetkabel naar de zolder nodig. Voor ongeveer € 30 zijn prima adapters verkrijgbaar.

Parallel geschakelde systemen hebben het voordeel dat de zonnepanelen individueel uitgelezen kunnen worden. In geval van een vies, beschaduwd of defect paneel zie je dus meteen om welk paneel het precies gaat. In zo’n geval kun je actie ondernemen en het probleem oplossen. Bij een seriële omvormer zie je alleen de output van het geheel en werkt het systeem meer als een black box.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).