Ieder F1-team beschikt over een eigen fabriek met gegevens die overal ter wereld en 24 uur per dag beschikbaar moeten zijn.

De belangen in deze competitieve en miljoenen verslindende sport zijn groot, zeker als het verschil tussen winst en verlies soms in tienden van seconden wordt uigedrukt. Beschikbaarheid, veiligheid en betrouwbaarheid staan daarom voorop, ook bij het team van Renault waar we kort geleden een uitgebreide rondleiding kregen.

Op ongeveer een uurtje rijden van Londen, in de glooiende heuvels van Oxfordshire, ligt het plaatsje Enstone. Niets in deze rustieke omgeving wijst er op dat in de nabije omgeving een indrukwekkend complex verscholen ligt, waar auto's van een paar miljoen per stuk worden vervaardigd. Enstone is namelijk de thuisbasis Renault F1, regerend wereldkampioen met 113 overwinningen in een kleine 400 races.

Via smalle, kronkelende wegen - het is een wonder dat de truckchauffeurs van dit team nog niet in staking zijn - en zonder enige richtingaanwijzingen, vindt alleen een goed geïnstrueerde bezoeker de hagelwitte Renault-fabriek. Er werkt zo'n 550 man personeel rond de klok aan de constructie en ontwikkeling van de huidige wagens, en inmiddels ook al aan de bolides voor volgend seizoen. Zo staat er een gigantische windtunnel voor aerodynamische tests. Er zijn vele tientallen CAD/CAM-experts die zich met het ontwerp van alle onderdelen bezighouden, die vervolgens op de werkvloer worden vervaardigd uit materialen als koolstofvezel, titanium, aluminium en epoxyhars. Eenmaal geassembleerd, moeten de componenten worden getest in de daarvoor geschikte ruimtes en natuurlijk tijdens de vele testsessies op het circuit. In Enstone werkt dus slechts een deel van het complete personeelsbestand, want een ander deel is actief op de baan. Bovendien worden de Renault-motoren nog altijd in Parijs gemaakt.

Het managen van een dergelijke, complexe en internationale organisatie is geen sinecure en kost een paar duiten. Schattingen van het jaarbudget bij Renault lopen uiteen van 300 tot 400 miljoen, waar de Nederlandse titelsponsor ING de komende drie jaar volgens sportmarketingexperts circa 50 miljoen euro aan bijdraagt.

Met dergelijke bedragen zal het geen verrassing zijn dat er uiterst zorgvuldig met alle technische en strategische kennis wordt omgesprongen. Niet alleen hebben de kleinste technologische ontwikkeling grote gevolgen in een sport waar het om tienden van secondes gaat, ook leidde de onderlinge concurrentie in het verleden soms tot onfrisse praktijken. Zo werd in het voorjaar nog een tweetal ex-Ferrari medewerkers veroordeeld voor het stelen van vertrouwelijke informatie (en het gebruik van deze data bij de ontwikkeling van de racewagens van Toyota toen het duo daar werkzaam was).

Het veilig en gestructureerd beheren van data heeft uiteraard topprioriteit bij ieder zichzelf respecterend F1-team. Zo heeft Renault in maart van dit jaar een gloednieuw, 1,5 miljoen pond kostend ‘data centre' geopend (zie kader) en is men vorig jaar een deal aangegaan met Stellent. Dit bedrijf is gespecialiseerd in Enterprise Content Management (ECM) en is sinds november 2006 eigendom van Oracle. Tegen een niet nader genoemde korting mocht Renault de Stellent-software installeren. Als tegenprestatie kan Oracle/Stellent zich nu officieel Renault F1-partner noemen, wat vooral bij marketingdoeleinden de nodige voordelen oplevert (Grand Prix- en fabrieksbezoek voor pers en klanten).

"We hadden al een poosje in de gaten dat we onze documenten op een nogal ongestructureerde manier beheerden," zo verklaart Renault's IT Project Manager Alex Rigal. "Die documenten werden overal opgeslagen; op het netwerk, lokale schijven, in e-mails, op het intranet en in verschillende applicaties. En dat terwijl we alle informatie realtime willen kunnen delen tussen de twee fabrieken, de teams op het circuit, onze toeleveranciers en partners. De oude situatie zorgde ervoor dat documenten zoek raakten, onnodig gedupliceerd werden, er verschillende versies in omloop waren, in oude bestanden werd gewerkt en dat er slecht kon worden gezocht naar de juiste data."

In de speurtocht naar een goed ECM, stelde Renault een aantal kernwaarden op. Rigal: "Het systeem moest betrouwbaar zijn, benaderbaar, eenvoudig en veilig. We kwamen op Stellent uit omdat de firma aan al deze punten voldoet. Men geeft ons de features waar we naar op zoek waren, zoals e-mail notificaties, degelijke zoekfuncties en HTML-conversies. Daarnaast was het ‘out of the box', dus zonder extra aanpassingen, te installeren en draait het ook prima op onze Linux-systemen en in combinatie met onze Oracle-programmatuur en Active Directory."

Inmiddels werken zo'n 150 gebruikers met Stellent in circa 100.000 documenten, goed voor zo'n 80 Gb aan data. In het derde kwartaal van dit jaar worden daar de medewerkers van de afdelingen R&D, Electronics, Design Office en Production aan toegevoegd. Op dit moment beheert Oracle's Universal Content Management 10g Release 3 alleen ‘Office' achtige bestanden, maar de bedoeling is dat daar snel andere type databestanden (video, CAD/CAM, audio, etc.) aan worden toegevoegd.

Een van de belangrijkste onderdelen van ECM is Information Rights Management (IRM), waarmee confidentiële bestanden alleen door de juiste personen (lokaal, online en remote) bekeken, bewerkt, gekopieerd, verzonden en ontvangen kunnen worden. Alex Rigal: "Stellent heeft ooit SealedMedia overgenomen dat is gespecialiseerd in het beveiligen van data. Al vanaf het begin was ik onder de indruk van deze software. Zo is er een centrale console die alle rechten beheert en desgewenst functies als ‘copy/paste', ‘print screen' en ‘print' uitschakelt. Verder is de client snel en eenvoudig te installeren en is er geen noodzaak meer om documenten met passwords te beveiligen. Zodra iemand vertrekt, kunnen we a la minute zijn of haar rechten blokkeren waardoor alle bestanden worden afgeschermd. Tevens kunnen we precies nagaan wie wanneer welke bestanden opent en bewerkt."

Na een lange dag vol rondleidingen, presentaties en interviews mogen de aanwezige journalisten ook nog een rondje rijden. Niet op het circuit, maar in een simulator die er precies op dat moment mee ophoudt. Zul je altijd zien. Besteed je als bedrijf miljoenen aan dure computers en software, is de PlayStation stuk. Niemand die er zich druk ommaakt. Je hoort het ze denken bij Renault: ‘Liever een kapotte spelcomputer dan een racewagen die in het weekend 0,01 seconde te langzaam gaat.'

De data van een F1-team
In maart van dit jaar nam het Renault Formule 1-team een gloednieuw ‘data centre' in gebruik van waaruit alle data (documenten, beeld, video, websites, CAD-files, telemetrica, etc) kan worden gehost. Hier een aantal feiten op een rijtje: