Samenwerken in Google Docs: Zo delegeer je taken
Google Documenten, Spreadsheets en Presentaties maken het gemakkelijk om in realtime samen te werken aan bestanden. Terwijl je samenwerkt, is het mogelijk om bepaalde teamleden taken toe te wijzen en opmerkingen te geven zonder dat je daarvoor het hele team hoeft lastig te vallen. Taken toewijzen en samenwerken in Google Docs doe je zo!
Opmerking toevoegen
We tonen hoe het toewijzen van taken werkt in Google Documenten, maar dit werkt hetzelfde in Spreadsheets en Presentaties. Je kunt natuurlijk pas taken aan een ander toewijzen als je bestanden met elkaar deelt.
Je vindt de knop Delen in de rechterbovenhoek van het venster in Google Docs. Klik op die knop en typ de e-mailadressen van de mensen met wie je het bestand wilt delen. Google zal trouwens zelf suggesties geven van mensen met wie je vroeger al bestanden hebt gedeeld.
Nadat je het document hebt gedeeld, zie je bovenaan de pictogrammen van de mensen die aan dit document werken. Stel dat je aan een collega wilt vragen om de inleiding in te korten, dan selecteer je het woord of de tekst waarvoor de taak geldt (in dit geval de inleiding) en klik je met de rechtermuisknop op de geselecteerde tekst, waarna je kiest voor Opmerking toevoegen.
Taak formuleren
Door een opmerking toe te voegen, verschijnt er een pop-up. Typ daarin een plusteken of apenstaartje en selecteer de naam van degene(n) voor wie de taak bedoeld is. Daarna formuleer je het verzoek. Plaats vervolgens een vinkje in het vakje Toewijzen en klik nog een keer op de knop Toewijzen. Deze persoon krijgt dan een e-mail waarin staat dat jij hem een taak hebt toegewezen. In het document ziet hij dan de pop-up met jouw verzoek.
Handig is ook dat je aan de hand van kleuren in het document kunt zien aan welk stuk tekst een ander op dat moment aan het sleutelen is. De kleur komt overeen met het pictogram van deze collega.
Reageren en goedkeuren
Je kunt in het document live zien wat je collega aan het document wijzigt. Ben je tevreden over zijn werk, dan keur je het werk goed door op het vinkje van de pop-up te klikken. Je collega ontvangt dan een melding dat je zijn taak hebt goedgekeurd.
Alleen de degene met wie je op deze manier taken en opmerkingen uitwisselt, ontvangt deze berichten. Andere collega’s met wie je dit document ook deelt, krijgen deze opmerkingen niet te zien.
