ID.nl logo
Extern bureaublad: overal toegang tot je pc
© Reshift Digital
Zekerheid & gemak

Extern bureaublad: overal toegang tot je pc

Wil je iets regelen op je pc of laptop terwijl je niet thuis bent? Zou het niet handig zijn als je altijd en overal bij je computer kan, zodat je toegang hebt tot je programma’s en de bestanden? Weet dan dat dat prima mogelijk is. Wij leggen uit hoe je snel en gemakkelijk een extern bureaublad kunt instellen.

Tip 01: Windows-editie?

Niet elke Windows-editie heeft de beschikking over een extern bureaublad. Als je Windows 10 Home hebt, kun je daar niet mee verbinden. Je kunt wel Windows 10 Home gebruiken om verbinding te maken met een ándere pc. Met een pc met Windows 10 Pro, Education of Enterprise kun je wel verbinding maken via extern bureaublad. Je controleert welke editie van Windows jij hebt via de app Instellingen. Ga dan naar Systeem / Info, bij het kopje Editie zie je de volledige naam van Windows 10. Indien je beschikt over de Home-editie, kun je eventueel upgraden naar de Pro-versie voor 100 euro. Dat kan via de Microsoft Store. Of je kunt op zoek gaan naar alternatieven, zoals TeamViewer, dat gratis is voor persoonlijk gebruik, daarmee gaan we vanaf tip 9 aan de slag.

©PXimport

Je kunt in Windows 10 Pro je bureaublad beschikbaar maken voor extern gebruik

-

Tip 02: Windows 10

Om op Windows 10 je bureaublad beschikbaar te maken voor extern gebruik, open je het oude Configuratiescherm (klik op Start, typ Configuratiescherm en druk op Enter) en ga je daar naar Systeem. Klik links op Instellingen voor externe verbindingen. Bij het kopje Extern bureaublad kies je voor de optie Externe verbindingen met deze computer toestaan. Zorg dat de optie eronder, Alleen verbindingen met computers waarop (…) is aangevinkt. Klik dan op OK om de wijzigingen actief te maken. Je kunt er eventueel nog voor kiezen om alleen bepaalde gebruikers toegang te geven tot extern bureaublad. Daarvoor klik je op Gebruikers selecteren en dan beheer je de lijst met Toevoegen of Verwijderen.

Tip 03: Extern bureaublad

Om verbinding te maken met je Windows 10 Pro-pc, waar je net extern bureaublad op hebt aangezet, volg je de volgende stappen. Let op dat deze stappen alleen bedoeld zijn om te verbinden met een pc in je eigen, lokale netwerk. Dit gaat dus niet werken als je buitenshuis bent (zie daarvoor tip 5). Open het startmenu en typ Verbinding met extern bureaublad en druk op Enter. Typ de computernaam in waar je verbinding mee wilt maken en klik op Verbinden. Je vindt de naam van de externe pc in de app Instellingen / Systeem / Info. Zodra de pc is gevonden, wordt er gevraagd om je gebruikersnaam en wachtwoord in te vullen. Dat is dus het account waarmee je inlogt op de externe computer. Als je een Microsoft-account gebruikt, log je in met je e-mailadres en het wachtwoord daarvan. Eenmaal verbonden, verschijnt je externe bureaublad. Je kunt nog bij Opties weergeven op het inlogscherm uitgebreidere mogelijkheden kiezen. Zo kun je op het tabblad Weergave kiezen hoe hoog de kwaliteit moet zijn en op het tabblad Lokale bronnen kun je kiezen om printers en het klembord te delen met de externe computer.

©PXimport

Tip 04: Mobiel

Het fijne van de oplossing van het externe bureaublad van Microsoft is dat deze ook op andere apparaten werkt. Wil je bijvoorbeeld je Windows-pc bedienen vanaf de bank, dan is dat ook mogelijk. Microsoft heeft apps beschikbaar voor iOS en Android, voor zowel tablets als smartphones, zodat je eenvoudig verbinding kunt maken met je pc. Je downloadt de app voor iOS of voor Android. Vul in de app de naam van de pc en je gebruikersnaam en wachtwoord in, zoals in tip 3 beschreven op Windows. Zo maak je dus verbinding met je computer. Je kunt dan gewoon het aanraakscherm gebruiken om de muis te bedienen en om dingen aan te klikken.

Verbind vanaf smartphone of tablet met je pc via het externe bureaublad van Microsoft

-

Tip 05: Van buitenaf

Je hebt een aantal opties om je pc ook voor buitenaf beschikbaar te maken. Een eenvoudige (maar niet heel veilige) optie is om de poort van Windows 10 extern bureaublad in je router door te sturen naar je lokale pc. Op die manier kun je als je niet thuis bent je ip-adres invullen en zo verbinding maken. Dat is als volgt mogelijk. Log in op je router (zie je routerhandleiding) en zoek daar naar Port forwarding of Poort doorsturen. Dan forward je poort 3389 naar het ip-adres van de pc die je buitenshuis wilt bereiken. Dat adres vind je op de betreffende Windows-pc. Klik met rechts op de Windows-knop en kies voor PowerShell. Typ dan ipconfig en je ziet het adres bij IPv4 Address.

Dit kán, maar eigenlijk is het niet aan te bevelen. Het is namelijk geen goed idee om deze poort open te zetten: het externe bureaublad-protocol is vatbaar voor lekken en als je niet patcht loop je zelfs nog meer risico. Je kunt dan beter een vpn opzetten, maar dat gaat te ver voor dit artikel. De enige optie is dan om aan de slag te gaan met bijvoorbeeld TeamViewer, zie tip 9.

©PXimport

Tip 06: Linux Mint

Als je op afstand toegang wilt krijgen tot je Linux Mint-installatie, ga je als volgt aan het werk. Klik linksonder op de menuknop van Mint en ga naar Voorkeuren / Werkomgeving delen (onderaan in de lijst). Vink dan de optie aan Andere gebruikers toestaan uw bureaublad te bekijken. Vink de optie U dient toestemming te geven voordat toegang wordt verleend uit, anders moet je steeds eerst lokaal toestemming geven en dat is onhandig als je zelf bij je eigen computer wilt vanaf afstand. Laat de twee opties daaronder, met het wachtwoord en met UPnP, uitgeschakeld. Met die UPnP-optie worden de poorten automatisch doorgestuurd, en dan zou iedereen kunnen verbinden als je UPnP ook in je router hebt ingeschakeld.

Om straks te kunnen verbinden vanuit Windows met Linux Mint zijn er nog wat handelingen vereist. De encryptie van Mint moet worden uitgeschakeld. Daarvoor open je een Terminal en typ je sudo apt install dconf-editor en typ je je wachtwoord als daarom wordt gevraagd. Vervolgens klik je op de menuknop linksonder, typ je dconf-editor en open je het programma. Je kunt de dconf-editor vergelijken met het register van Windows. Blader links naar de sleutel org / gnome / desktop / remote-access en haal hier het vinkje weg bij require-encryption. Sluit dan het programma.

©PXimport

Tip 07: VNC-client

Om vanaf Windows verbinding te maken met Linux Mint, heb je een VNC-client nodig. Een handig programma hiervoor is VNC Viewer. Voer het gedownloade bestand uit, de installatie is rechttoe rechtaan. Open het programma vanuit het startmenu van Windows en klik op Got it om ermee aan de slag te gaan. Voordat je nu de verbinding kunt opzetten, moet je het ip-adres van je Mint-installatie weten. Daarvoor klik je rechtsonder in Mint op het netwerkicoon en kies je voor Netwerkinstellingen. Bij de actieve verbinding zie je bij IPv4-adres het ip-adres van je computer. Voer in VNC Viewer dan dat ip-adres in bij Enter a VNC Server address or search. Je krijgt een melding dat de verbinding niet versleuteld is: klik daarvoor op Continue en je bent verbonden.

Om vanaf Windows verbinding te maken met Linux Mint, heb je een VNC-client nodig

-

Tip 08: Verbinding

Tijdens de verbinding met Linux Mint vanaf je Windows-pc kun je het een en ander instellen. Daarvoor ga je in VNC Vieuwer met de muis naar midden-bovenin het venster en klik je op het tandwiel dat dan tevoorschijn komt. Vervolgens kun je bij Name een naam invullen voor je pc, zodat je hem eenvoudiger kunt herkennen. Als je dan naar het tabblad Options gaat kun je bij Picture quality de beeldkwaliteit instellen. Als je last hebt van een trage verbinding, kies je voor een lagere beeldkwaliteit. Bij Scaling kun je kiezen hoe groot het beeld moet zijn. Je kunt hier een percentage kiezen of aangeven dat het beeld zich moet aanpassen aan het venster of aan iets anders.

In die balk boven in beeld heb je nog een aantal andere handige opties. Zo kun je met het Ctrl-Alt-Del-icoon deze toetscombinatie naar de externe pc sturen, maar in Mint meld je jezelf dan af. Ook kun je de verbindingsinformatie zien met het i-icoon en de schaalfactor herstellen met het tweede pictogram van links.

©PXimport

Tip 09: TeamViewer

TeamViewer is speciaal bedoeld om vanaf een apparaat buiten je netwerk verbinding met je pc te maken. Je gaat er op Windows 10 als volgt mee aan de slag. Ga naar www.teamviewer.com en klik op de groene knop TeamViewer downloaden. Download het bestand en voer het uit. Kies voor Installeren en Privé / niet-commercieel en klik op Accepteren Voltooien. Wacht even totdat het programma is geïnstalleerd waarna het automatisch wordt geopend. Klik op Sluiten. Installeer daarna het programma op dezelfde manier op de pc die je wilt gebruiken om verbinding te leggen met je computer. Nu TeamViewer op beide systemen staat, kun je verbinding maken. Open TeamViewer op de pc waarmee je verbinding wilt maken en lees daar in het hoofdscherm bij Uw ID de id van deze pc. Vul nu op de andere computer in TeamViewer bij Partner-ID deze id in. Klik dan op Verbinden met partner. Daarna vul je het wachtwoord in dat je ook ziet op het hoofdscherm van TeamViewer op die andere pc. Heb je dat eenmaal gedaan, dan wordt de verbinding automatisch opgezet. Dat werkt waar je ook bent: intern of op een extern netwerk.

Tip 10: TeamViewer Linux

Voor Linux Mint geldt hetzelfde als bij het extern bureaublad van Windows: als je VNC openzet voor de hele wereld, stel je je pc bloot aan erg veel risico’s. In plaats daarvan kun je dus ook beter kiezen voor TeamViewer, want dat werkt ook gewoon op Linux. Ga naar www.teamviewer.com en klik op Download. Download TeamViewer voor Ubuntu, Debian en voer het gedownloade bestand uit door erop te dubbelklikken. Klik in de pakketinstalleerder op Pakket installeren en vul je gebruikerswachtwoord in om de installatie te starten. Klik achteraf op Sluiten en sluit ook de pakketinstalleerder. Open dan TeamViewer vanuit het Linux Mint-menu door er even naar te zoeken. Na enige tijd zou het vanzelf moeten openen. Is dat niet het geval, open dan de terminal en typ teamviewer en druk op Enter. Accepteer de licentieovereenkomst en de bekende TeamViewer-interface presenteert zichzelf.

©PXimport

TeamViewer is speciaal bedoeld om vanaf buiten je netwerk verbinding met je pc te maken

-

Tip 11: TeamViewer-account

Voor eenvoudige én veilige toegang is het een goed idee om een TeamViewer-account aan te maken. Daarvoor klik je rechts in de TeamViewer-applicatie op Registreren. Vul de gevraagde gegevens in, zoals naam, e-mailadres en een veilig wachtwoord. Klik op Volgende en volg de stappen om een account aan te maken.

Heb je dat eenmaal gedaan, schakel dan authenticatie in twee stappen in. Daarvoor ga je hiernaartoe. Meld je aan, klik rechtsboven op je naam en kies voor Profiel bewerken. Ga dan op het tabblad Algemeen naar Tweeledige authenticatiemethode en klik op Activeren / Activering starten. Download een app om de codes te genereren, bijvoorbeeld de Google Authenticator-app (iOS). Scan daarmee de qr-code die in beeld verschijnt. Eenmaal gescand, download je de herstelcode en bewaar je die op een veilige plek. Klik op Doorgaan. Daarna voer je de code van Google Authenticator voor TeamViewer in bij Veiligheidscode en klik je op Activeren / Opslaan.

Terug in de TeamViewer-applicatie op je externe pc klik je rechtsonder op Eenvoudige toegang verlenen / Apparaat aan een account toewijzen / TeamViewer samen met systeem starten. Op die manier heb je altijd toegang als je pc aan staat. Op je interne Windows-pc log je ook in met datzelfde TeamViewer-account. Daarna zie je je externe pc rechts in de lijst van TeamViewer. Er is nu geen gedoe meer met id’s en wachtwoorden.

©PXimport

Tip 12: Bestanden versturen

Tijdens een actieve sessie van TeamViewer kun je meer dan alleen de computer bedienen. Je kunt bijvoorbeeld ook bestanden tussen pc’s uitwisselen. Daarvoor ga je naar het menu Bestanden en extra’s en klik je op Bestandsoverdracht openen. Je ziet dan het bestandssysteem van beide systemen en kunt eenvoudig bestanden tussen beide uitwisselen.

Via de menu-optie Beeld kun je de kwaliteit van het beeld instellen en kun je ook kiezen of het beeld geschaald moet worden of niet. Bovendien kun je hier de externe cursor laten weergeven, als je dat wilt. Een andere, handige optie is de TeamViewer VPN. Daarmee kun je de verbinding tussen beide pc’s beveiligen, bijvoorbeeld als je op een open wifi-netwerk zit. Een ander bijkomend voordeel is dat je dan toegang krijgt tot het lokale netwerk van de externe pc: dan kun je dus bijvoorbeeld ook eenvoudig iets afdrukken vanaf je eigen pc. Je activeert de TeamViewer VPN via het menu Extra’s / Opties / Geavanceerd / Geavanceerde optiestonen. Scrol naar beneden en klik bij VPN-drive installeren op Installeren. Doe dat bij beide pc’s. Tijdens de sessie ga je dan naar Bestanden en extra’s en klik je op VPN Starten.

©PXimport

▼ Volgende artikel
Shoppen zonder zorgen tijdens het feestdagenseizoen
© Zivica Kerkez | KerkezPhotography.com
Zekerheid & gemak

Shoppen zonder zorgen tijdens het feestdagenseizoen

Black Friday, Sinterklaas en kerst: juist nu zoeken we online massaal naar cadeaus en goede deals. Criminelen liften daarop mee. Door de snelle ontwikkeling van AI lijken nepwebwinkels, bezorgingsmails en misleidende aanbiedingen overtuigender dan ooit. Dit kun je doen om veilig te blijven.

Partnerbijdrage - in samenwerking met Bitdefender

Hoe criminelen inspelen op het feestdagenseizoen

In deze weken draait veel om gemak en tempo. Dat geeft cybercriminelen speelruimte. Ze bouwen webshops die nauwelijks te onderscheiden zijn van echte winkelketens en sturen meldingen over betalingen of zendingen die eruitzien alsof ze direct van een pakketdienst komen. Dankzij AI zijn die berichten foutloos, strak vormgegeven en arriveren ze precies op het moment waarop jij druk bent met bestellen.

Dit kun je zelf doen

Veilig shoppen heb je voor een groot deel zelf in de hand. Met een paar simpele checks kom je al een heel eind.

❗Kijk naar het webadres en let op namen die nét anders gespeld zijn of vreemde toevoegingen bevatten. Goed om te weten: een slotje en https betekenen alleen dat de verbinding versleuteld is, niet dat de winkel betrouwbaar is.
❗Staan er keurmerken op de site, bijvoorbeeld van Thuiswinkel Waarborg of Webshop Keurmerk? Klik daar dan op. Als ze echt zijn, word je doorgeleid naar de site van het keurmerk en zie je het certificaat dat aan de webwinkel is afgegeven.
❗Heb je je bestelling geplaatst en is het tijd om te betalen? Doe dat dan bij voorkeur via iDEAL of een creditcard met kopersbescherming, zodat je bij problemen sterker staat. Ontvang je een link in een mail of sms die verwijst naar een betaalpagina of inlogscherm? Ga dan zelf naar de website via je browser of de officiële app. Zo voorkom je dat je ongemerkt op een nagemaakte site terechtkomt.

Pakketfraude neemt rond december sterk toe

In december stijgt het aantal pakketstatusmeldingen en dat weten criminelen. Ze sturen berichten over gemiste bezorgingen, adresproblemen of extra kosten. Deze meldingen lijken vaak afkomstig van PostNL, DHL of DPD, maar sturen je in werkelijkheid naar een pagina waar je gegevens worden buitgemaakt. Wat deze vorm van fraude sterk maakt, is het moment waarop ze binnenkomen: precies als je zelf meerdere pakketten verwacht. Gebruik daarom altijd de officiële app van de pakketdienst om te zien of er echt iets speelt. Een bezorgdienst vraagt nooit via sms om betalingen of persoonlijke gegevens.

©ID.nl

Het kan altijd veiliger

Met de hierboven beschreven checks kun je al veel problemen voorkomen, maar dan nog kan het fout gaan. Bitdefender helpt door juist op de momenten waarop je zelf iets over het hoofd kunt zien mee te kijken.

Twijfels? Meteen scannen met Scamio

Wanneer je twijfelt over een link, QR-code of bericht kan Scamio uitkomst bieden, een gratis tool van Bitdefender. Je plakt een link of tekst in de chat of uploadt een screenshot van een mail of bericht. Scamio analyseert de inhoud en geeft een beoordeling in drie kleuren: rood (onveilig), oranje (verdacht) of groen (geen risico gevonden).

Je hebt alleen een Bitdefender-account nodig. Daarna kun je Scamio gebruiken via de web-app, WhatsApp, Facebook Messenger of Discord. Op de achtergrond vergelijkt de tool links met bekende scam-databases, analyseert hij de opbouw van websites en ontleedt hij QR-codes voordat jij ze hoeft te scannen. Dankzij zelflerende algoritmes blijft Scamio actueel, ook wanneer criminelen nieuwe trucs inzetten.

Zo beschermt Bitdefender je tijdens het shoppen

Naast Scamio biedt Bitdefender Premium Security een breed pakket aan bescherming. Het beveiligt Windows-, macOS-, Android- en iOS-apparaten tegen virussen, malware, ransomware en cryptomining. De e-mailbeveiliging herkent misleidende berichten en houdt verdachte bijlagen tegen. Functies voor het opsporen van oplichting signaleren gedrag dat past bij fraude, zoals nagemaakte betaalpagina's of nepaanbiedingen.

Scam Copilot kijkt realtime mee terwijl je shopt en waarschuwt wanneer een website, aanbieding of link niet klopt. Voor privacy biedt Premium Security een Password Manager, onbeperkt VPN-verkeer en een advertentieblokker met anti-tracker. Voor je identiteit monitort Bitdefender datalekken en laat het direct weten wanneer jouw gegevens opduiken.

©Bitdefender

Fijne – veilige! – feestdagen

Met een paar kleine handelingen kun je er zelf al voor zorgen dat je zo veilig mogelijk online shopt. Bitdefender voegt daar een slimme laag aan toe die zich aanpast aan de nieuwste trucs van criminelen. Zo blijf je zorgeloos shoppen, van de eerste Black Friday-deal totdat het laatste cadeau onder de boom ligt!

▼ Volgende artikel
Minder klikken, meer doen: zo automatiseer je je e-mail
© Jakub Krechowicz
Huis

Minder klikken, meer doen: zo automatiseer je je e-mail

Voor veel mensen is hun e-mailprogramma nog altijd het belangrijkste digitale hulpmiddel, maar lang niet iedereen haalt alles eruit. En dat kost tijd. Veel handmatig terugkerende taken kun je automatiseren. Of het nu gaat om het sorteren van berichten, het opstellen van standaardantwoorden of het plannen van verzendtijden: over al deze opties beschikt jouw mailprogramma al.

Dit artikel in het kort

Een goed ingerichte mailbox werkt bijna vanzelf. In dit artikel lees je hoe je e-mail slimmer inzet door filters, regels en sjablonen te gebruiken. Zo kun je berichten automatisch laten sorteren, mails op een later moment laten verzenden en herinneringen instellen voor antwoorden die nog uitblijven. Ook leer je hoe dynamische handtekeningen en slimme verzendvertragingen helpen om foutloze, professionele mails te sturen.

Misschien vind je dit ook interessant: 10 e-mailhacks: van overvolle inbox naar opgeruimd staat netjes

Een overvolle inbox leidt niet alleen tot stress, maar kost ook veel tijd bij het zoeken naar belangrijke berichten. Door slimme filters in te stellen, komt daar verandering in. Filters zorgen ervoor dat binnenkomende e-mails automatisch worden gesorteerd, gelabeld of doorgestuurd op basis van door jou bepaalde criteria.

In Gmail vind je deze functie via het tandwielpictogram rechtsboven. Klik op het radertje voor instellingen en daarna op Alle instellingen bekijken. Ga vervolgens naar het tabblad Filters en geblokkeerde adressen. Kies voor Nieuw filter maken.

In Outlook vind je vergelijkbare mogelijkheden via het menu met het radertje en het tabblad E-mail. Klik op Regels en dan op Nieuwe regel toevoegen. In Apple Mail ga je naar Mail in de menubalk, kies je voor Instellingen en klik je op het tabblad Regels.

Met regels kun je automatisch bepaalde taken laten uitvoeren.

Opgeruimd staat netjes

Het instellen van een effectieve filter begint met het bepalen van je specifieke behoeften. Wil je bijvoorbeeld alle berichten van je team in een aparte map verzamelen? Stel dan een filter in dat zoekt naar e-mailadressen met het domein van je bedrijf en deze automatisch verplaatst naar een speciale teammap.

Voor frequente nieuwsbrieven kun je een filter maken dat alle e-mails met 'nieuwsbrief' in de onderwerpregel naar een toegewezen map verplaatst. Een praktische toepassing is het automatisch labelen van e-mails waarin bepaalde projectcodes voorkomen. Als je bijvoorbeeld werkt aan 'Project Phoenix', kun je een filter instellen dat alle e-mails met deze term in het onderwerp of de inhoud voorziet van een specifiek label of verplaatst naar de projectmap. Experimenteer met verschillende filtercriteria om te ontdekken welke combinatie het beste werkt voor jouw specifieke workflow.

Perfecte regelstrategie

Het opzetten van e-mailregels vereist een strategische aanpak. Begin met het analyseren van je communicatiepatronen: welke soorten e-mails ontvang je regelmatig en hoe handel je deze normaal gesproken af? Identificeer terugkerende patronen en maak vervolgens regels die deze afhandelingsprocessen automatiseren. Een goede strategie is om te beginnen met slechts enkele basisregels en deze geleidelijk uit te breiden. Te veel regels tegelijk inzetten kan leiden tot onverwachte resultaten en verwarring.

Houd bij het ontwikkelen van je regelstrategie de volgende principes in gedachten: specifieke regels hebben voorrang op algemene regels, dus plaats de meest specifieke regels bovenaan je regellijst. Test nieuwe regels grondig voordat je ze permanent inschakelt, vooral regels die berichten verwijderen of doorsturen.

Evalueer regelmatig de effectiviteit van je regels om verouderde exemplaren te verwijderen. Als je met een team werkt, overweeg dan om regelsjablonen te delen zodat iedereen kan profiteren van dezelfde verbeteringen. Uiteindelijk moet je de regelstrategie verbeteren naarmate je werkprocessen veranderen. Een statische set regels verliest op termijn aan effectiviteit.

Handtekeningen

Handtekeningen doen meer dan alleen contactgegevens weergeven; ze kunnen dynamische informatie bevatten die automatisch wordt aangepast op basis van de ontvanger of het tijdstip. In Outlook ga je naar Bestand / Opties / E-mail / Handtekeningen om geavanceerde handtekeningen te maken. Gmail-gebruikers vinden deze functie onder Instellingen / Algemeen / Handtekening. Apple Mail biedt handtekeningopties via Mail / Instellingen / Handtekeningen.

Een fijne functie is het gebruik van voorwaardelijke handtekeningen. In Outlook kun je bijvoorbeeld verschillende handtekeningen maken en deze koppelen aan specifieke e-mailaccounts of zelfs aan bepaalde ontvangers. Zo kun je een formele handtekening gebruiken voor externe communicatie en een informelere voor interne berichten. De variabelen in Outlook (zoals %Company% of %Phone%) worden automatisch gevuld met informatie uit je profiel, wat zorgt voor consistentie en tijdsbesparing bij het onderhouden van je contactinformatie.

Overweeg om html-elementen toe te voegen aan je handtekening voor een professionelere uitstraling. Voeg bijvoorbeeld een gepersonaliseerde afspraaklink toe die rechtstreeks naar je agenda verwijst, zodat ontvangers met één klik een vergadering kunnen plannen. Of integreer een dynamische banner die je nieuwste producten of diensten promoot. Ook kun je informatieve links naar veelgestelde vragen of kennisartikelen opnemen, wat het aantal routinevragen in je inbox kan verminderen. Zorg er wel voor dat je handtekening niet te groot of afleidend wordt – houd het professioneel en functioneel.

Ook onlinemaildiensten als Gmail bieden de mogelijkheid om (meerdere) handtekeningen toe te voegen.

Uitgestelde verzending

Het timen van e-mails kan heel belangrijk zijn voor de effectiviteit ervan. De functie voor uitgestelde verzending stelt je in staat om e-mails voor te bereiden wanneer het jou uitkomt, maar ze te laten bezorgen op een ander moment. In Gmail activeer je deze functie tijdens het opstellen van een bericht door op het kleine driehoekje naast de knop Verzenden te klikken en Verzenden plannen te selecteren. Vervolgens kun je een specifieke datum en tijd kiezen of een van de voorgestelde tijdstippen selecteren.

Outlook-gebruikers kunnen een vergelijkbare functie vinden in het Opties-tabblad tijdens het opstellen van een e-mail. Klik op Verzenden plannen en specificeer wanneer het bericht moet worden verzonden. In Apple Mail klik je ook op het pijltje naast de verzendknop, en vervolgens op Stuur later. Het inplannen van mails is meer dan alleen een technische truc; het is een strategisch communicatiemiddel.

Mails inplannen is een goed idee als je vaak in het weekend of vanuit het buitenland mailt.

E-mailsjablonen

Het herhaaldelijk typen van vergelijkbare e-mails is een verborgen productiviteitsdief. E-mailsjablonen bieden een elegante oplossing voor dit probleem. In Gmail kun je sjablonen instellen door eerst Geavanceerde instellingen te activeren. Ga naar Instellingen / Geavanceerd en schakel Templates in. Tijdens het opstellen van een e-mail kun je nu via de drie puntjes rechtsonder kiezen voor Templates / Concept opslaan als sjabloon. Bij toekomstig gebruik selecteer je simpelweg het gewenste sjabloon via hetzelfde menu.

Outlook-gebruikers kunnen sjablonen maken door een nieuwe mail te openen, naar Invoegen / Apps / Mijn sjablonen te gaan en op + Sjabloon te klikken. In Apple Mail kun je werken met tekstfragmenten via de ingebouwde tekstvervanging van macOS. Ga naar Systeeminstellingen / Toetsenbord / Tekst en voeg daar je veelgebruikte tekstfragmenten toe met bijbehorende snelkoppelingen.

Sjablonen zijn handig om snel gelijksoortige e-mails op te bouwen zonder dat je alles handmatig hoeft in te voeren.

Verzendvertragingen

Het overkomt iedereen wel eens dat je na het versturen van een mail ontdekt dat er een fout in zat. Gelukkig bieden moderne e-mailprogramma's beschermingsmechanismen.

In Outlook kun je verzonden berichten terugroepen via Verzonden items. Open het bericht en klik op Acties / Dit bericht terugroepen. Deze functie werkt alleen binnen Exchange-netwerken én de ontvanger het bericht nog niet heeft geopend.

In Gmail ontbreekt een echte terugroepfunctie, maar je kunt wel een verzendvertraging instellen via Instellingen / Algemeen / Verzenden ongedaan maken. Dit geeft je een tijdvenster (maximaal 30 seconden) om verzending te annuleren.

Een betere benadering is het instellen van verzendregels die potentiële blunders voorkomen, bijvoorbeeld een regel die vraagt om bevestiging voordat je e-mails met het woord 'bijlage' verstuurt zonder daadwerkelijk een bijlage toe te voegen. Of een vertragingsregel die alle e-mails aan belangrijke klanten eerst twee minuten in de outbox houdt, zodat je tijd hebt om eventuele fouten te ontdekken.

Voor de meest gevoelige communicatie kun je zelfs een 'slaapregel' instellen: schrijf 's avonds belangrijke e-mails, maar laat ze automatisch in je concepten staan tot de volgende ochtend, wanneer je ze met frisse blik kunt nalezen voordat ze daadwerkelijk worden verzonden.

Herinneringen

Een van de meest onderschatte functies in e-mailprogramma's is de mogelijkheid om automatische herinneringen in te stellen voor berichten waarop je een antwoord verwacht. In Outlook kun je een bericht markeren voor opvolging door op de Opvolgen-vlag te klikken in een geopend bericht. Door met de rechtermuisknop op deze vlag te klikken, kun je een specifieke herinneringsdatum instellen en zelfs aangeven dat je een herinnering wilt ontvangen als je geen antwoord hebt gekregen.

Gmail-gebruikers kunnen de Snooze-functie inzetten om berichten tijdelijk te verbergen en op een later tijdstip weer te laten verschijnen. Klik met de rechtermuisknop op een bericht en selecteer Snoozen. Vervolgens kun je kiezen wanneer het bericht weer in je inbox moet verschijnen.

Voor Apple Mail-gebruikers biedt de ingebouwde Herinnering-functie vergelijkbare mogelijkheden. Selecteer een bericht, klik rechts en kies Herinnering. Vervolgens kun je aangeven wanneer je aan dit bericht herinnerd wilt worden.

Snoozen, of opvolgen, is een goede manier om jezelf te herinneren aan een eerder verzonden mail.

Productiever

De functies die we in dit artikel hebben besproken, vormen slechts het topje van de ijsberg als het gaat om de verborgen mogelijkheden van je e-mailprogramma. Door filters en regels in te stellen, creëer je een inbox die automatisch sorteert en prioriteiten stelt. Slimme handtekeningen zorgen voor consistente, professionele communicatie, terwijl uitgestelde verzending garandeert dat je berichten op het optimale moment aankomen.

Met sjablonen elimineer je het repetitieve typewerk en dankzij geautomatiseerde follow-ups blijft geen enkele belangrijke e-mail onbeantwoord. Deze functies werken samen om je dagelijkse e-mailroutine drastisch te versnellen en je communicatie te professionaliseren. Door nu tijd te investeren in het ontdekken en instellen van deze verborgen e-mailkrachten, win je in de toekomst uren aan productieve tijd terug. Die tijd kun je besteden aan echt waardevol werk in plaats van aan het beheren van je inbox.

📨 Je papieren post beter organiseren?

(ja, het bestaat nog!)