12 tips om snel bestanden terug te vinden in Windows
Op een moderne harde schijf kun je makkelijk 2 TB of meer aan gegevens kwijt. 'Kwijt' dus, want het blijkt vaak niet zo gemakkelijk om snel de gewenste bestanden op te sporen. We geven je tools en technieken waarmee je gezochte data sneller weet terug te vinden.
Tip 01: Favorieten
Heb je vaak gegevens uit dezelfde map nodig en zit die behoorlijk diep in je mappenhiërarchie genesteld, maak dan gebruik van wat in Windows 7 en 8(.1) Favorieten heet en in Windows 10 Snelle toegang. Deze collecties vind je terug bovenin in het Navigatievenster van Windows Verkenner. Zie jij dit deelvenster niet, dan maak je het in Windows 7 zichtbaar via Organiseren / Indeling / Navigatievenser en in Windows 8(.1) en 10 via Beeld / Navigatievenster. Wil je hier een map (als 'snelkoppeling') aan toevoegen, dan hoef je die maar naar de Favorieten of Snelle toegang te verslepen. Met hetzelfde gemak haal je zo'n map hier ook weer uit weg: klik de map met de rechtermuisknop aan en kies Verwijderen (Windows 7 en 8(.1)) of Van snelle toegang losmaken (Windows 10). Lees ook: In 3 stappen overbodige bestanden verwijderen in Windows 10.
Tip 01 Favorieten en Snelle toegang: altijd trouw beschikbaar.
Hooiberg
Heeft het zoeken naar bestanden op jouw systeem veel weg van het zoeken naar een speld in een hooiberg? Dan doe je er ongetwijfeld goed aan eerst wat meer orde te scheppen in je chaos. Begin alvast met overtollige bestanden op te ruimen, bijvoorbeeld via de ingebouwde tool Schijfopruiming.
Verder probeer je voor jezelf een duidelijke en haalbare mappenhiërarchie uit te bouwen, waarbij je bijvoorbeeld documenten rond hetzelfde thema in dezelfde map plaatst - liever dan inhoudelijk gerelateerde xlsx-, pptx- of docx-bestanden in afzonderlijke mappen onder te brengen (per applicatie). Werk je veel met mediabestanden, zorg dan voor duidelijke bestandsnamen en waar het kan voor een consistente tagging van die bestanden. Een gratis tool voor het hernoemen van bestanden is Rename Master en voor degelijke en gratis tagging-software kun je onder meer terecht bij Mp3tag voor muziek, en bij Picasa voor foto's.
Duidelijke en logische bestandsnamen maakt het terugvinden makkelijker.
Tip 02: Bibliotheken
Windows biedt ook een functie aan om (thematisch) verwante mappen in virtuele verzamelingen onder te brengen. Je kunt ze op deze manier snel benaderen, ook al zijn de eigenlijke mappen fysiek verspreid over je schijf. Dit kan met de zogenoemde bibliotheken. Vreemd genoeg is deze functie in Windows 8.1 en hoger niet langer standaard beschikbaar. Het kost niet veel moeite om die alsnog boven water te halen: open Windows Verkenner, ga naar Beeld / Navigatievenster en kies Bibliotheken weergeven. Een map toevoegen aan zo'n bibliotheek doe je als volgt. Klik Bibliotheken met de rechtermuisknop aan en kies Nieuw / Bibliotheek. Tik een gepaste naam in, open de nieuwe bibliotheek en klik in het rechterpaneel op Een map opnemen. Verwijs vervolgens naar de beoogde map.
Het is tevens mogelijk nieuwe mappen aan een van je bibliotheken toe te voegen. Navigeer naar de gewenste map met Windows Verkenner, klik die met de rechtermuisknop aan en kies In bibliotheek opnemen, waarna je de gewenste bibliotheek selecteert.
Bibliotheken: ietwat op zijn retour in Windows 8.1 en 10, maar toch wel handig.
Tip 03: Mappenlijst
Zou je het wel handig vinden om op elk moment een lijst met favoriete mappen te kunnen openen, zonder daarvoor eerst Windows Verkenner op te starten? Dat kan met de gratis tool Folders Popup. Na installatie roep je het menu op door een druk op de middelste muisknop of via (Shift+)Windows-toets+A. Hier tref je onder meer het item Recent bezochte mappen aan (of je gebruikt hiervoor Ctrl+Shift+R). Handig als je snel naar een eerder geopende map wilt. Eigen mappen toevoegen kan natuurlijk ook.
Klik in het menu op FolderPopup Instellingen. Er verschijnt nu een venster waarin je het mappenoverzicht naar wens aanpast. Kies Hoofdmenu of Hoofdmenu>Mijn speciale mappen bij Te wijzigen menu en druk op de knop Toevoegen. Nu kun je naar wens een Map, Document, Applicatie, URL of een extra Submenu toevoegen. Voor een map klik je op Bladeren en verwijs je naar de gewenste map, waarna je een duidelijke naam invoert. Bevestig met Bewaren. Telkens wanneer je nu (Shift+)Windows-toets+A indrukt, verschijnt een pop-upvenster met je eigen mappenmenu.
Tip 03 Op elk moment je lijst met favoriete mappen bij de hand!
Tip 04: Virtueel Station
Om diep geneste submappen sneller aan de oppervlakte te krijgen, is er nog een handig alternatief: je kunt er een stationsletter aan koppelen. Dat kan gemakkelijk met de gratis tool Visual Subst. Kies een vrije stationsletter uit, verwijs met het vergrootglaspictogram naar de gewenste lokale map en bevestig met het groene plusknopje. Wil je deze stationsletter altijd gekoppeld hebben aan deze map, plaats dan een vinkje bij Apply virtual drives on Windows startup.
Tip 04 Maak een virtueel station van elke willekeurige map.
Tip 05: Locaties indexeren
Op het moment van dit schrijven schittert de persoonlijke assistent Cortana nog door zijn afwezigheid in de Nederlandse versie van Windows 10, maar een zoekfunctie is natuurlijk wel aanwezig. Druk hiervoor op de Windows-toets en je kunt zo je zoekterm intikken (ongeveer zoals in eerdere Windows-edities). Hoe snel en grondig zo'n zoektocht verloopt, hangt ervan af of de bestanden zich op een locatie bevinden die door Windows geïndexeerd wordt. Standaard horen hier onder meer de bibliotheken bij, evenals de inhoud van de map C:\Users (behalve de submappen \AppData).
Je kunt ook eigen mappen toevoegen. Open het Windows-startmenu en tik index in, waarna je Indexeringsopties aanklikt. Er duikt een dialoogvenster op, waar je via de knop Wijzigen de gewenste locaties kunt toevoegen zodat die voortaan ook worden geïndexeerd. Voeg niet zomaar alle mappen toe, want daardoor wordt de index onnodig groot wat routinematige zoekopdrachten kan vertragen.
Tip 06 Zoeken naar inhoud in niet-geïndexeerde locaties kan lang(er) duren.
Tip 06: Indexeringsopties
Standaard zoekt Windows in geïndexeerde mappen niet alleen naar map- en bestandsnamen, maar neemt het ook de inhoud en de bestandseigenschappen mee voor heel wat bestandstypen. Een overzicht van deze typen vind je via Indexeringsopties, waar je Geavanceerd aanklikt en vervolgens het tabblad Bestandstypen opent. Hier kun je per type aangeven of alleen de eigenschappen moeten worden geïndexeerd of dat de bestandsinhoud ook mee moet worden genomen. Via Nieuwe extensie aan de lijst toevoegen is het tevens mogelijk bijkomende typen toe te voegen.
Het is ook mogelijk Windows in bestandsinhoud te laten zoeken, ook als die map niet tot de geïndexeerde locaties hoort. Open daartoe Windows Verkenner en kies Extra / Mapopties (Windows 7) of kies Beeld / Opties / Map- en zoekopties wijzigen (Windows 8(.1) en 10). Open vervolgens het tabblad Zoeken en plaats een vinkje bij Altijd naar bestandsnamen en inhoud zoeken [...]. Dat gaat natuurlijk een heel stuk trager.
Tip 07: Zoekopdrachten
Gebruik je wel vaker dezelfde zoekopdrachten, dan kun je die door Windows Verkenner laten bewaren, zodat je ze later niet opnieuw hoeft in te tikken. Start Verkenner en navigeer naar de gewenste map, waarna je vervolgens een zoekopdracht laat uitvoeren vanuit het balkje rechtsboven. Klik na afloop op Zoekactie opslaan (in de menubalk van Windows 7 of via het tabblad Zoeken in Windows 8 of hoger). De zoekopdracht komt dan terecht in C:\Users\\Zoekopdrachten vanwaar je met een dubbelklik op een bewaarde zoekactie dezelfde zoekopdracht nogmaals laat uitvoeren. Je voert hiermee de opdracht echt opnieuw uit, dus ziet dan ook de nieuwe resultaten.
Tip 07 Sla veelgebruikte zoekopdrachten op.
Tip 08: Extra zoekcriteria
Vanuit het zoekvak in de Verkenner kun je je zoekopdracht, naast de locatie, nog op allerlei andere manieren afbakenen. We focussen ons hier op Windows (8.1 en) 10, waar een aangepast lint verschijnt zodra je het zoekvak aanklikt. Zo kun je via de knop Gewijzigd op snel een periode aanduiden waarbinnen de bestanden het laatst werden aangepast. Het is tevens mogelijk in te zoomen op bepaalde bestandstypen (via de knop Soort) en op specifieke bestandsgroottes (via de knop Grootte). Afhankelijk van de gekozen map kun je via Andere eigenschappen nog op allerlei bijkomende criteria gaan filteren. Gaat het bijvoorbeeld om een fotomap, dan komt onder meer het criterium Genomen op beschikbaar en kun je in het zoekvak de datum intikken waarop de foto's moeten genomen zijn.
Tip 08 Extra zoekfilters als datum, bestandstype en -grootte.
Tip 09: Geavanceerd zoeken
Nog krachtiger zoekacties zijn mogelijk wanneer je weet hoe je slim gebruik kunt maken van zogeheten operatoren. Dit werkt hetzelfde als op internet als je bijvoorbeeld met Google zoekt. Je tikt zelf je zoekopdrachten in het zoekvak rechtsboven in. Tik je twee trefwoorden in, dan interpreteert Windows dat als een EN-relatie, wat inhoudt dat beide trefwoorden aanwezig moeten zijn. Volstaat één van beide trefwoorden, plaats er dan de operator OF in hoofdletters tussen (verslag OF rapport).
Wil je bestanden met een specifiek trefwoord bannen, plaats er dan NIET voor (notulen NIET 2014). Ben je op zoek naar een exacte woordgroep, plaats die dan tussen dubbele aanhalingstekens ("notulen bestuur"). Verder kun je ook nog gebruikmaken van < en > voor data en bestandsgroottes, en wel als volgt: datum:>1/09/2015 (alleen bestanden jonger dan 1 september 2015) of grootte:>100000 (alleen bestanden groter dan 100000 bytes). Ook jokertekens laten zich probleemloos inzetten in je zoekopdrachten a?tie.jpg vindt bijvoorbeeld zowel actie.png als aktie.png en *bloem.jpg vindt alle jpg's die met op het woord bloem eindigen. Er zijn nog wel meer mogelijkheden, lees daarvoor ook: 12 tips om nóg slimmer te zoeken met Google.
Tip 10: Gedeelde mappen
De ingebouwde Windows-zoekmachine is een krachtig instrument voor het opzoeken van data op je lokale pc. Het wordt al iets lastiger als je ook gedeelde netwerkmappen op andere apparaten (pc's, NAS, ...) in je netwerk wilt laten doorzoeken, of althans wanneer je die mappen ook mee wilt nemen in de Windows-indexeringsservice, zodat je ook naar inhoud en metadata kunt zoeken. Dat lukt blijkbaar alleen maar wanneer die data beschikbaar zijn 'voor offline gebruik' (zie kader 'Offline bestanden').
Dat gaat als volgt. Navigeer naar de gedeelde map in de rubriek Netwerk van je Verkenner. Rechtsklik op die map en kies Altijd beschikbaar voor offline gebruik. Wanneer je nu het venster van de Windows indexeringsopties opent (zie tip 5), dan zul je merken dat Offlinebestanden (standaard) in de indexeringslocaties is opgenomen. Indien niet, kun je die via de knop Wijzigen zelf toevoegen. Er kleven natuurlijk wel een paar nadelen aan deze methode: die blijkt voorbehouden voor de duurdere Windows-edities - Pro(fessional) en hoger - én vergt extra schijfruimte op je eigen pc.
Tip 10 Offline bestanden worden standaard mee-geïndexeerd.
Offline bestanden
Wanneer je ervoor kiest om bestanden op een netwerkshare altijd beschikbaar te maken voor offline gebruik, dan betekent dat in feite dat er van die bestanden een lokale kopie wordt gemaakt. Zo zijn ze ook beschikbaar als je netwerkverbinding met de 'bron' tijdelijk verbroken is. Eventuele wijzigingen die je aanbrengt, worden gesynchroniseerd met de originele locatie zodra de verbinding weer hersteld is. Je zult dus rekening moeten houden met deze extra schijfruimte op je eigen pc.
Blijkt de optie Altijd beschikbaar voor offline gebruik niet te vinden, dan moet je deze functie wellicht nog activeren. Druk op de Windows-toets en tik offline in, waarna je Offline bestanden beheren opstart. Op het tabblad Algemeen druk je dan op de knop Offlinebestanden inschakelen. Herstart je systeem. Overigens kun je via de knop Uw offlinebestanden weergeven desnoods de offline bestanden weer verwijderen. Op het tabblad Schijfgebruik zie je hoeveel schijfruimte je offline bestanden inpalmen.
Tip 11: Locate32
Zoek je veel naar bestanden op netwerklocaties of op je NAS, dan kun je ook de installatie van een alternatieve desktop-zoekmachine als het (al wat oudere) gratis Locate32 overwegen. Deze tool indexeert uitsluitend map- en bestandsnamen. Start je het programma de eerste keer op, dan moet je via File / Update databases aangeven dat de indexering mag starten, dit proces wordt overigens razendsnel uitgevoerd.
Om deze database automatisch up-to-date te laten houden kies je Tools / Settings en open je het tabblad Scheduled updates. Vervolgens klik je op Add en selecteer je (bijvoorbeeld) de optie At Startup, waarna je met OK bevestigt. Standaard worden alleen lokale schijven geïndexeerd, maar het is ook mogelijk netwerkshares (zoals op je NAS) te laten indexeren. Dat loopt eveneens via Settings, waar je dit keer het tabblad Databases opent. Selecteer hier Default en druk op de knop Edit. Stip de optie Custom aan en klik op Add Directory, waarna je (via Netwerk) naar de gewenste netwerkshare navigeert. Selecteer die, bevestig met OK (3x) en laat meteen de database updaten.
Tip 12: Locate32 gebruiken
Je zult merken dat Locate32 vliegensvlug reageert op je zoekopdrachten, nog terwijl je de zoekterm aan het intikken bent. Standaard worden de resultaten op de mapnaam gesorteerd. Wil je een andere volgorde, dan klik je op de kolomnaam. Klik ook even zo'n kolomnaam met de rechtermuisknop aan: je krijgt dan nog heel wat bijkomende criteria te zien (hoewel die niet allemaal ingevuld zullen zijn).
Verder kun je nog op bestandsextensies filteren en aangeven waar je precies wilt zoeken, al dan niet inclusief submappen. Op het tabblad Size and Date zijn nog meer filters beschikbaar, zodat je kunt filteren op de bestandsgrootte en de periode waarbinnen de bestanden moeten zijn gecreëerd, benaderd of aangepast. Op het tabblad Advanced kun je onder meer aangeven of de zoektocht hoofdlettergevoelig moet zijn. Je treft hier ook een wat rudimentaire mogelijkheid aan om binnen tekstbestanden te zoeken, maar omdat de inhoud van bestanden niet wordt geïndexeerd, duurt het zoeken relatief lang. Handig is nog de mogelijkheid om via het knopje Preset alle ingestelde zoekcriteria en -filters in een configuratiebestand op te slaan, zodat je die een volgende keer snel weer kunt gebruiken.
Tip 12 Heel wat zoekcriteria, die je ook handig kunt bewaren.