Misschien zijn je lampen, verwarming en slot van je voordeur al verbonden met je smarthome-systeem, maar één apparaat wordt vaak vergeten: de mechanische ventilatie. Zonde, want er zijn allerlei toepassingen te bedenken om ook dat systeem aan je netwerk te hangen.

De mechanische ventilatie in je huis bestaat vaak uit een vrij groot, log apparaat dat bijvoorbeeld in een hoek van de zolderkamer verstopt zit. Dat maakt het lastig om hem te vervangen door een slimme variant, zoals je de oude gloeilampen aan het plafond omruilt voor slimme Hue-ledlampen. Daardoor zit je vast aan je domme ventilator, die met een beetje pech al decennia oud is. Deze systemen hebben zelden tot nooit de mogelijkheid om ze met bluetooth of wifi te verbinden, waardoor je ze niet in je slimme domoticasysteem kunt opnemen.

Maar niet getreurd: zelfs deze oude apparatuur kun je met een smarthome verbinden, mits je bereid bent wat tijd en geld te investeren. Daarbij profiteer je van de traditionele manier waarop een ventilator kan worden bediend. Vaak kunnen ze verbinden met bijvoorbeeld een knop in je badkamer om snel luchtvochtigheid mee weg te zuigen, wat betekent dat ventilatoren zijn gebouwd om een aan- of uit-signaal te ontvangen. Door een speciaal apparaatje te verbinden, is het mogelijk zelf zo’n signaal te verzenden via een door jou gekozen verbinding.

Home Assistant

Voordat we beginnen hebben we een flexibel smarthomeplatform nodig. Diensten zoals Apples Woning-app en Google Home werken alleen met specifiek ondersteunde apparaten, waardoor je er niet zomaar een doe-het-zelfoplossing mee kunt verbinden. Daarom gebruiken we bij deze handleiding het platform Home Assistant, gebouwd door de Nederlander Paulus Schoutsen. Home Assistant is opensource, wat betekent dat iedereen eraan kan bijdragen en er tal van hobbyprojectjes bestaan om niet-vanzelfsprekende apparaten te verbinden.

Home Assistant moet op een zelfstandig apparaat worden geïnstalleerd dat met je draadloze internet is verbonden. Een Raspberry Pi is sterk genoeg om de software te draaien of je kunt het kant-en-klare systeem van Schoutsen kopen (de Home Assistant Green of Yellow). Op de site www.home-assistant.io staat beschreven hoe je Home Assistant draaiende krijgt en daarna bijvoorbeeld je al bestaande slimme lampen in het platform kunt voegen. Wel zo handig, want hierdoor kunnen die smarthome-apparaten straks nauw samenwerken met je ventilatie.

Itho-module

Vervolgens heb je een apparaatje nodig om je mechanische ventilator met Home Assistant te verbinden. Daarvoor bestaan verschillende methoden, waarvan de makkelijkste methode afkomstig is van een Nederlandse ontwikkelaar. Hobbyist Arjen Hiemstra heeft de zogenoemde Itho-module ontwikkeld, een apparaatje dat je rechtstreeks op de verbindingspoort van je ventilator aansluit. Je kunt hem bestellen via www.nrgwatch.nl.

De Itho-module sluit je aan op de acht pinnetjes op de printplaat van je mechanische ventilator. Vervolgens koppel je hem aan je wifi-netwerk.

De Itho-module verbindt met een aansluiting van twee rijen met elk vier pinnen op de printplaat van het ventilatiesysteem. Het is lastig te zeggen of jouw betreffende ventilator wordt ondersteund, maar Hiemstra houdt een lijst bij van apparaten die door de community zijn getest. Daaruit blijkt dat onder andere de CVE EVO-modellen, HRU 200 ECO, DemandFlow en QualityFlow met het apparaatje kunnen worden verbonden.

Deze acht pinnetjes heb je nodig om de module te verbinden.

Andere aansluitingen

Het kan zijn dat er al een apparaatje op de verbindingspoort is aangesloten. Dat is in de meeste gevallen bijvoorbeeld het draadloze verbindingssysteem waarmee een radio-afstandsbediening je ventilator aan of uit kan zetten. In dat geval kun je het al aangesloten onderdeel loskoppelen en de Itho-module op de vrijgekomen poort aansluiten. Let wel op: als je dingen verbindt of loskoppelt met een printplaat, is het verstandig eerst de ventilator van de stroom te halen.

Hiemstra verkoopt ook een tweede variant van zijn apparaatje dat gebruikt kan worden op ventilatoren met een ander soort poort. Deze ziet eruit als een soort internetaansluiting. Het kan verleidelijk zijn om dan gewoon rechtstreeks een internetkabel van de poort naar je router te leiden, maar doe dat absoluut niet: deze poort is eigenlijk een heel andere soort, waardoor een internetverbinding je ventilator kan beschadigen. Hang altijd eerst de Itho-module ertussen, waarna je die met je wifi-netwerk verbindt.

Zit er alleen een aansluiting met negen pinnen onder elkaar op je printplaat? Dan werkt het apparaatje niet op jouw mechanische ventilator.

Heeft je ventilator een soort internetpoort? Dan heb je een alternatief model van de Itho-module nodig.

Verbinden met wifi

Heb je een Itho-module met je ventilator verbonden, dan kun je vervolgens het apparaat met je netwerk verbinden. De ingebouwde wifi-module genereert automatisch zijn eigen netwerk waarmee je op een laptop of telefoon kunt verbinden. Bezoek in je webbrowser vervolgens http://192.168.4.1 en volg de getoonde stappen om het apparaat met jouw wifi-netwerk te verbinden.

Nu de module met je wifi-netwerk communiceert, hoef je alleen nog maar het apparaatje met Home Assistant te koppelen. De module communiceert niet direct met het platform, maar je kunt de internetsignalen hiervan vertalen naar Home Assistant door de integratie MQTT te installeren. Dat doe je met een simpele druk op de knop op de integraties-pagina van je Home Assistant-server. Vervolgens kun je via de add-on-pagina ook de zogeheten MQTT-broker Mosquitto installeren om het ventilatorsignaal mee te vertalen. Hierna zou de ventilator in je lijst met apparaten moeten verschijnen. Zo niet, dan vind je in dit configuratiebestand de uitleg om dit alsnog voor elkaar te krijgen.

Andere ventilatoren

Werkt jouw ventilator niet met de Itho-module, dan zijn er nog een paar alternatieven die je kunt proberen. Een andere Nederlandse hobbyist, online bekend als ‘The_Flamingo’, heeft bijvoorbeeld Open Air ontwikkeld. Dit is een vergelijkbaar apparaat dat ondersteuning biedt voor de DucoBox-ventilatoren en de Orcon MVS-15RH. Deze gadget kun je in de webshop van The_Flamingo bestellen.

Open Air is gemaakt om je ventilator te verbinden met DucoBox-ventilator.

Ontwikkelaar Marcelh1 heeft ook zijn eigen usb-dongel genaamd de FanX ontworpen. Deze kun je aansluiten op een machine met Home Assistant om ondersteuning toe te voegen voor specifiek de Orcon MVS-ventilator. Dat maakt het een ideale alles-in-één-oplossing voor dat model, al moet je het apparaatje dan wel in handen krijgen. Hij wordt namelijk sporadisch aangeboden bij webwinkel www.fan-x.eu.

Heb je een Orcon MCS? Dan is de Fan X een mooie alles-in-één-oplossing. Je moet alleen wel geluk hebben bij de aanschaf.

Zelf solderen

Bieden geen van deze oplossingen in jouw thuissituatie soelaas, dan kun je ook proberen zelf een slimme vertaler voor je ventilator te bouwen. Dat werkt bij nagenoeg alle mechanische ventilatoren die met een draadloos radiosignaal met een knop of afstandsbediening kunnen worden bestuurd. Dit is wel verreweg de moeilijkste methode om je ventilator met het netwerk te verbinden. Het vergt geduld en ervaring met solderen. Het is ook zodanig veel werk dat we deze methode niet in een kort artikel kunnen beschrijven.

Ben je desalniettemin bereid dit te proberen, dan heb je een kleine ESP32 nodig: een printplaatje met soldeerpunten dat met je wifi-netwerk kan communiceren. Verbind vervolgens een RF-transmitter met de ESP32 zodat je de radiosignalen kunt oppikken en ook verzenden. Via deze webpagina vind je speciale software waarmee je een script schrijft om het radiosignaal van jouw specifieke mechanische ventilator te dupliceren en te verzenden. Hierdoor kan de ESP32 via Home Assistant een radiosignaal naar je ventilator sturen om te starten of te stoppen.

De ESP32 is een microcontroller die met de juiste onderdelen van alles aan Home Assistant koppelt.

Lees ook: Werk met wat je hebt: creëer je eigen alarmsysteem met Home Assistant

Automatiseren

Heb je na installatie jouw mechanische ventilator in Home Assistant gekregen? Dan begint het leuke gedeelte: het bedenken van toepassingen voor de ventilator in jouw huis. In Home Assistant doe je dat aan de hand van zogeheten automatiseringen. Door te kijken naar de status van een ander apparaat, de tijd en andere informatie, kan de ventilator automatisch worden in- of uitgeschakeld.

Zo’n automatisering kan simpelweg aan een slimme knop worden gekoppeld, zodat je overal in huis de ventilator aan- of uitzet. Dat kan ook nog een stuk slimmer: de ventilatie kan bijvoorbeeld gaan draaien als de slimme lamp in je badkamer wordt ingeschakeld, zodat tijdens het douchen alle natte lucht wordt afgevoerd. Op het toilet kun je de ventilatie intens laten draaien als het licht langer dan tien minuten is geactiveerd, om na een lang toiletbezoek de gassen naar buiten te blazen.

Slimme schakelaars

Met behulp van wat slimme meters en schakelaars kan het nog ietsje handiger. Koop een slimme stroomschakelaar die verbruik meet, koppel hem met Home Assistant, en plug het apparaat tussen je stopcontact en afzuigkap. Zet je tijdens het koken de afzuigkap aan, dan kan een automatisering die piek in stroomverbruik detecteren en de ventilator aanzetten tegen de etensluchtjes. Datzelfde trucje werkt ook bij de wasdroger om de hoge luchtvochtigheid uit je bijkeuken uit te verdrijven.

Het Nederlandse HomeWizard verkoopt een slimme watermeter die laat zien hoeveel water er door je hoofdaansluiting gaat. Die is ideaal voor de ultieme automatisering in de badkamer, waarbij Home Assistant pas de ventilatie inschakelt als twee minuten achter elkaar veel water wordt gepompt en het badkamerlicht is ingeschakeld. Zo weet je zeker dat de afzuiging alleen tijdens het douchen draait, en niet als je bijvoorbeeld even het licht aanzet om je tanden te poetsen.

Alleen de ventilatie aanzetten als de douche loopt? Je kunt je ventilator koppelen aan de data van een slimme watermeter, zoals deze van HomeWizard.

Proces zelf bedenken

Een automatisering maak je vrij eenvoudig in Home Assistant. Open de webinterface van het platform in je browser en ga naar Instellingen / Automatiseringen. Daar kun je vervolgens twee dingen: een blauwdruk openen of je eigen automatisering bouwen. Een blauwdruk is feitelijk een vooraf bedachte automatisering, waar je zelf alleen nog maar even de gewilde apparaten in aanvinkt. Bij een nieuwe automatisering moet je zelf het proces bedenken.

Gelukkig is daar geen programmeerkennis voor vereist: op de webpagina wordt een simpel vragenformulier getoond, dat je het beste kan zien als een tijdlijn. Je vult in wat er moet gebeuren onder welke omstandigheden: je kunt een automatisering laten afhangen van meerdere stappen, zodat een automatisering bijvoorbeeld alleen activeert als iets tussen bepaalde uren plaatsvindt. Op het einde kies je altijd wat er moet gebeuren: in dit geval de activering van de ventilatie.

Stel bij het schrijven van je automatisering ook de duur in, om te voorkomen dat je ventilator dagen achter elkaar blijft draaien. Bij het douchen kun je ook bijvoorbeeld een automatisering maken die je ventilator uitzet als het badkamerlicht tien minuten is uitgeschakeld.

Een automatisering kan op basis van allerlei informatie worden geactiveerd of gedeactiveerd.

Het blijft hobbyen

De verhalen over bovenstaande oplossingen zijn vrij vaak positief, maar onthoud wel: het blijven veelal hobby-apparaatjes. De Itho-module, Open Air en FanX hebben fanatieke ontwikkelaars die jouw vragen waarschijnlijk wel beantwoorden, maar er is geen officiële klantenservice die helpt bij aanhoudende klachten. Gebruik je een apparaatje als dit, dan moet je bereid zijn er wat aan te sleutelen als er iets misgaat.

Maar wie bereid is dat af en toe te doen, maakt zijn of haar huis tegen een relatief kleine investering een stuk slimmer. En wellicht raak je zelfs geïnspireerd om andere, nu nog domme, apparatuur van een digitaal brein te voorzien.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).